Аўтар:
Eugene Taylor
Дата Стварэння:
11 Жнівень 2021
Дата Абнаўлення:
22 Чэрвень 2024
Задаволены
Бізнес-справаздачы - адзін з найбольш эфектыўных сродкаў сувязі ў сучасным дзелавым свеце. Бізнес-справаздача мае некалькі мэт, і кампаніі альбо прыватныя асобы могуць выкарыстоўваць яе для прыняцця важных рашэнняў. Каб скласці эфектыўны справаздачу аб бізнэсе, вы павінны спачатку зразумець, што гэта такое і як яго можна выкарыстоўваць.
Крок
Частка 1 з 2: Вырашыце, які даклад пісаць
Прадстаўце ідэю. Справаздача, якая прадстаўляе ідэю, называецца рэкамендацыйнай справаздачай / кансультатыўнай справаздачай. Вы можаце выкарыстоўваць гэтыя справаздачы, каб даць парады кіраўніцтву або іншым важным асобам, якія прымаюць рашэнні. У гэтым дакладзе звычайна ёсць зводка і тэкст. Рэзюмэ падкрэслівае вашу параду. - Магчыма, вам спатрэбіцца 3D-прынтэр для вашага аддзела. Каб пераканаць кіраўніка набыць яго, вы можаце напісаць кансультацыйны справаздачу, у якой афіцыйна папрасіце кіраўнічую каманду знайсці прынтэр.
Прадстаўце рызыкі канкрэтнай магчымасці. Справаздача аб расследаванні можа дапамагчы вызначыць рызыку канкрэтнага дзеяння. Гэты справаздача дапамагае кампаніі зразумець, якіх магчымых наступстваў яна можа чакаць. Гэты справаздача ўключае ўвядзенне, сярэдні раздзел і заключэнне. Уводзіны падкрэсліваюць даследуемую праблему. Сярэдні раздзел выкарыстоўваецца для абмеркавання фактаў і вынікаў расследавання. І выснова ўсё гэта падводзіць. - Дапусцім, фармацэўтычная кампанія X хоча супрацоўнічаць з фармацэўтычнай кампаніяй Y, але ўсё яшчэ мае агаворкі. Кампанія X не хоча супрацоўнічаць з кампаніяй, якая мела (мела) фінансавыя праблемы ў цяперашні час альбо ў мінулым. Кампанія X праводзіць расследаванне і выкарыстоўвае справаздачу аб даследаванні, каб падрабязна абмеркаваць фінансавую інфармацыю пра кампанію Y і яе дырэктараў.
Прадстаўляць інфармацыю аб адпаведнасці кіраўнічаму органу. Гэты справаздача, якая называецца справаздачай аб адпаведнасці, дапамагае кампаніям прадэманстраваць сваю адказнасць. Кампанія выкарыстоўвае справаздачу аб адпаведнасці, каб даказаць кіраўнічаму органу (гарадскому савету, ураду і г.д.), што яна выконвае ўсе прыдатныя законы / нарматыўныя акты і што з разумнасцю марнуе грошы. Гэты даклад утрымлівае ўводзіны, змест і заключэнне. Уступ звычайна змяшчае агляд найбольш важных раздзелаў у справаздачы. У сярэднім раздзеле прыводзяцца канкрэтныя дадзеныя, факты і г.д., якія павінен ведаць кіруючы орган. У заключэнні ўсё падсумавана. - CALPERS (Каліфарнійскі працоўны пенсійны план) павінен быў прадэманстраваць калегіі, што ў 2010 годзе ён выконваў усе прыдатныя законы і правілы. CALPERS падрыхтаваў штогадовы справаздачу аб адпаведнасці, каб прадэманстраваць сваю штогадовую дзейнасць.
Прадстаўце магчымасць рэалізацыі ідэі альбо прапанаванага праекта. Справаздача аб даследаванні, якая вызначае, працуе ідэя ці не, называецца тэхніка-эканамічным абгрунтаваннем. Гэты справаздача павінен утрымліваць кароткі змест і тэкст. Рэзюмэ прадстаўляе ідэю. Цела змяшчае перавагі, патэнцыйныя праблемы і звязаныя з гэтым выдаткі ідэі. Кампанія можа выкарыстоўваць тэхніка-эканамічнае абгрунтаванне, каб адказаць на такія пытанні: - Ці можна выканаць гэты праект у межах бюджэту?
- Ці выгадны гэты праект?
- Ці можа гэты праект быць завершаны ў тэрмін?
