Як напісаць дзелавое пісьмо сваім кліентам

Відэа: Клоун взломал игру Чатик А4? Переписываюсь с Владом А4 в Чатике

Задаволены

крокі
Частка 1 з 2: Фармат дзелавога ліста
Частка 2 з 2: Як напісаць дзелавое пісьмо
парады

Калі ў вас ёсць уласны бізнэс, то вам напэўна даводзіцца пісаць дзелавыя лісты сваім кліентам. Мэты могуць быць рознымі: абвестка аб новых мерапрыемствах або умовах, адказы на скаргі кліентаў ад імя кампаніі. Па-за залежнасці ад прычыны лісты, важна заўсёды захоўваць прафесійны тон і дзелавой стыль.

крокі

Частка 1 з 2: Фармат дзелавога ліста

1 Выкарыстоўвайце прафесійную шапку лісты. Дзелавое пісьмо ўяўляе вашу кампанію. У сувязі з гэтым ліст павінна мець адпаведны выгляд. Таксама не забудзьцеся выкарыстоўваць лагатып кампаніі або брэнд.
- Стварыць шапку лісты можна з дапамогай гатовых каляровых шаблонаў праграмы Microsoft Word. Выкарыстоўвайце рэальны лагатып кампаніі або брэнд.
2 Адкрыйце тэкставы рэдактар. Усе дзелавыя лісты кампаніі заўсёды павінны быць надрукаваныя на кампутары.
- Стварыце новы дакумент і задайце поля памерам 2,54 сантыметра.
- Выкарыстоўвайце шрыфт з засечкамі накшталт Times New Roman, Georgia або Arial. Так, памер шрыфта павінен быць не больш за 12, але не менш 10. Тып або памер шрыфта не павінны дрэнна ўплываць на лёгкачытэльнасць лісты.
- Выкарыстоўвайце адзінарны Міжрадковы інтэрвал.
3 Наладзьце блокавую форму. Блочная форма - самы распаўсюджаны фармат дзелавых лістоў. Таксама яго прасцей за ўсё наладзіць і выконваць. Кожны пункт выраўноўваецца па левым краі і аддзяляецца адным інтэрвалам. У парадку ад верхняй частцы старонкі да ніжняй дзелавое пісьмо павінна ўключаць наступныя пункты:
- Сённяшнюю дату або дату адпраўкі ліста. Не забудзьцеся пазначыць дату, бо яна выкарыстоўваецца для ўліку адпраўніком і атрымальнікам, а таксама ў прававых мэтах. Указвайце дакладную дату.
- Адрас адпраўніка. Гэта ваш адрас у стандартным фармаце. Калі ваш адрас ужо паказаны ў шапцы ліста, то гэты крок можна прапусціць.
- Выходны адрас. Пакажыце імя і адрас атрымальніка ліста. Можна выкарыстоўваць зварот "Спадар" ці "Спадарыня". Так, калі атрымальнікам выступае Ніна Сярова, то можна напісаць як "Спадарыня Ніна Сярова", так і "Ніна Сярова".
- Прывітанне. Можна напісаць "Шаноўная спадарыня Сярова" ці "Шаноўная Ніна Сярова". Калі вы не ўпэўненыя ў тым, хто прачытае ліст, напішыце "Паважаныя спадары". Ёсць яшчэ варыянт "Для ведама ўсіх зацікаўленых асобаў", але яго варта пакінуць на крайні выпадак, калі адрасат невядомы.
- Асноўная частка лісты. Гэтая частка будзе разгледжана больш падрабязна ў наступным раздзеле.
- Заключная частка і подпіс. Напішыце: "З павагай", - альбо: "З найлепшымі пажаданнямі".

