Задаволены

• Крок
• Частка 1 з 3: Наладжванне SOP
• Частка 2 з 3: Напісанне SOP
• Частка 3 з 3: Забеспячэнне поспеху і дакладнасці
• Парады

Стандартная аперацыйная працэдура (SOP) змяшчае інфармацыю пра тое, як паэтапна выконваць задачу. Існуючы SOP трэба толькі змяніць і абнавіць, але вы таксама можаце апынуцца ў сітуацыі, калі вам прыйдзецца яго цалкам наладзіць.

Крок

Частка 1 з 3: Наладжванне SOP

1. Выберыце фармат. Не існуе правільнага і няправільнага спосабу напісання SOP. Але ў вашай кампаніі, напэўна, ужо ёсць шэраг аперацыйных аперацый, якія вы можаце праглядзець, каб атрымаць уяўленне пра патрэбную наладу. У якасці прыкладу выкарыстоўвайце існуючыя SOP - калі такія маюцца. Калі такіх няма, у вас ёсць некалькі варыянтаў:
   • Наладка з простымі крокамі. Гэта добра для звычайных працэдур, якія кароткія, даюць мала магчымых вынікаў і дастаткова канкрэтныя. На самай справе, акрамя неабходнай дакументацыі і тэхнікі бяспекі, гэта не што іншае, як спіс момантаў, якія простым сказам кажуць чытачу, што рабіць.
   • Настройка з іерархічнымі этапамі. Гэта добра працуе пры больш працяглых працэдурах - больш чым на дзесяць этапаў, якія патрабуюць прыняцця рашэнняў, удакладнення і тлумачэння тэрміналогіі. Звычайна гэта спіс асноўных этапаў і іх падэтапаў у пэўным парадку.
   • Настройка з блок-схемамі. Калі працэдура больш падобная на карту з мноствам розных магчымых вынікаў, блок-схема - лепшае рашэнне. Выбірайце гэту ўстаноўку, калі вынікі нельга прадбачыць правільна.
2. Падумайце пра сваю аўдыторыю. Ёсць тры важныя рэчы, якія трэба ўлічваць перад напісаннем SOP:
   • Што ўжо ведае ваша аўдыторыя? Ці знаёма ваша грамадскасць з арганізацыяй і яе працэдурамі? Ці ведаюць яны тэрміналогію? Мова, якой вы карыстаецеся, павінна адпавядаць ведам і ўкладу чытача.
   • Моўныя здольнасці вашай аўдыторыі. Ці магчыма, што людзі, якія не размаўляюць на вашай мове, чытаюць ваш SOP ""? Калі так, то добра ўключыць выявы з тытрамі і дыяграмамі.
   • Памер вашай аўдыторыі. Калі ваш SOP адначасова чытае шмат людзей (з рознымі ролямі), вам трэба наладзіць дакумент як дыялог у спектаклі: карыстальнік 1 нешта робіць, потым карыстальнік 2 і гэтак далей. Такім чынам, кожны карыстальнік можа ўбачыць, як ён ці яна з'яўляецца вінцікам у бесперабойнай машыне.
3. Падумайце пра "свае" веды. Сутнасць наступная: Вы правільны чалавек, каб запісаць гэта? Вы разумееце, пра што гэта? Як гэта можа пайсці не так? Як гэта павінна быць бяспечна? Калі няма, лепш перадайце працу камусьці іншаму. Дрэнна напісаны - ці яшчэ горш, няправільна напісаны - SOP не толькі прыводзіць да зніжэння прадукцыйнасці працы і арганізацыйных збояў, але можа быць небяспечным і ўплываць на ўсё, ад вашай каманды да навакольнага асяроддзя. Карацей кажучы, вы не хочаце рызыкаваць.
   • Калі гэта праект, які вы адчуваеце абавязаным выканаць, не бойцеся прасіць дапамогі ў тых, хто займаецца працэдурай кожны дзень. Правядзенне інтэрв'ю з'яўляецца агульнай часткай працэсу стварэння SOP.
4. Выбірайце паміж кароткім або доўгім SOP. Калі вы пішаце альбо абнаўляеце SOP для групы людзей, якія знаёмыя з пратаколам, тэрміналогіяй і г.д. і проста хочуць кароткі і кароткі SOP, напрыклад, кантрольны спіс, вы можаце зрабіць яго кароткім.
   • Акрамя агульнай мэты і іншай адпаведнай інфармацыі (дата, аўтар, ідэнтыфікацыйны нумар і г.д.), яна ўтрымлівае толькі спіс этапаў. Калі дадатковыя падрабязнасці і ўдакладненні не патрэбныя, гэтага дастаткова.
5. Майце на ўвазе мэту SOP. Зразумела, што вы маеце справу з працэдурай, якая паўтараецца зноў і зноў у вашай арганізацыі. Але ці ёсць нейкая канкрэтная прычына, наколькі гэты SOP настолькі каштоўны? Ці варта ў ім падкрэсліваць бяспеку? Меры адпаведнасці? Ён выкарыстоўваецца для трэніровак ці штодня? Вось некалькі прычын, па якіх ваш SOP неабходны для поспеху вашай каманды:
   • Для забеспячэння адпаведнасці стандартам
   • Каб максымізаваць вытворчыя патрабаванні
   • каб гарантаваць, што працэдура не аказвае негатыўнага ўздзеяння на навакольнае асяроддзе
   • Для забеспячэння бяспекі
   • Каб усё было ў адпаведнасці з графікам
   • Каб пазбегнуць вытворчых дэфектаў
   • Для выкарыстання ў якасці навучальнага дакумента
     • Ведаючы, на чым зрабіць акцэнт у SOP, будзе лягчэй структураваць дакумент вакол гэтых пунктаў. Таксама прасцей зразумець, наколькі важны ваш SOP.