Прадстаўце вынікі даследаванняў іншых даследаванняў. Гэты выгляд даследаванняў уяўляе сабой расследаванне пэўнай праблемы. Ён дае падрабязны погляд на вельмі канкрэтную праблему. Справаздача павінна змяшчаць анатацыю (рэзюмэ), уводзіны, метады, вынікі, заключэнне і рэкамендацыю. У ім таксама варта спасылацца на крыніцы цытаваных даследаванняў. - Напрыклад, кампанія можа правесці расследаванне кампаніі, каб вызначыць, ці трэба выключыць курэнне ў гасцінай для супрацоўнікаў. Чалавек, які піша даследаванне, павінен зрабіць справаздачу аб даследаванні.
Дапамажыце кампаніі палепшыць палітыку, прадукты ці працэсы шляхам маніторынгу. Гэта справаздача, якая называецца перыядычнай справаздачай, пішацца так часта, напрыклад, штотыдзень, штомесяц, квартал і г. д. У ёй разглядаюцца эфектыўнасць, прыбытак і страты альбо іншыя вымяральныя лічбы за абраны прамежак часу. - Напрыклад, супрацоўнік па продажах у фармацэўтычнай кампаніі можа штомесяц падаваць зводку сваіх званкоў па продажах.
Паведаміце пра канкрэтную сітуацыю. Канкрэтная сітуацыя - у адрозненне ад пэўнага інтэрвалу - патрабуе сітуацыйнага аналізу. Сітуацыя можа быць простай, як інфармацыя, прадстаўленая на канферэнцыі, альбо складанай, як справаздача аб рэагаванні на прыроднае бедства. Гэтыя справаздачы ўтрымліваюць уводзіны, тэкст і заключэнне. Выкарыстоўвайце ўступ, каб апісаць падзею і даць кароткі папярэдні прагляд таго, што вы будзеце абмяркоўваць у сярэднім раздзеле. У заключэнні абмяркоўваюцца дзеянні, якія прымаюцца альбо неабходныя ў сітуацыі. - Напрыклад: дзяржаўны орган хоча правесці сітуацыйны аналіз / справаздачу пасля ўрагану.
Прадстаўце розныя шляхі вырашэння праблемы альбо сітуацыі. Выкарыстоўвайце справаздачу па ацэнцы, каб даць розныя рашэнні для дадзенай сітуацыі. На падставе вынікаў пісьменнік можа прапанаваць пэўнае дзеянне альбо дзеянне. Справаздача павінна ўтрымліваць уступ, тэкст і заключэнне. Ва ўводзінах адзначаецца мэта справаздачы. У сярэднім раздзеле прадстаўлена сітуацыя альбо праблема, а затым магчымыя рашэнні / альтэрнатывы. Заключэнне паказвае лепшае рашэнне альбо альтэрнатыву. - Напрыклад: VDL Nedcar хоча стварыць завод у Азіі. У справаздачы могуць быць прадстаўлены тры варыянты для краін у залежнасці ад патрэб бізнесу. Тады ў справаздачы можна зрабіць выснову, якая з трох краін з'яўляецца лепшым месцам для новага завода.
Частка 2 з 2: Напісанне справаздачы аб бізнесе
Вызначце мэту і фармат. Спытаеце сябе, чаго вы хочаце дасягнуць з дакладам. Абярыце адзін з дакладаў, як згадвалася вышэй, зыходзячы з жаданай мэты. - Зрабіце дакладны гол незалежна ад адказу. Калі ён заблытаны, ваш справаздача толькі збянтэжыць чытача, што адаб'ецца на надзейнасці справаздачы.
- Напрыклад, вы хочаце павялічыць рэкламны бюджэт для свайго аддзела. Сфакусуйце сваю справаздачу на бягучым рэкламным бюджэце і на тым, як вы маглі б эфектыўна выкарыстоўваць большы бюджэт.
Вызначце, хто ваш чытач. Чытачом можа быць знешняя бок (хтосьці не працуе ў вашай кампаніі) альбо хто-небудзь у вашай кампаніі. Падумайце пра веданне прадмета чытачом і пра тое, наколькі ён упэўнены ў гэтым. Таксама падумайце, як чытач будзе выкарыстоўваць інфармацыю ў справаздачы. - Памятаеце, незалежна ад вашага чытача, нішто не кажа больш выразна з кампаніяй ці кліентам, чым грошы.