Частка 2 з 2: Як напісаць дзелавое пісьмо

1 Вызначце мэтавую аўдыторыю. Тон ліста заўсёды павінен заставацца прафесійным па-за залежнасці ад аўдыторыі, але выбар слоў і моўных сродкаў залежыць ад адрасата лісты. Калі ліст прызначаецца для аддзела кадраў іншай кампаніі, тады варта выкарыстоўваць больш афіцыйны мову. Пры звароце да канкрэтнага кліента можна звярнуцца да нефармальнай і простаму мове.
- Таксама гэта дасць магчымасць вам пазбегнуць непаразуменняў. Не выкарыстоўвайце тэрміны, якія незразумелыя чытачу. Напрыклад, кліенты могуць не ведаць скарачэнні, якія выкарыстоўваюцца для касмічнай праграмы ў вашай кампаніі, таму не выкарыстоўвайце іх у лісце.
- Самае галоўнае правіла дзелавога ліста - тэкст павінен быць зразумелым, лаканічным і пачцівым.
2 Пакажыце мэта лісты ў першым радку. Абдумайце мэта лісты. Вы хочаце паведаміць новы адрас офіса? Нагадаць кліенту пра запазычанасць? Даць адказ на скаргу? Памятаеце пра гэта, калі вам трэба будзе скласці першы сказ лісты. Не выкарыстоўвайце размытыя фармулёўкі і адразу пераходзіце да сутнасці.
- Пішыце ад першай асобы, калі выказваеце сваё меркаванне ў якасці ўладальніка кампаніі. Пішыце ад другой асобы, калі звяртаецеся ад імя кампаніі або арганізацыі.
- Выкарыстоўвайце недвухсэнсоўнае заяву накшталт: "Сапраўдным паведамляем", - альбо: "Сапраўдным хочам даведацца наступнае". Пішыце ад першай асобы, калі вы звяртаецеся як уладальнік кампаніі накшталт: "Хачу звярнуцца да вас", - альбо: "Нядаўна мне стала вядома ..., таму я б хацеў ...".
- Напрыклад, вы (уладальнік кампаніі) хочаце паведаміць Ніне Сяровай аб запазычанасці за адзін месяц. Пачніце ліст так: "Хачу паведаміць Вам, што па стане на сакавік 2015 года на Вашым рахунку маецца запазычанасць".
- Калі вы супрацоўнік кампаніі і адказваеце на скаргу кліента з нагоды касмічнай праграмы вашай кампаніі, то пачніце так: "Мы атрымалі Вашы заўвагі ў дачыненні да нашай праграмы каланізацыі Марса".
- Часам трэба паведаміць чытачу, што ён перамог у спаборніцтве або атрымаў месца ў навучальнай установе. Пачніце так: "Рады паведаміць ...", - ці: "З радасцю паведамляем ...".
- Калі трэба паведаміць непрыемныя весткі, пачніце з такой фразы: "З жалем паведамляем Вам ...", - ці: "Пасля стараннага разгляду было вырашана ...".
3 Выкарыстоўвайце сапраўдны заклад. У афіцыйнай прамовы часта выкарыстоўваецца залежны стан, аднак ён можа зрабіць тэкст ліста манатонным або незразумелым. Сапраўдны заклад дазваляе падаваць інфармацыю рашучым тонам.
- Прыклад залежнага стану: "Якія крокі могуць быць прадпрынятыя?" У гэтым выпадку падлягае "крокі" не з'яўляецца выканаўцам дзеянні, а адчувае дзеянне на сабе.
- Прыклад незалежнага стану: "Якія крокі мы можам зрабіць?" У гэтым варыянце выкарыстаны сапраўдны заклад, які дазваляе выразна і ясна данесці думку.
- Часам залежны стан дазваляе данесці вашу думку і не прыцягваць лішняй увагі да памылкі або непрывабны факце. Выкарыстоўвайце яго толькі ў дадзеным выпадку. Звычайна сапраўдны залог больш пераважны.
4 Спасылайцеся на папярэднія падзеі або зносіны з чытачом. Магчыма, раней вы ўжо паведамлялі Ніне Сяровай аб запазычанасці. Чытач мог выказваць сваё незадавальненне вашай касмічнай праграмай на мінулым канферэнцыі. Калі вы ўжо размаўлялі, то нагадайце пра гэты факт. Чытач зможа аднавіць у памяці важныя дэталі, а ваш ліст апынецца значна больш важным і неадкладным.
- Выкарыстоўвайце фразы накшталт: "У адпаведнасці з папярэднім лістом ад ...", "Дзякуем Вам за своечасовую аплату ў мінулым месяцы", - альбо: "Мы былі рады пачуць Вашы канструктыўныя заўвагі на канферэнцыі ў траўні".
5 Звярніцеся з просьбай або прапануеце дапамогу. Задайце станоўчы тон ліста з дапамогай ветлівай просьбы ці прапануеце дапамогу ў выглядзе супрацоўніцтва.
- Скажам, вы з'яўляецеся уладальнікам кампаніі і хочаце пераканаць кліента аплаціць запазычанасць. Выкарыстоўвайце фразу: "Буду ўдзячны за Ваша садзейнічанне і неадкладную аплату"
- Калі вы пішаце ад імя кампаніі, то выкарыстоўвайце фразу: "Мы хацелі б арганізаваць для Вас асабістую сустрэчу з нашым кіраўніком аддзела кадраў".
- Таксама прапануеце адказаць на ўсе магчымыя пытанні і развеяць сумневы чытача. Прыклад: "Будзем рады адказаць на любыя Вашы пытанні або развеяць сумневы датычна аплаты", - альбо: "Ці хочаце Вы даведацца дадатковыя падрабязнасці аб нашай праграме?"
6 Завершыце ліст. Выкарыстоўвайце заклік да дзеяння са свайго боку або боку кліента. Гэта можа быць патрабаванне пагасіць доўг у названы тэрмін або прапанову арганізаваць сустрэчу з кліентам.
- Напішыце прапанову з надзеяй на зносіны ў будучыні: "Будзем рады сустрэцца з Вамі на бюджэтным нарадзе на наступным тыдні", - альбо: "З радасцю абмяркуем з Вамі ўсе гэтыя аспекты больш падрабязна пры сустрэчы ў нашым офісе".
- Пакажыце, калі да ліста прыкладаюцца дакументы. Дадайце фразу накшталт: "Накіроўваем Вам рахунак за мінулы месяц", - або: "Копія касмічнай праграмы прыкладаецца да ліста".
- У канцы выкарыстоўвайце заключную фразу. Кліентам лепш за ўсё напісаць: "З павагай", - альбо: "З найлепшымі пажаданнямі".
- Выкарыстоўвайце фармулёўку "З павагай" у афіцыйных лістах да незнаёмых людзей.
- Напішыце: "Усіх даброт", калі вы знаёмыя або супрацоўнічаеце з чалавекам.
7 Выпраўце памылкі. Правільнае афармленне і фармулёўкі не будуць гуляць ніякай ролі, калі ў лісце сустракаюцца граматычныя памылкі!
- Паспрабуйце знайсці ўсе выпадкі залежнага стану і ўнесці адпаведныя змены.
- Звярніце ўвагу на доўгія і незразумелыя прапановы. У дзелавым лісце дзейнічае норма "Лепш менш, ды лепш", таму ад доўгіх прапаноў варта адмовіцца.