Частка 2 з 3: Напісанне SOP

1. Апішыце неабходны матэрыял. Тэхнічныя SOP звычайна "акрамя" самой працэдуры складаюцца з чатырох элементаў:
   • Тытульны ліст. Гэта ўключае ў сябе 1) загаловак працэдуры, 2) ідэнтыфікацыйны нумар SOP, 3) дату выдачы або змянення, 4) назву кампаніі, падраздзялення або аддзела, да якога адносіцца SOP, і 5) подпісы тых, хто падрыхтаваў і зацвердзіў СОП. Вы можаце наладзіць гэтую старонку як заўгодна, пакуль гэтая інфармацыя зразумелая.
   • Індэкс. Гэта неабходна толькі ў тым выпадку, калі ваш SOP доўгі, каб вы маглі лёгка знайсці яго. Тут вам патрэбна простая стандартная ўстаноўка.
   • Якасць і кантроль якасці. Працэдура не карысная, калі яе нельга праверыць. Пераканайцеся, што ў вас ёсць неабходныя матэрыялы і дэталі, каб чытач мог пераканацца, што дасягнуты патрэбны вынік. Гэта можа быць у форме іншых дакументаў, такіх як, напрыклад, прыклады ацэнкі.
   • Даведка. Пераканайцеся, што ў вас ёсць спіс усіх цытаваных даведнікаў. Звяртаючыся да іншых SOP, пераканайцеся, што неабходная інфармацыя ўключана ў дадатак.
     • Магчыма, ваша арганізацыя выкарыстоўвае іншыя пратаколы, акрамя гэтых. Калі вы можаце звярнуцца да ўжо існуючых SOP, адпусціце гэтую структуру і прытрымвайцеся таго, што ўжо ёсць.
2. У самой працэдуры абавязкова прытрымлівайцеся наступнага:
   • Сфера прымянення. Іншымі словамі, апішыце мэту працэсу, яго межы, а таксама тое, як ён будзе выкарыстоўвацца. Дадайце стандарты, правілы, ролі і абавязкі, а таксама ўвод і выснову.
   • Метадалогія і працэдуры. Гэта плоць на костках - пералічыце ўсе этапы, уключаючы неабходныя дэталі і ўсё неабходнае абсталяванне. Уключыце наступныя працэдуры і фактары прыняцця рашэння.Вызначце пункты "што ... калі" і любыя магчымыя парушэнні альбо праблемы бяспекі.
   • Удакладненне тэрміналогіі. Вызначце скарачэнні і фразы, якія не сустракаюцца ў агульнаўжывальнай мове.
   • Папярэджанні па ахове працы. Пералічыце іх у асобным раздзеле, а таксама побач з этапамі, да якіх яны адносяцца. Не баналізуйце гэтыя рэчы.
   • Абсталяванне і матэрыялы. Пералічыце, што неабходна і якое абсталяванне ці стандарты абсталявання вы можаце знайсці, калі і дзе.
   • Папярэджанні і праблемы. Такім чынам, праблемны аддзел. Пагаворыце пра ўсё, што можа пайсці не так, на што звярнуць увагу і што можа стаць праблемай для канчатковага, ідэальнага прадукту.
     • Дайце кожнай тэме свой раздзел (звычайна пранумараваны), каб ваш SOP не стаў занадта лінгвістычным і заблытаным і каб рэчы былі даступныя.
