Напішыце дзелавое пісьмо кліентам

Відэа: ??How to Recover Your Hacked Hotmail / Outlook Account DEFINITIVE SOLUTION??

Задаволены

Крок
Частка 1 з 2: Складанне дзелавога ліста
Частка 2 з 2: Напісанне дзелавога ліста
Парады

Калі вы кіруеце бізнесам, вам, напэўна, прыйдзецца пісаць лісты сваім кліентам. Магчыма, вам спатрэбіцца расказаць ім пра новыя падзеі альбо спецыяльныя прапановы, альбо адказаць кліенту, які паскардзіцца ад імя вашага бізнесу. Незалежна ад прычыны вашага ліста, заўсёды выкарыстоўвайце прафесійны тон.

Крок

Частка 1 з 2: Складанне дзелавога ліста

Выкарыстоўвайце прафесійны бланк. Дзелавое пісьмо ўяўляе вашу кампанію. Такім чынам, ён павінен выглядаць адметна і быць якасным. Лагатып кампаніі альбо брэнд таксама павінны быць на ім.
- Вы можаце зрабіць бланк з макетамі ў Microsoft Word. Пераканайцеся, што вы выкарыстоўваеце існуючы лагатып ці брэнд у бланку.
Адкрыйце праграму апрацоўкі тэкстаў. Заўсёды трэба ствараць дзелавое пісьмо на кампутары.
- Стварыце новы дакумент і ўсталюйце палі дакумента на 1 цалю.
- Выкарыстоўвайце шрыфт з засечкамі, напрыклад Times New Roman, Georgia або Ariel. Абавязкова выкарыстоўвайце памер шрыфта не большы за 12, але не меншы за 10. Ліст не павінен быць цяжкім для чытання з-за няправільнага шрыфта ці памеру.
- Абавязкова выкарыстоўвайце адзін прамежак.
Выкарыстоўвайце форму блока. Блокавая форма - найбольш распаўсюджаны фармат дзелавых лістоў. З ім таксама прасцей за ўсё працаваць. Кожны загаловак павінен знаходзіцца супраць левага поля, пасля кожнага загалоўка будзе прабел. Пачынаючы зверху ўніз, ваш дзелавы ліст павінен мець наступныя загалоўкі:
- Бягучая дата альбо дата адпраўкі ліста. Дата важная, бо яна можа быць выкарыстана для вашых запісаў і адрасатаў. Тады ён таксама можа выкарыстоўвацца на законных падставах. Таму пераканайцеся, што дата дакладная.
- Адрас адпраўніка. Гэта ваш адрас, адфарматаваны ў стандартным фармаце адрасоў. Калі ваш адрас ужо на бланку, вы можаце прапусціць гэты крок.
- Адрас адрасата. Складаецца з імя і адрасу чалавека, якому вы пішаце ліст. Карыстацца спадаром / місіс неабавязкова. Такім чынам, калі вы пішаце, напрыклад, Ніне дэ Фрыз, вы можаце апусціць частку Меўроў.
- Прэамбула. Гэта можа быць "Дарагая місіс дэ Фрыз" альбо "Дарагая Ніна дэ Фрыз". Калі вы не ўпэўненыя, хто прачытае ліст, скарыстайцеся "Паважаны спадары ці спадарыня". Вы таксама можаце выкарыстоўваць "L.S.", але толькі ў крайнім выпадку, калі вы не ўяўляеце, хто будзе чытаць ваш ліст.
- Цела ліста. Мы спынімся на гэтым далей у гэтым артыкуле.
- Закрыццё ліста з подпісам. Гэта можа быць "З павагай" альбо "З павагай".

