Аўтар:
Monica Porter
Дата Стварэння:
13 Марш 2021
Дата Абнаўлення:
1 Ліпень 2024
Задаволены
Справаздача аб бізнесе сёння з'яўляецца адным з найбольш эфектыўных сродкаў сувязі бізнес-аперацый. Нягледзячы на іх шырокія мэты, яны звычайна выкарыстоўваюцца, калі прадпрыемству ці індывіду неабходна прымаць важныя рашэнні. Каб скласці эфектыўныя справаздачы аб бізнэсе, спачатку трэба зразумець, што яны сабой уяўляюць і як імі можна карыстацца.
Крокі
Частка 1 з 2: Вызначце тып справаздачы, якую трэба напісаць
Прадстаўце ідэі. Гэта тып тлумачальныя справаздачы / прапановы. Гэтыя справаздачы могуць быць выкарыстаны для выпрацоўкі рэкамендацый кіраўніцтву або асобам, якія прымаюць рашэнні ў кампаніі, звычайна складаюцца з дзвюх частак: рэзюмэ і зместу. Рэзюмэ падкрэслівае вашу прапанову. Раздзел (змест) дадаткова аналізуе перавагі, выдаткі, рызыкі і г.д. прыходзьце з ім.
- Скажам, вы хочаце прапанаваць 3D-прынтэр для свайго аддзела. Для таго, каб пераканаць кіраўніка ўхваліць куплю гэтай прылады, вам неабходна напісаць тлумачэнне / справаздачу аб рэкамендацыі, каб афіцыйна звярнуцца да кіраўніцтва.
Апішыце рызыкі, звязаныя з пэўнай магчымасцю.Пратакол расследавання дапамагае вызначыць ступень рызыкі, звязанай з пэўным спосабам дзеянняў. Гэты тып справаздач вельмі дапамагае прадпрыемству ў прагназаванні магчымых наступстваў. Ён уключае ўводзіны, змест следства і высновы. Ва ўводзінах асвятляецца разглядаемая праблема. Змест апытання выкарыстоўваецца для абмеркавання фактаў і вынікаў расследавання. Выснова выкарыстоўваецца для абагульнення праблемы.- Дапусцім, што Фармацэўтычная кампанія X хоча супрацоўнічаць з Фармацэўтычнай кампаніяй Y, але ўсё яшчэ мае праблемы. Кампанія X не хоча супрацоўнічаць з кампаніяй, якая мае цяперашнія альбо мінулыя фінансавыя праблемы. Гэтая кампанія правядзе расследаванне і выкарыстае справаздачу аб расследаванні для глыбокага абмеркавання фінансавай інфармацыі кампаніі Y і яе дырэктараў.
Прадстаўляе інфармацыю аб захаванні пэўнага рэгулюючага органа. Гэта справаздачу аб адпаведнасці, выкарыстоўваецца, каб дапамагчы кампаніі прадэманстраваць сваю адказнасць. Гэта дэманструе адпаведнасць законам / нарматыўным актам і разумныя выдаткі кампаній перад кіраўнічымі органамі (гарадскімі, правінцыйнымі, дзяржаўнымі і г.д.). Гэта справаздача ўключае ўводзіны, змест справаздачы і заключэнне. Уступ звычайна змяшчае агляд асноўнага зместу справаздачы. Раздзел зместу прадстаўляе дадзеныя, падзеі і г.д. Выканаўчыя органы павінны ведаць. Высновы выкарыстоўваюцца для падвядзення вынікаў.- Напрыклад, Nestle павінна паказаць кіраўніцтву, што яны на працягу многіх гадоў прытрымліваюцца палітыкі і заканадаўства прымаючай краіны. У выніку яны выкарыстоўвалі свае штогадовыя справаздачы аб адпаведнасці, каб празрыста азнаёміцца са сваёй дзейнасцю за год.
Прэзентацыя магчымасці рэалізацыі прапанаванай ідэі альбо праекта. Даклады аб даследаваннях, якія выкарыстоўваюцца для вызначэння, практычная ці не ідэя, называюцца магчымы справаздачу. Гэта справаздача павінна быць складзена ў дзве часткі: рэзюмэ і змест справаздачы. Змест паказвае перавагі, магчымыя праблемы, звязаныя з гэтым выдаткі і г.д. прапанаванай ідэі. Кампанія можа выкарыстоўваць справаздачу аб тэхніка-эканамічным абгрунтаванні для вывучэння пытанняў, падобных на наступныя:- Ці можна выканаць гэты праект у межах бюджэту?