- Напрыклад, выкажам здагадку, што вы хочаце рэалізаваць праграму для вашага аддзела, у якой будуць сумесна выкарыстаны функцыянальныя задачы. Вы вырашаеце, што ваша мэтавая аўдыторыя складаецца з дырэктара па персаналу кампаніі, генеральнага дырэктара і галоўнага аперацыйнага дырэктара. Падумайце, наколькі яны ўжо могуць ведаць пра гэтыя тыпы праграм. Адказ на гэта задае тон дакладу. Калі кампанія ніколі не задумвалася пра такую праграму, справаздача павінна быць інфарматыўнай і стратэгічнай. Калі кампанія думала пра гэта раней, справаздача павінна быць менш інфарматыўнай і больш пераканаўчай.
Вырашыце, чаму вучыцца. Самае складанае ў напісанні справаздачы - гэта не само напісанне. Гэта складанне заключэння і збор неабходных дадзеных у падтрымку гэтай высновы. Для гэтага патрэбны розныя навыкі, уключаючы збор дадзеных і аналіз рынку. Што вам - і ў канчатковым рахунку кіраўніцтву - трэба ведаць, каб прыняць абгрунтаванае рашэнне па гэтай тэме? 
Збярыце правільныя дадзеныя для справаздачы. Важна, каб вашы дадзеныя былі атрыманы пры дбайным даследаванні; у адваротным выпадку вы рызыкуеце паўплываць на надзейнасць. Збор дадзеных залежыць ад тыпу справаздачы, якую вы пішаце. Абавязкова выкарыстоўвайце дакладныя паказчыкі, якія адпавядаюць мэты справаздачы. - Вы можаце знайсці дадзеныя ўнутры, што азначае, што вы можаце сабраць іх даволі хутка.Напрыклад, вы можаце патэлефанаваць у аддзел продажаў для атрымання лічбаў продажаў, каб вы маглі хутка апрацаваць свае дадзеныя ў справаздачы.
- Знешнія дадзеныя таксама могуць быць даступныя ўнутры. Калі аддзел ужо зрабіў аналіз кліентаў, вы можаце яго пазычыць. Вам не трэба самастойна праводзіць даследаванні. Гэта залежыць ад кампаніі, але аўтару бізнес-справаздачы звычайна не трэба рабіць першапачатковыя даследаванні.
- Напрыклад, калі вы пішаце рэкамендацыю / кансультацыйны даклад, вам варта вывучыць усе перавагі прапанаванай ідэі і ўключыць гэтыя вынікі ў свой справаздачу.
Складзіце справаздачу. Спосаб складання справаздачы залежыць ад вашай мэты. Напрыклад, вы складаеце справаздачу аб адпаведнасці не так, як тэхніка-эканамічнае абгрунтаванне. Пасля таго, як вы ўявіце, як вы хочаце скласці справаздачу, вы можаце напісаць змест. - Падзяліце адпаведныя дадзеныя на розныя кіраўнікі. Бізнес-справаздача не павінна быць патокам лічбаў і інфармацыі. Раздзел дадзеных на асобныя кіраўнікі важны для паспяхова складзенай справаздачы. Напрыклад, захоўвайце лічбы продажаў асобна ад аналізу кліентаў і дайце ім асобны загаловак.
- Выкарыстоўвайце загалоўкі для структуравання справаздачы, каб яго можна было хутка прачытаць як самастойнае даследаванне, падтрымліваючы асноўную мэту справаздачы.
- Паколькі адны дэталі залежаць ад аналізу альбо ад іншых, вы можаце часта працаваць над дэталямі асобна, чакаючы аналізу.
Зрабіце высновы з канкрэтнымі рэкамендацыямі. Зрабіце выразныя высновы, якія лагічна вынікаюць з дадзеных у справаздачы. Дайце выразную рэкамендацыю па найлепшай палітыцы, абапіраючыся на заключэнне. - Любыя мэты павінны ўключаць канкрэтныя і вымерныя дзеянні. Запішыце любыя змены ў службовых інструкцыях, графіках або выдатках, неабходных для рэалізацыі новага плана. Кожная заява павінна неадкладна прадэманстраваць, як новы метад дапамагае дасягнуць мэты / рашэння, прыведзенага ў справаздачы.