Частка 2 з 2: Напісанне дзелавога ліста

Вызначце, хто ваша мэтавая аўдыторыя. Тон ліста заўсёды павінен быць прафесійным, незалежна ад вашай мэтавай аўдыторыі. Але, магчыма, прыйдзецца змяніць мову альбо выбар слоў у залежнасці ад атрымальніка. Калі вы пішаце ў аддзел кадраў іншай кампаніі, вы павінны быць больш афіцыйным на сваёй мове. Але калі вы пішаце канкрэтнаму кліенту, вы можаце скарыстацца крыху больш выпадковай мовай.
- Вызначэнне мэтавай групы таксама азначае, што вы можаце быць ясна настроены на мэтавую групу. Пазбягайце выкарыстання тэрміналогіі, якую ваш чытач не разумее. Напрыклад, кліент, верагодна, не ведае скарачэнняў, якія выкарыстоўваюцца для касмічнай праграмы вашай кампаніі, таму не выкарыстоўвайце скарачэнні ў лісце.
- Залатое правіла напісання добрага дзелавога ліста - быць выразным, лаканічным і ветлівым.
Укажыце мэту ліста ў першым сказе. Разгледзім мэту ліста. Ці трэба інфармаваць кліентаў пра ваша новае месцазнаходжанне? Гэта нагадаць кліенту пра нявыплачаны рахунак альбо непагашаны баланс? Ці адказаць на скаргу кліента? З улікам гэтай мэты стварыце чарнавік для першага сказа, які адразу ж дасць зразумець чытачу, пра што ідзе ліст. Не сумнявайцеся пра мэту вашага ліста. Будзьце прамалінейныя.
- Пачніце са "Я", калі хочаце выказаць сваё меркаванне як уладальнік бізнесу. Выкарыстоўвайце "Мы", калі пішам ад імя кампаніі ці арганізацыі.
- Засяродзьцеся на прамой заяве, напрыклад: "У гэтым лісце мы хочам паведаміць вам" або "У гэтым лісце мы хочам запытаць вас". Вы таксама можаце выкарыстоўваць заяву "Я", калі вы пішаце ліст як уладальнік бізнесу. Напрыклад: "Я звязваюся з вамі з-за" альбо "Нядаўна я чуў пра гэта ... і хацеў бы даведацца больш пра ..."
- Напрыклад, калі вы (як уладальнік бізнесу) пішаце ліст Ніне дэ Фрыз пра нявыплачаны рахунак з мінулага месяца, вы можаце пачаць з: "Я звязваюся з вамі праз гэты ліст з-за непагашэння сальда на вашым рахунку з сакавіка 2015 года . "
- Або, як супрацоўнік кампаніі, калі вы адкажаце на скаргу кліента на касмічную праграму кампаніі, вы можаце пачаць ліст з "Мы атрымалі вашу скаргу на нашу касмічную праграму на Марс".
- Можа быць, вы пішаце ліст, каб паведаміць кліенту, што ён перамог у конкурсе альбо заняў месца ў навучальным курсе. Пачніце з прапановы накшталт: "Я рады паведаміць вам ..." альбо "Мы хацелі б паведаміць вам, што ..."
- Калі вам давядзецца паведамляць дрэнныя навіны, пачніце з фразы накшталт: "Мы сожалеем сообщить вам, что ..." або "Пасля ўважлівага разгляду я вырашыў не ..."
Выкарыстоўвайце актыўны голас замест пасіўнага. У агульнай мове мы часта выкарыстоўваем пасіўную форму. Але пасіўная форма робіць тое, што вы пішаце, сумным і заблытаным. Актыўная форма значна больш эфектыўная ў дзелавым лісце, бо задае больш напорысты тон.
- Прыкладам пасіўнай формы з'яўляецца, напрыклад: "Якія канкрэтныя скаргі я магу для вас вырашыць?" Тэма прапановы, кліент ("вы") знаходзіцца ў канцы сказа, а не ў пачатку. сказа.
- Прыкладам актыўнай формы з'яўляецца, напрыклад, "Што я магу зрабіць для вырашэння вашых скаргаў?" Гэты варыянт прапановы ў актыўнай форме значна больш зразумелы і лягчэй зразумець чытачу.