- Ці будзе гэты праект прыбытковым?
- Ці можа гэты праект быць завершаны ў адведзены тэрмін?
Прэзентацыя вынікаў следчых даследаванняў.Справаздача следчых даследаванняў прадстаўленне даследаванняў па праблеме альбо праблеме. Звычайна гэта глыбокі агляд канкрэтнай тэмы, які павінен уключаць раздзелы: кароткі змест, уводзіны, метадалогію даследавання, атрыманыя вынікі, высновы і рэкамендацыі. Адпаведныя даследаванні таксама павінны быць уключаны ў гэты справаздачу.- Напрыклад, кампанія можа правесці даследаванне па ўсёй кампаніі пра тое, забараняць ці не паліць у фае работнікаў. Аператар падрыхтуе справаздачу аб следчых даследаваннях.
Дапамажыце вашай кампаніі палепшыць сваю палітыку, прадукты ці бізнес-працэсы шляхам пастаяннага кантролю. Сфармуляваны на фіксаваных інтэрвалах, такіх як тыдні, месяцы, кварталы і г.д., Перыядычныя справаздачы прадукцыйнасць, прыбытак і страты альбо любыя іншыя крытэрыі могуць быць падрабязна разгледжаны на працягу пэўнага перыяду часу.- Напрыклад, кожны месяц прадстаўнік фармацэўтычных тавараў, верагодна, будзе ствараць табліцу, якая падсумоўвае колькасць іх званкоў.
Паведаміце пра канкрэтную сітуацыю. У адрозненне ад фіксаваных перыядаў часу, патрэбныя пэўныя сітуацыі паведаміць пра сітуацыю. Сітуацыя тут можа быць простай, як інфармацыя, атрыманая падчас семінара, альбо складанай, як паведамленне пра адказ на стыхійнае бедства. Гэты справаздача ўключае раздзелы: уступ, змест і высновы. Выкарыстоўвайце ўступ, каб вызначыць падзею і прайсці тое, што будзе разгледжана ў змесце справаздачы. Заключэнне выкарыстоўваецца для таго, каб заявіць пра прыхільнасць альбо дзеянні, неабходныя ў гэтай сітуацыі.- Напрыклад, пасля вялікай буры кіраўнічаму органу спатрэбіцца справаздача аб сітуацыі.
Прадстаўце рашэнне праблемы альбо сітуацыі.Справаздача аб параўнанні Разгледзім некалькі магчымых шляхоў вырашэння дадзенай сітуацыі. Зыходзячы з вынікаў, пісьменнік прапануе канкрэтны курс дзеянняў. Звычайна ён складаецца з трох частак: уступ, змест і заключэнне. Ва ўступе акрэслена мэта справаздачы. У сярэднім раздзеле апісваецца сітуацыя альбо праблема і магчымыя шляхі вырашэння / варыянты. Заключэнне паказвае лепшае рашэнне альбо альтэрнатыву.
- Улічыце, вытворца аўтамабіляў ABC хоча адкрыць завод у Азіі. Зыходзячы з таго, што трэба кампаніі, справаздача можа звузіць выбар да трох краін. Пасля гэтага будзе зроблена выснова, якая з усіх трох краін з'яўляецца лепшай фабрычнай пляцоўкай.
Частка 2 з 2: Напісанне справаздачы аб бізнесе
Вызначце мэты і фармат справаздачы. Спытаеце сябе, чаго вы хочаце дасягнуць праз справаздачу. Зыходзячы з жаданай мэты, выберыце адпаведны тып справаздачы са спісу, пералічанага вышэй.
- Незалежна ад адказу, вам трэба забяспечыць сцісласць вашай мэты. Калі мэта не ясная, справаздача толькі збянтэжыць чытачоў і, магчыма, парушыць яе аўтарытэт.
- Напрыклад, калі вы хочаце атрымаць большы рэкламны бюджэт для свайго аддзела. Затым справаздача павінна засяродзіцца на вашым бягучым бюджэце і на тым, як вы можаце эфектыўна выкарыстоўваць свой большы бюджэт.
Вызначце аўдыторыю. Чытачамі могуць быць аўтсайдэры (людзі, якія не працуюць у вашай кампаніі), альбо ўнутраныя. Улічыце наяўныя веды альбо знаёмства з мэтавай тэмай і падумайце, як яны будуць выкарыстоўваць інфармацыю, прадстаўленую ў справаздачы.
- Памятаеце, што незалежна ад таго, хто ваша аўдыторыя, няма больш пераканаўчай высновы, чым сума грошай, якую вы можаце прынесці сваёй кампаніі ці кліентам.
