Станьце прыёмшчыцай

Задаволены

Крок
Спосаб 1 з 2: Частка 1: Валодаць патрэбнымі навыкамі
Спосаб 2 з 2: Частка 2: Будзьце прадстаўнічымі
Парады
Папярэджанні

Кожная кампанія, якая прымае наведвальнікаў, мае патрэбу ў прыёмнай. Адміністратар - гэта той, хто прымае наведвальнікаў на прылаўку кампаніі альбо ўстановы. Звычайна гэта першая асоба, з якой павінен сустрэцца наведвальнік, і, як вядома, першыя ўражанні заўсёды вельмі важныя. Прыёмшчык павінен ветліва прыняць наведвальніка і правільна адказаць, таксама па тэлефоне альбо па электроннай пошце. Гэта як бы візітная картка кампаніі.

Крок

Спосаб 1 з 2: Частка 1: Валодаць патрэбнымі навыкамі

Валодаюць выдатнымі арганізатарскімі здольнасцямі. Як прыёмшчыца вы з'яўляецеся візітнай карткай кампаніі - вы - той, з кім кліент размаўляе ў першую чаргу і да якога супрацоўнікі звяртаюцца па інфармацыю і планаванне. Акрамя таго, каб прымаць званкі і накіроўваць наведвальнікаў, вам часта даводзіцца мець справу з кліентамі, арганізоўваць разнастайныя мерапрыемствы, дамаўляцца пра сустрэчы і г. д. Паколькі гэта цягне за сабой мноства абавязкаў, важна, каб вы як адміністратар былі добра арганізаваны, каб вы зрабіць некалькі рэчаў адначасова. Калі вы не можаце адначасова заняцца некалькімі задачамі і выканаць іх у правільным парадку, вы доўга не пратрымаецеся ў якасці адміністратара.
- Добры спосаб арганізаваць гэта інвестыцыі ў сістэму архівавання, з якой вы можаце працаваць. Важна, каб вы ведалі, якія паперы і інфармацыя могуць спатрэбіцца вашаму начальніку, калегам і кліентам. Захоўвайце ўсю гэтую інфармацыю ў розных папках - на працоўным стале кампутара альбо на паперы. Арганізуйце вашу сістэму так, як вам лепш за ўсё - калі вам патрэбныя неонавыя налепкі, гэта таксама выдатна.
- Арганізаванасць таксама азначае, што вы можаце матываваць сябе - вам не трэба, каб хто-небудзь расказваў вам, як штосьці зрабіць, альбо трымаць вас на правільным шляху. Калі вы добра арганізаваны, вы дакладна ведаеце, якія задачы вам трэба выканаць за дзень, і якія справы маюць прыярытэт.
- Пераканайцеся, што ў вас пад рукой (шмат) тэлефонных нумароў, напрыклад, нумароў калег, падрадчыкаў, прадаўцоў, экстранных службаў і г. д. Усе яны вам спатрэбяцца ў пэўны час. Захоўвайце нумары тэлефонаў у спецыяльнай камп'ютэрнай праграме альбо ў Rolodex.
Пераканайцеся, што ў вас ёсць невялікія тэхнічныя веды. Самая важная тэхналогія, з якой даводзіцца сутыкацца адміністратару, - гэта тэлефон - і ўсе тыя кнопкі і лініі, звязаныя з ім. Камп'ютэрныя навыкі таксама незаменныя - большасць рэгістратараў павінна ведаць, як адпраўляць электронныя лісты, і ўмела карыстацца тэкставым працэсарам. Таксама карысна, калі вы ведаеце, як ствараць электронныя табліцы і выкарыстоўваць праграмы, характэрныя для кампаніі, у якой вы працуеце.
- Майце на ўвазе, што вам, хутчэй за ўсё, таксама трэба будзе мець магчымасць апрацоўваць капір, сканер і прынтэр (і ўстараняць праблемы, якія ўзнікаюць у вашых калег пры працы з гэтымі прыладамі). Калі вы ведаеце, якое абсталяванне вы выкарыстоўваеце, паглыбіцеся ў кіраўніцтва, каб вырашыць найбольш распаўсюджаныя праблемы.