Напішыце рэзюмэ кіравання. Рэзюмэ павінна быць на першай старонцы справаздачы, але гэта павінна быць апошняе, што вы пішаце. Рэзюмэ павінна прадстаўляць вашыя вынікі і высновы, а таксама кароткі агляд таго, што хтосьці збіраецца прачытаць, калі вырашыць прачытаць увесь даклад. Як трэйлер у фільме альбо рэферат у акадэмічным эсэ. - Рэзюмэ названа так, бо гэта, напэўна, адзінае, што будзе чытаць заняты менеджэр. Раскажыце начальніку асноўныя моманты не больш за 200-300 слоў. Калі вашаму начальніку цікава, ён / яна можа прачытаць астатнюю частку справаздачы.
Пры неабходнасці выкарыстоўвайце для атрымання дадзеных інфаграфіку. У некаторых выпадках можа быць карысна выкарыстоўваць графікі або дыяграмы для прадстаўлення колькасных дадзеных. Выкарыстоўвайце колер, так як ён прыцягвае ўвагу і робіць інфармацыю выдзяляльнай. Там, дзе гэта магчыма, выкарыстоўвайце кропкі, лічбы альбо тэкставыя палі, каб зрабіць справаздачу лягчэй для чытання. Гэта вылучае вашы дадзеныя з астатняй часткі справаздачы і ўзмацняе іх сэнс. - Увогуле, візуальныя лічбы - гэта добрая ідэя для справаздач пра бізнес, бо сам тэкст і дадзеныя могуць быць трохі сухімі. Аднак не перашчыруйце. Уся інфаграфіка павінна быць актуальнай і неабходнай.
- Выкарыстоўвайце тэкставыя рамкі на старонках з вялікай колькасцю тэксту без табліц і малюнкаў. Поўная старонка тэксту можа стамляць чытача. Тэкставае поле таксама можа быць эфектыўным для абагульнення асноўных пунктаў.
Пры неабходнасці спасылайцеся на свае крыніцы. У залежнасці ад тыпу даследавання, якое вы правялі, вам трэба будзе растлумачыць, адкуль вы ўзялі інфармацыю. Мэтай бібліяграфічнай альбо рэсурснай старонкі ў справаздачы аб бізнесе з'яўляецца прадастаўленне іншым крыніцы інфармацыі на выпадак, калі яны хацелі б самі бачыць дадзеныя. - Выкарыстоўвайце адпаведны спосаб працытаваць крыніцы ў вашай справаздачы на аснове вашай галіны.
Прачытайце справаздачу яшчэ раз. Арфаграфічныя памылкі альбо простыя граматычныя памылкі могуць стварыць у чытачоў уражанне, што вы не прыклалі дастаткова намаганняў. Гэтыя памылкі могуць нават паставіць пад сумнеў надзейнасць вашых вынікаў. Акрамя таго, пераканайцеся, што вы прадстаўляеце сваю інфармацыю ў дакладнай і дакладнай форме. - Напрыклад, не перашчыруйце з дарагімі словамі альбо складанымі прапановамі.
- Пазбягайце дыялекту і слэнгу.
- Калі ваша справаздача і ваша аўдыторыя прывязаныя да пэўнай галіны, вы можаце выкарыстоўваць жаргон альбо тэхнічныя тэрміны. Але трэба быць асцярожным, каб не выкарыстоўваць яго занадта часта.
- Увогуле, дзелавое пісьмо лепш у пасіўнай форме, і гэта адзін з нешматлікіх выпадкаў, калі пасіўная форма лепш, чым актыўная.
- Часта вы можаце прапусціць памылкі, калі перачытваеце ўласную працу, бо занадта добра яе ведаеце. Падумайце, каму ў вашым аддзеле таксама выгадна справаздача, і вы можаце прачытаць яго для вас. Будзьце адкрытымі для водгукаў. Лепш пачуць памылкі ад супрацоўніка, чым ад начальніка. Прачытайце кожны каментарый і перапішыце справаздачу з улікам каментарыяў.
Напішыце змест. Зрабіце бізнес-справаздачу максімальна афіцыйнай і стварыце змест, каб ён быў празрыстым, і людзі маглі хутка перайсці да раздзела. Уключыце ўсе адпаведныя кіраўнікі, асабліва рэзюмэ і заключэнне. 
Звяжыце справаздачу аб бізнесе. Старанны, дасканалы даклад лепш за ўсё падыходзіць да прыгожай прэзентацыі. Сюды можа ўваходзіць прыемная папка, падшыўка альбо папера. Справа ў тым, што ваш бізнес-справаздача выглядае настолькі рэзка, што ваш чытач ахвотна яго чытае. - Гэта таксама адносіцца да любых графікаў і дыяграм у справаздачы.