     • Гэта не вычарпальны спіс; гэта толькі вяршыня працэдурнага айсберга. Ваша арганізацыя можа паказаць, якія іншыя аспекты патрабуюць увагі.
3. Сачыце, каб вашы творы былі сціслымі і лёгкімі для чытання. Хутчэй за ўсё, ваша аўдыторыя чытае іх не дзеля забавы. Будзьце кароткім і салодкім - у адваротным выпадку вы страціце ўвагу, інакш дакумент будзе цяжка прайсці і цяжка зразумець. Сказы павінны быць як мага карацейшымі.
   • Вось адзін дрэнна прыклад: Пераканайцеся, што перад ужываннем паветра выдаляецца ўся пыл з паветразаборнікаў.
   • Вось адзін добра прыклад ": Перад выкарыстаннем пыласосіць усю пыл з паветразаборнікаў.
   • Увогуле, не кажы на "ты". Гэта кажа само за сябе. Гаварыце актыўна і пачынайце свае сказы з загаду.
4. Пры неабходнасці апытайце супрацоўнікаў, якія ўдзельнічаюць у працэсе, пра тое, як яны выконваюць працу. Апошняе, што вы хочаце, - гэта напісаць SOP, які проста не мае сэнсу. Вы пагражаеце бяспецы, эфектыўнасці і часу вашай каманды, і вы не прымаеце да ўвагі працэдуры, якія ўжо выкарыстоўваюцца - тое, што вашы калегі вам не падзякуюць. Задавайце пытанні пры неабходнасці! Гэта трэба рабіць правільна!
   • Калі справы незразумелыя, папытаеце розных людзей узяць на сябе ўсе ролі і абавязкі. Адзін член каманды можа не прытрымлівацца SOP, а іншы можа ўдзельнічаць толькі ў некаторых дзеяннях.
5. Разбіце вялікія кавалкі тэксту на кавалкі са схемамі і блок-схемамі. Калі вы маеце справу з адным альбо двума асабліва складанымі крокамі, вы можаце зрабіць гэта простым для чытачоў з дапамогай дыяграмы або дыяграмы. Яго становіцца лягчэй чытаць, і гэта дае розуму адпачыць ад усіх намаганняў, каб усё зразумець. І для вас гэта выглядае больш поўным і пісьменна напісаным.
   • Не проста выкарыстоўвайце іх, каб ажывіць альбо зрабіць ваш SOP больш эфектным; рабіце гэта толькі тады, калі гэта мае сэнс альбо калі вы спрабуеце пераадолець моўны бар'ер.
6. Пераканайцеся, што кожная старонка мае правільнае кадзіраванне. Ваш SOP, несумненна, адзін з многіх SOP. Па гэтай прычыне ваша арганізацыя павінна весці свайго роду базу дадзеных, у якой усё захоўваецца на аснове пэўнай сістэмы індэксацыі. Ваш SOP з'яўляецца часткай гэтага індэксавання, таму неабходна атрымаць пэўную форму кадавання. Таму гэта павінна быць дакладна сказана.
   • Кожная старонка павінна мець кароткі загаловак альбо ідэнтыфікацыйны нумар, дату і нумар старонкі. Вам могуць спатрэбіцца зноскі; гэта залежыць ад палітыкі вашай арганізацыі па гэтым пытанні.