Будзьце вартыя даверу. Чакаецца, што адміністратар пастаянна будзе знаходзіцца за сваім сталом - кампанія атрымлівае дрэннае імя, калі ніхто не адказвае па тэлефоне, альбо час чакання вельмі вялікі. Зрабіце так, каб давер быў вашым прыярытэтам - калі ваш начальнік ведае, што можа разлічваць на вас і што вы заўсёды побач, каб дапамагчы, вы зробіце сябе незаменным.
Будзь добрым слухачом. Важнай часткай рэгістрацыі з'яўляецца праслухоўванне іншых людзей - па тэлефоне, калі кліент задае пытанне за сталом альбо калі інфармацыя перадаецца вам. Калі вы добра слухаеце, вы можаце працаваць больш эфектыўна - вы зможаце лягчэй вырашаць праблемы, калі адразу зразумееце, што хтосьці ад вас просіць, і вы можаце лепш накіраваць кліентаў у аддзел, дзе ім можна дапамагчы.
Рабіце ўсё нататкі. Калі начальнік папросіць вас што-небудзь зрабіць, зрабіце нататкі пра дэталі. Калі кліент тэлефануе, не забудзьцеся запісаць яго інфармацыю (імя, кантактныя дадзеныя, тое, што ён хоча і г.д.). Нататкі дапамагаюць вам быць арганізаванымі і нагадваюць пра ўсе дробязі, якія ўзнікаюць у дзень. Запісвайце свае нататкі ў сшытак альбо сшытак і захоўвайце іх увесь час пры сабе. Вы здзівіцеся, наколькі гэта карысна, асабліва калі вы хочаце ведаць, чаго хацеў той, хто тэлефанаваў пяць гадзін таму.
- Пераканайцеся, што вы дэталёва выпісваеце паведамленні і чытаеце напісанае. Паўтарыце паведамленне і / або кантактныя дадзеныя, запісваючы, каб пераканацца, што ў вас ёсць правільная інфармацыя.
Адказвайце на тэлефон стандартным прывітаннем, напрыклад "Добрай раніцы, вы размаўляеце з ____ (ваша імя), ад ____ (назва кампаніі), як я магу вам дапамагчы?Абавязкова адказвайце на тэлефанаванні пасля аднаго-двух званкоў. Нельга ўтрымліваць людзей больш чым на хвіліну (гэта даўжэй, чым можна падумаць).
- Уважліва слухайце імя чалавека, якога просіць той, хто тэлефануе. Паўтарыце, калі хочаце пераканацца. Спытайце, ці можа абанент напісаць імя, калі гэта цяжка зразумець.
- Акуратна перанясіце размову стандартнай фразай, напрыклад, "Пачакайце, я дам вам спадару Сміту". Альбо калі чалавек вядзе размову: "Містэр Сміт у цяперашні час вядзе размову. Ці не хацелі б вы пачакаць, ці я мушу перадаць паведамленне?". Ветліва падзякуйце абаненту і перанясіце званок.
Сустракайце дастаўшчыкаў пасылак з такім жа прафесіяналізмам і ветлівасцю, як і любыя іншыя наведвальнікі. Магчыма, вам прыйдзецца падпісацца для дастаўкі. Пераканайцеся, што ваш подпіс разборлівы. Дастаўшчыку могуць спатрэбіцца ўказанні, куды пакласці пакет. Па такіх пытаннях звяртайцеся да патрэбных супрацоўнікаў.
Эфектыўна і ветліва прымайце кліентаў, якія прыходзяць у бізнес. Пасля таго, як наведвальнік скажа вам, хто яны і каго шукаюць, вы звязваецеся з гэтым чалавекам і кажаце, хто там. Звычайны сказ, які вы можаце выкарыстаць для гэтага: "Містэр Сміт, спадарыня Янсен з XYZ b.v. прыходзіць на сустрэчу ў 2 гадзіны". Заўсёды старайцеся называць імя і прозвішча, а таксама кампанію, якую яны прадстаўляюць. Карысна спытаць, ці няма ў яго сустрэчы. Затым спадар Сміт дасць дадатковыя інструкцыі, дзе прымусіць кліента чакаць і як доўга гэта зойме. Затым вы можаце сказаць наведвальніку: "Містэр Сміт будзе праз хвіліну". Альбо: "Спадар Сміт кажа, што заканчвае сустрэчу, і што ён будзе там праз 5 хвілін. Сядайце, калі ласка".