- Скажам, вы хочаце запусціць праграму сумеснага працаўладкавання ў сваім аддзеле і вызначыць, што аўдыторыя тут - галоўны кадравы дырэктар, выканаўчы дырэктар і генеральны дырэктар. Разгледзім узровень цікавасці да гэтай праграмы. Адказ будзе фармаваць тон справаздачы. Калі кампанія ніколі не разглядала такую праграму, гэтая справаздача будзе адначасова стратэгічнай і інфармацыйнай. У адваротным выпадку справаздача павінна быць менш інфарматыўнай і больш пераканаўчай.
Вызначце, чаму навучыцца. Самае складанае - не ў напісанні, а ў выснове і зборы дадзеных, неабходных для яго падтрымкі. Патрабуецца шмат навыкаў, уключаючы збор дадзеных і аналіз рынку. Што трэба ведаць вам, а потым кіраўніцтву, каб прыняць абгрунтаванае рашэнне па зададзенай тэме?
Атрымайце патрэбныя дадзеныя для справаздачы. Важна, каб вашы дадзеныя былі добра вывучаны. У адваротным выпадку справаздача можа не мець даверу. Сам збор дадзеных залежыць ад тыпу справаздачы, якую вы пішаце. Пераканайцеся, што выбраныя параметры дадзеных кароткія і адпавядаюць пункту справаздачы.
- Дадзеныя могуць быць унутранай інфармацыяй - гэта значыць, вы можаце хутка іх сабраць. Напрыклад, вы можаце атрымаць лічбы продажаў у аддзеле продажаў толькі адным званком. Іншымі словамі, вы можаце атрымаць дадзеныя і хутка ўнесці іх у справаздачу.
- Знешнія дадзеныя таксама могуць захоўвацца ўнутры. Калі некаторыя аддзелы сабралі дадзеныя аналітыкі кліентаў, звярніцеся да іх. Вам не трэба рабіць гэта расследаванне самастойна. Хоць гэта супярэчліва ў розных відах бізнесу, часта бізнес-рэпарцёру не трэба праводзіць прамое расследаванне.
- Скажам, вы пішаце тлумачэнне / справаздачу аб прапанове. Затым вы павінны вывучыць усе перавагі, якія вынікаюць з вашых прапаноў, і ўключыць гэтыя даследаванні ў свой справаздачу.
Арганізуйце і пішыце справаздачы. Як выбраць макет і напісаць справаздачу, залежыць ад вашых мэтаў. Напрыклад, макет справаздачы аб адпаведнасці будзе адрознівацца ад макета справаздачы аб тэхніка-эканамічным абгрунтаванні. Пасля таго, як вы ўявіце, як трэба арганізаваць справаздачу, вы можаце пачаць са свайго зместу.
- Разбіце звязаныя дадзеныя на асобныя часткі. Бізнес-справаздачы нельга пераблытаць з вялікай колькасцю дадзеных і інфармацыі. Арганізацыя дадзеных у асобныя часткі з'яўляецца ключом да паспяховага справаздачы аб бізнэсе. Напрыклад, вы можаце аддзяліць дадзеныя аб продажах ад дадзеных аналізу кліентаў і ўсталяваць для іх асобныя загалоўкі.
- Размясціце справаздачу з адпаведнымі загалоўкамі, якія можна хутка выявіць, як незалежнае даследаванне, але ў той жа час падтрымаць асноўную мэту справаздачы.
- Паколькі некаторыя раздзелы могуць залежаць ад аналізу ці ўкладу іншых, часта можна працаваць над кожнай часткай асобна, чакаючы вынікаў аналізу.
Зрабіце высновы з канкрэтнымі прапановамі. Зроблены вывад павінен быць ясным і павінен быць разумным вынікам уважлівага вывучэння дадзеных, прадстаўленых у справаздачы. Пры неабходнасці выразна прапануйце найлепшы спосаб дзеянняў, заснаваны на гэтых высновах.
- Кожная мэта павінна ўтрымліваць канкрэтныя і вымераныя дзеянні. Запішыце любыя змены ў апісанні працы, раскладзе або выдатках, неабходных для завяршэння новага плана. Кожная прэтэнзія павінна прадстаўляць новыя прамыя падыходы - тыя, якія дапамогуць дасягнуць мэты / рашэння, выкладзенага ў справаздачы.
