Задаволены

• Крокі
• Парада
• Што вам трэба

Арганізацыя офісных файлаў - задача не простая, асабліва калі гаворка ідзе пра арганізацыю вялікай колькасці файлаў і дакументаў. Аднак вы можаце пераадолець гэтую праблему, запланаваўшы загадзя і прыняўшы рашэнне аб сістэме падачы дакументаў. Гэта дапамагае арганізаваць бізнес-профіль і гарантуе, што вы хутчэй знойдзеце важныя дакументы. Вы можаце азнаёміцца ​​з артыкулам, прыведзеным ніжэй, пра тое, як упарадкаваць службовыя справаздачы для пачатку сваёй місіі.

Крокі

Частка 1 з 3: Раскладзіце час правільна

1. 

   Вылучыце пэўную колькасць часу, каб упарадкаваць сваю заяўку, каб пазбегнуць адцягнення. Падрыхтуйце кардон і налепкі, каб стварыць новы профіль, перш чым пачаць. рэклама

Частка 2 з 3: Арганізацыя дакументаў і запісаў

1. 

   
   
   Разбіце груды дакументаў і файлаў на больш дробныя, больш зручныя фрагменты.
   • Апрацоўвайце стэкі па адным і чысціце альбо знішчайце непатрэбныя паперы, каб паменшыць колькасць і абмежаваць празмернасць.
   • Астатнія дакументы і файлы падзяліце на дзве асобныя часткі: адну - для файлаў, якія неабходна апрацаваць у бліжэйшыя месяцы, і другую - для архіўных, якія не патрабуюць тэрміновай апрацоўкі.

2. 

   
   
   Арганізуйце тэчкі ў алфавітным парадку, калі ў вас ёсць профілі кліентаў. Напрыклад, калі ў кожнай падшыўцы было імя чалавека альбо кампаніі, вы можаце сартаваць запісы па імені гэтага чалавека. У гэтым выпадку вы павінны маркіраваць кожную карту профілю з поўным імем кліента.Размясціце вокладкі ў алфавітным парадку, а затым пазначце скрыню для падачы дакументаў, каб даведацца, у якой скрыні ёсць назва, якая пачынаецца з пэўнай літары.

3. 

   
   
   Сартаваць па катэгорыях, калі запісы складаюцца з многіх частак бізнесу. Некаторыя запісы тычацца рахункаў-фактур, гарантый або кантрактаў, і вам трэба падзяліць іх на розныя катэгорыі. Пазначце кожны запіс належным чынам і размясціце на ім усе адпаведныя дакументы. Магчыма, вам спатрэбіцца стварыць другасны профіль, таму выкарыстоўвайце падвесную вокладку, каб пазначыць кожную катэгорыю, а вокладку - другаснай.
   • Стварыце партфель тэрміновых дакументаў, каб вы маглі хутка знайсці важныя дакументы.
   • Пакладзіце часовыя файлы спераду, а архіўныя файлы ў задняй частцы скрыні, каб вы маглі лёгка атрымаць доступ да файлаў, якія патрабуюць апрацоўкі.
   рэклама

Частка 3 з 3: Сартаванне запісаў па месяцах

1. 

   У дадатак да метадаў, прыведзеных вышэй, вы можаце арганізаваць свае падшыўкі па месяцах (і гадах). Калі ў вас няма часу разабрацца адразу, вы можаце змясціць свае дакументы ў штомесячны запіс для апрацоўкі даты. Гэты крок таксама дапаможа вам вызначыць, дзе хутчэй захоўваць дакументы.
   • Штомесячны запіс таксама падыходзіць для захоўвання дакументаў іншых тыпаў.

2. 

   У канцы года праверце дакументы, якія засталіся ў штомесячным запісе, і вы можаце даведацца, што шаблон, а таксама новая група профіляў (назва катэгорыі) адсутнічаюць у сістэме. Стварыце профілі для гэтых работ у новым годзе.

3. 

   Адрэжце астатнія дакументы па месяцах. Захоўваць файл у раздзеле "Змешаная" (Год). рэклама

Парада

• Пасля арганізацыі запісаў трэба падтрымліваць парадак у офісе. Выпраўце сістэму вядзення дакументацыі і вярніце паперы на месца.
• Выкіньце, перапрацуйце альбо знішчыце непатрэбныя дакументы, каб пазбегнуць падмены новай сістэмы вядзення дакументацыі.

Што вам трэба

• Кабінеты шафаў
• Падвесная крышка
• Цвёрдая вокладка
• Налепкі
• Маркеры