- Выкарыстанне пасіўнай формы можа стаць выдатным спосабам перадаць паведамленне, не звяртаючы ўвагі на памылку ці сумнеўны момант. Але выкарыстоўвайце толькі гэта. Увогуле, актыўная форма значна больш эфектыўная ў дзелавых лістах.
Укажыце папярэднюю падзею альбо размову з чытачом, калі гэта дастасавальна. Магчыма, вы звязаліся з Нінай дэ Фрыз у пачатку гэтага месяца з папярэджаннем аб яе неаплачаным рахунку. Ці, магчыма, кліент выказаў расчараванне касмічнай праграмай на канферэнцыі ў мінулым месяцы. Калі вы ўжо ўзаемадзейнічалі з чытачом, прызнайце гэта. Гэта нагадвае чытачу пра ваш папярэдні кантакт і робіць дзелавы ліст больш актуальным і важным.
- Выкарыстоўвайце фразу, напрыклад: "Працягваючы мой ліст пра ваш неаплачаны рахунак" або "Дзякуй за ваш плацёж у сакавіку". Або "Было вельмі карысна пачуць пра вашу пазіцыю ў касмічнай праграме на майскай канферэнцыі".
Зрабіце запыт альбо прапануйце дапамогу. Задайце пазітыўны тон чытачу, зрабіўшы ветлівую просьбу альбо прапанаваўшы ім дапамогу ў форме сумесных адносін.
- Скажам, вы ўладальнік бізнесу, які просіць кліента аплаціць рахунак. Выкарыстоўвайце фразу накшталт: "Я ўдзячны, калі вы як мага хутчэй разлічыцеся з неаплачаным рахункам".
- Скажам, вы пішаце ад імя вашай кампаніі. Выкарыстоўвайце сказ, напрыклад: "Мы былі б рады арганізаваць асабістую сустрэчу паміж вамі і нашым супрацоўнікам па кадрах".
- Вы таксама можаце прапанаваць адказаць на любыя пытанні ці праблемы, якія могуць узнікнуць у вашых чытачоў. Выкарыстоўвайце такую фразу, як: "Я з задавальненнем адкажу на любыя пытанні ці праблемы, звязаныя з вашым уліковым запісам". Або "Вы хочаце, каб мы паведамілі вам больш падрабязную інфармацыю пра праграму?"
Зачыніце ліст. Дадайце заклік да дзеяння для сябе і для чытача. Гэта можа быць запыт на аплату да пэўнай даты альбо нататка пра афіцыйную сустрэчу з чытачом.
- Дадайце сказ, дзе вы будзеце звяртацца да адрасата ў будучыні. "Я з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі на наступным тыдні". Ці "я буду чакаць далейшага абмеркавання гэтага пытання з вамі падчас нашага візіту ў штаб-кватэру".
- Звярніце ўвагу на любыя дакументы, якія вы хочаце дадаць у свой ліст. Дадайце сказ, напрыклад: "У дадатках вы знойдзеце непагашаную накладную" альбо "У дададзенай копіі вы знойдзеце копію нашай касмічнай праграмы".
- Завяршыце ліст заключным сказам. Выкарыстоўвайце "З павагай" для кліентаў або кліентаў.
- Выкарыстоўвайце "Шчыра" ў афіцыйных лістах людзям, якіх вы не ведаеце.
- Выкарыстоўвайце "З павагай" альбо "З павагай", толькі пішучы таму, каго добра ведаеце ці з якім працуеце.
Прачытайце ліст яшчэ раз. Усе вашы дакладныя фарматы і словы будуць марнымі, калі ліст поўны арфаграфічных памылак!
- Звярніце ўвагу на любое выкарыстанне пасіўнай формы і паспрабуйце змяніць сказ на актыўную.
- Звярніце ўвагу на любыя доўгія, незразумелыя і складаныя сказы. У дзелавым лісце звычайна менш, чым больш, таму па магчымасці скараціце працягласць прапаноў.