Напішыце змест праекта. Рэзюмэ праекта павінна быць першай старонкай вашага справаздачы, але павінна быць і апошнім, што вы пішаце. У гэтым рэзюмэ прадстаўлены вынікі даследавання і высновы, а таксама вельмі кароткі агляд таго, што будзе прадстаўлена, калі чытач вырашыць працягнуць чытанне поўнага дакладу. Гэта як трэйлер фільма альбо рэферацыя навуковага артыкула.
- Рэзюмэ названа вышэй, таму што гэта амаль адзінае, што будзе чытаць заняты член савета. Прадстаўце тут усё важнае, максімум 200-300 слоў. Астатнюю частку можна вывучыць больш уважліва, калі яны хочуць даведацца больш.
Пры неабходнасці выкарыстоўвайце інфаграфіку для выкарыстання дадзеных. У некаторых выпадках можа быць карысна прадставіць колькасныя дадзеныя праз дыяграму альбо графік. Выкарыстоўвайце ў прэзентацыі колеры, бо яны прыцягнуць больш увагі і дапамогуць адрозніць інфармацыю. Па магчымасці выкарыстоўвайце кропкі-маркіроўкі, выкарыстоўвайце лічбы або дадзеныя кадра, каб зрабіць іх прасцей для чытання. Такім чынам, вы аддзяліце дадзеныя ад астатняй часткі справаздачы і пакажаце, што гэта значыць.
- У цэлым, візуальныя эфекты з'яўляюцца важным фактарам, робячы справаздачы пра бізнес больш цікавымі, калі сам тэкст і малюнкі могуць быць адносна сухімі. Але не заходзіце занадта далёка, выкарыстоўвайце толькі тады, калі гэта дарэчы і неабходна.
- Старонка, поўная тэксту, якая не ўтрымлівае табліц і малюнкаў, можа стамляць. Калі ласка, змесціце змесціва там. Інфармацыйнае акно таксама можа эфектыўна падсумаваць вашу прэзентацыю.
Пры неабходнасці спасылайцеся на крыніцы. У залежнасці ад тыпу даследавання, якое праводзіцца, вам можа спатрэбіцца растлумачыць крыніцу інфармацыі. Мэта старонкі дакумента або даведачнай крыніцы ў справаздачы аб бізнесе - даць крыніцу інфармацыі, каб іншыя маглі даведацца больш альбо знайсці дадзеныя пры жаданні.
- Выкарыстоўвайце правільны фармат для паведамлення пра цытаты, у залежнасці ад вашай галіны.
Прачытайце яшчэ раз двойчы. Арфаграфічныя альбо граматычныя памылкі могуць прымусіць чытачоў адчуць, што вы не прыкладаеце дакладу і паставіць пад сумнеў надзейнасць вынікаў даследавання. Акрамя таго, не забудзьцеся прадставіць інфармацыю ў дакладнай, кароткай форме.
- Напрыклад, не перашчыруйце з мудрагелістымі словамі і не выкарыстоўвайце вельмі доўгія сказы.
- Пазбягайце выкарыстання слэнгу.
- Калі і справаздача, і чытач цесна звязаны з пэўнай галіной, вы можаце выкарыстоўваць тэхнічны жаргон або тэрміналогію. Але будзьце асцярожныя, не перашчыруйце.
- Увогуле, справаздачы па бізнесе складаюцца ў пасіўнай форме і з'яўляюцца адным з нешматлікіх выпадкаў, калі больш пасіўны лепш.
- Часта вы можаце прапусціць памылкі, перачытваючы працу, адчуваючы сябе знаёмым з моманту напісання. Падумайце, каб у пакоі быў зачынены хтосьці іншы, хто таксама хоча паведаміць пра поспех. Будзьце адкрытымі для атрыманых водгукаў. Лепш, калі на памылку ўказваюць калегі, а не начальнікі. Праглядзіце кожны каментарый і перапішыце справаздачу.
Стварыце змест. Фарматуйце справаздачы аб бізнесе як мага больш фармальна, ствараючы змест для лёгкага кантролю і хуткага чытання. Уключыце ўсе важныя раздзелы, асабліва кароткі змест і заключэнне.
Зрабіце вокладку бізнес-справаздачы. Лепшы спосаб скласці добры, грунтоўны справаздачу аб расследаванні - гэта адпаведным чынам. Вы можаце выкарыстоўваць звязальнае рэчыва, абшэўкі альбо добрую паперу. Сутнасць тут заключаецца ў тым, што бізнес-справаздача павінна быць прывабнай, лёгкай для вачэй, дастаткова, каб выклікаць цікавасць чытачоў.
- Гэта таксама датычыцца ўсіх табліц і графікаў, уключаных у справаздачу.
