Як арганізаваць офісныя файлы

Відэа: Kathleen Stockwell on Nicaragua and El Salvador

Задаволены

крокі
Частка 1 з 3: Вылучыце час на сартаванне
Частка 2 з 3: Сартаванне дакументаў і файлаў
Частка 3 з 3: Стварэнне штомесячных файлаў
парады
Што вам спатрэбіцца

Арганізацыя офісных файлаў можа быць цяжкай задачай, асабліва калі ў вас ёсць вялікая колькасць файлаў і дакументаў. Але гэта не павінен быць балючы працэс. Перспектыўнае планаванне і прыняцце рашэнняў аб файлавай сістэме можа дапамагчы вам арганізаваць свае файлы, каб задавальняць патрабаванням бізнесу, і гарантаваць, што будзеце шукаць важныя дакументы больш эфектыўна. Вось некалькі крокаў, якія дапамогуць вам пачаць працу па арганізацыі сваіх офісных файлаў.

крокі

Частка 1 з 3: Вылучыце час на сартаванне

1 Вылучыце дастаткова часу для арганізацыі сваіх файлаў так, каб не прыйшлося пачынаць і спыняцца некалькі разоў. Пераканайцеся, што ў вас ёсць дастаткова тэчак і цэтлікаў для стварэння новых файлаў, перш чым пачнеце.

Частка 2 з 3: Сартаванне дакументаў і файлаў

1 Падзяліце масу дакументаў і файлаў, якія хочаце арганізаваць, на больш дробныя, больш кіраваныя пакеты.
- Прайдзіцеся па кожным пакунку індывідуальна і павыкідайце або парвіце на шматкі любыя дакументы і файлы, ад якіх можаце пазбавіцца, каб скараціць файлавая прастора і мінімізаваць беспарадак.
- Падзяліце дакументы і файлы, якія хочаце захаваць, па 2 розным стэка: 1 - для файлаў, з якімі павінны мець справу ў бліжэйшыя месяцы, і 1 - для файлаў, якія можна архіваваць і якія не маюць патрэбы ў доступе ў найбліжэйшай будучыні.
2 Захоўваеце тэчкі ў алфавітным парадку, калі ў вас ёсць кліенцкія файлы. Напрыклад, калі кожная папка - гэта імя чалавека ці назва кампаніі, то можаце абдумаць магчымасць сістэматызацыі ў алфавітным парадку па прозвішчах людзей. Калі гэта так, пераканайцеся, што кожная ўкладка файла пазначана выразна прозвішчам чалавека, затым - імем. Захоўваеце папкі па алфавіце, а затым пазначце скрыні картатэкі так, каб вы ведалі, якую скрыню змяшчае прозвішчы на якую літару.
3 Захоўваеце інфармацыю па катэгорыях, калі ў вас ёсць файлы для розных частак вашага бізнесу. Вы можаце мець некаторыя файлы для рахункаў, абслугоўвання або кантрактаў, у гэтым выпадку трэба арганізаваць іх па розных катэгорыях для сістэматызацыі. Выразная пазначайце кожны файл яго правільнай катэгорыяй, і змесціце ўсе адпаведныя дакументы ўнутр. Магчыма, вам прыйдзецца ствараць падкатэгорыі, так што выкарыстоўвайце тэчку падвеснай захоўвання для абазначэння катэгорыі і тэчак файлаў для матэрыялы па тэме.
- Стварыце файл для дакументаў, з якімі неабходна мець справу ў тэрміновым парадку так, каб вы ведалі, дзе хутка знайсці важныя дакументы.
- Змесціце файлы ў шафу так, каб часовыя файлы знаходзіліся спераду і заархіваваныя файлы - ззаду. Такім чынам файлы, з якімі маеце справу больш часта, будуць знаходзіцца ў непасрэднай дасяжнасці.

Частка 3 з 3: Стварэнне штомесячных файлаў

1 У дадатак да выкарыстання вышэйзгаданых метадаў дадайце набор тэчак, адзначаных па месяцу (і Годам ----). Калі ў вас няма часу зрабіць гэта адразу, па меншай меры змесціце свае дакументы ў штомесячны файл, каб вы маглі працаваць з інфармацыяй, пададзенай у храналагічным парадку. Гэта таксама гарантуе, што ў вас будуць падказкі, адкуль пачынаць шукаць, калі вам трэба нешта.
- Штомесячныя файлы - таксама добрае месца для захоўвання дакументаў, якія на самай справе не адпавядаюць іншым катэгорыям.
2 У канцы года паглядзіце, што застаецца ў штомесячных папках, і вы, магчыма, выявіце заканамернасць - і новую файлавую групу (назва катэгорыі), якая адсутнічае ў вашай сістэме. Стварыце файл для яе ў новым годзе.
3 Змацуеце астатнюю інфармацыю за месяц. Захоўваеце ў адным файле пад назвай розны (Год ----).

парады

Пасля таго як арганізавалі свае офісныя файлы, заставайцеся арганізаванымі. Будзьце паслядоўнымі пры працы з сістэмай кіравання файламі і змяшчайце ўсе там, дзе яно павінна знаходзіцца.
Выкіньце, перапрацаваныя або парвіце на шматкі дакументы, якія вам не патрэбныя, каб пазбегнуць блытаніны ў новай сістэме кіравання файламі.