Частка 3 з 3: Забеспячэнне поспеху і дакладнасці

1. Праверце працэдуру. Калі вы не хочаце праверыць працэдуру, напэўна, вы яе напісалі недастаткова добра. Папытаеце каго-небудзь з "абмежаваным разуменнем" працэсу (альбо каго-небудзь з прадстаўнікоў звычайнага чытача) скарыстаць ваш SOP і кіравацца ім. З якімі праблемамі яны сутыкаюцца? Калі такія ёсць, трэба звярнуцца да іх і ўнесці неабходныя карэктывы.
   • Лепш, каб ваш SOP быў правераны некалькімі людзьмі. Розныя людзі будуць сутыкацца з рознымі рэчамі, што дасць вам шмат (спадзяюся, карысных) адказаў.
   • Пераканайцеся, што працэдура апрабавана тым, хто ніколі гэтага не рабіў. Хтосьці з прадбачаннем будзе спадзявацца на гэта, каб прасунуцца наперад, а не ў першую чаргу ў вашай працы, так што яна прапусціць адзнаку.
2. Няхай SOP ацэньваюць тыя, хто на самой справе выконвае працэдуру. У рэшце рэшт усё роўна сапраўды што вашы начальнікі думаюць пра SOP. Гаворка ідзе пра тых, хто там на самай справе павінны супрацоўнічаць. Таму, перш чым адпраўляць яго начальнікам наверх, пакажыце плён сваёй ручкі тым, хто будзе выконваць або ўжо выконвае працу. Знайдзіце што яна гэтага?
   • Уключыўшы іх і зрабіўшы іх часткай працэсу, яны, хутчэй за ўсё, прымуць гэты SOP. І ў іх, несумненна, ёсць выдатныя ідэі!
3. Хай ваш SOP правяраецца вашымі кансультантамі і аддзелам кантролю якасці. Пасля таго, як з камандай усё ў парадку, вы можаце пераслаць яе сваім кансультантам. Яны могуць сказаць менш пра саму працу, але яны паведаміць вам, калі наладка добра, калі вы нешта забыліся, і паведаміць, як зрабіць усё афіцыйным і часткай сістэмы.
   • Выкарыстоўвайце афіцыйныя сістэмы маршрутызацыі для атрымання адабрэння дакумента, каб вы маглі быць упэўнены, што працэс выдачы дазволу правільна падпісаны. Гэта адрозніваецца ад арганізацыі да арганізацыі. Вы проста хочаце пераканацца, што кожны сказаў сваё слова і выконваў усе правілы.
   • Знізу павінны быць подпісы. У большасці кампаній больш не ўзнікае праблем з электроннымі подпісамі.
4. Пачніце выкарыстоўваць SOP, як толькі ён будзе зацверджаны. Спачатку вам можа спатрэбіцца арганізаваць навучанне для супрацоўнікаў, але гэта таксама можа азначаць, што ваша папера вешаецца ў прыбіральні. Як бы там ні было, пераканайцеся, што ваша праца выкарыстана! Вы зрабілі гэта. Час для прызнання!
   • Пераканайцеся, што ваш SOP застаецца ў актуальным стане. Калі гэта ўжо не так, неадкладна дамоўцеся аб абнаўленні, пераканайцеся, што абнаўленні ўхвалены і задакументаваны, і адпраўце SOP яшчэ раз. Ад гэтага залежыць бяспека, прадукцыйнасць і поспех вашай каманды.

Парады

• Проста выкарыстоўвайце галандскую мову, каб растлумачыць этапы.
• Не забудзьцеся прыцягнуць зацікаўленыя бакі, калі гэта магчыма, каб пісьмовы працэс адпавядаў рэальнаму працэсу.
• Праверце, ці існуе старая версія SOP. Можа быць, вы можаце абмежавацца некалькімі хуткімі наладамі. Пераканайцеся, што вы таксама правільна іх задакументавалі!
• Ёсць гісторыя дакументаў з кожнай новай версіяй.
• Выкарыстоўвайце блок-схемы і малюнкі, каб чытач мог правільна сачыць за працэсам.
• Звярніце ўвагу на выразнасць. Пераканайцеся, што некалькі інтэрпрэтацый немагчымыя. Пакажыце працэдуру камусьці незнаёмаму і спытаеце іх, што яны думаюць: вы ўсё яшчэ можаце сутыкнуцца з сюрпрызамі.
• Праверце дакумент, перш чым яго зацвердзіць.