Спосаб 2 з 2: Частка 2: Будзьце прадстаўнічымі

Стаўцеся пазітыўна. Як ужо згадвалася вышэй, рэгістратар - гэта візітная картка кампаніі - кліенты бачаць вас у першую чаргу і адказваюць на пытанні людзей, якія не могуць прыйсці ў офіс. Ніхто не хоча, каб яго сустракаў кіслы ці сварлівы твар. На твары заўсёды ўсмешка і жыццярадасная індывідуальнасць. Будзьце цярплівыя да складаных кліентаў, нават калі яны вам нервуюць.
- Нават калі ў вас вельмі складаны кліент, працягвайце нагадваць сабе, што ў вас моцная і шчаслівая асоба. Скажыце сабе, што яны змушаюць вас расчаравацца, але ведайце, што пакуль вы робіце ўсё магчымае, каб зрабіць гэта, вы робіце нешта не так. Лепш захоўваць спакой, чым падарвацца.
Прыгатуйце прывітанне. Заўсёды важна вітаць кліентаў прыязна. Нават калі вам трэба нешта скончыць, перш чым вы зможаце дапамагчы кліенту, важна павітацца з імі, каб яны ведалі, што іх бачылі, і што ім дапамогуць.
- Напрыклад, вы можаце павітацца з: "Добрай раніцы! Калі вы сядзеце, я буду з вамі!".
Будзь ветлівым. Будзьце паважлівыя. Ставіцеся да ўсіх так, быццам яны былі самым важным чалавекам, які сёння ўвайшоў у офіс. Гэта ваша праца - нікога не цікавіць, што вы правялі гадзінамі ў корку сёння раніцай ці што вы проста палілі каву новым скураным абуткам. Пакіньце асабістыя клопаты дома. Дазвольце кліенту адчуваць сябе камфортна і атрымліваць асалоду ад размовы з вамі.
Прадстаўнік сукенкі. Вы прадстаўляеце кампанію, таму вы павінны выглядаць акуратна. Інвестуйце ў вопратку, якая адпавядае карпаратыўнай культуры. Калі вы рэсепшн для пэўнага віду бізнесу (напрыклад, маркі адзення), магчыма, добра насіць вопратку гэтай маркі. Схіляйцеся да кансерватыўнага боку, калі вы не працуеце ў месцы, дзе мода ці іншыя фактары важныя.
- Праверце, ці ёсць у вашай кампаніі канкрэтныя правілы, якія тычацца адзення. Ваша кампанія можа быць у парадку з афіцыйным спецадзеннем, але ніколі не памятайце пра вас да апранайцеся афіцыйна (спартыўныя штаны могуць не ацаніць).
Заўсёды выглядаць акуратна.

Парады

Трымайце асабістыя рэчы асобна ад працы. Гэта таксама азначае, што вы не працуеце з асабістымі размовамі і электроннымі лістамі на працы. ІТ-аддзел можа кантраляваць вашу працу з кампутарам.
Будзьце добры да кіраўнікоў, паглядзіце, ці можаце вы дапамагчы ім, калі вам няма чаго рабіць.
Памятайце, хто плаціць вам заробак, і заўсёды паважайце іх.
Знайдзіце таго, хто можа сачыць за сталом ці тэлефонам, калі вам трэба схадзіць у прыбіральню, калі вы выйдзеце на абед, у адпачынак і г. д. Такім чынам, вас не чакаюць раззлаваныя людзі, калі вы вернецеся.
Спытайцеся ў калег, ці можаце вы чым-небудзь дапамагчы. Вы можаце завесці сяброў лепш, дапамагаючы, чым ворагі, скардзячыся.
Апрацоўка пошты таксама часта ўваходзіць у вашу працу. У першы дзень адразу высветліце, куды трэба ісці, хто і калі даставіць яго.
Заўсёды будзьце гатовыя вывучыць новую задачу. Шматграннасць можа прынесці вам шмат.
Напішыце паведамленні ў двух экзэмплярах і дайце копію чалавеку, для якога яно прызначана. Альбо скарыстайцеся дзённікам - гэта палягчае пошук рэчы, асабліва калі вы шукаеце імя ці нумар тэлефона.

Папярэджанні

Ніколі не кажыце "не буду". Тады вы хутка страціце працу.
Не рабіце выгляд, што вам прыемна. Людзі бачаць прама праз гэта. Будзьце шчыра зацікаўлены, ветлівы і паважлівы. Калі вы не можаце гэтага зрабіць, вам не варта станавіцца рэгістратарам. Вы руйнуеце рэпутацыю кампаніі. Тады хутчэй шукайце працу ў офісе, дзе вам не трэба выходзіць на публіку.
Не спрачайцеся з кліентам ці абанентам. Накіруйце яго / яе да начальніка.