Задаволены

• крокі
• Частка 1 з 3: Выбар стылю і мовы службовай запіскі
• Частка 2 з 3: Падрыхтоўка да напісання службовай запіскі
• Частка 3 з 3: Напісанне службовай запіскі

Службовая запіска - гэта прыняты ва ўсім свеце спосаб перадачы інфармацыі ўнутры кампаніі. Службовыя запіскі могуць таксама выкарыстоўвацца ў карэспандэнцыі паміж двума кампаніямі. Службовая запіска павінна быць прафесійнай і ясна перадаваць інфармацыю. Не хвалюйцеся, калі вы ніколі не пісалі службовых запісак - дадзены артыкул навучыць вас гэтаму.

крокі

Частка 1 з 3: Выбар стылю і мовы службовай запіскі

1. 1 Не выкарыстоўвайце нефармальны мову. Мова службовай запіскі павінен быць простым, але афіцыйным.
   • Не пішыце такую ​​запіску: «Прывітанне! Нарэшце-то пятніцу! Я хачу расказаць вам аб адным важнай справе ».
   • Замест гэтага напішыце так: «Гэтая запіска праінфармуе вас аб ходзе работы над праектам 319».
2. 2 У службовай запісцы прытрымвайцеся нейтральнага тону - не варта быць занадта эмацыйным і суб'ектыўным. Рабіце ўсё магчымае, каб абапірацца на факты і доказы пры выказванні прэтэнзій.
   • Напрыклад, не трэба пісаць так: «Я думаю, што мы ўсе будзем нашмат больш шчаслівым, калі па пятніцах будзем прыходзіць на працу, у чым захочам».
   • Замест гэтага правядзіце даследаванне, ці ўсё супрацоўнікі хочуць апранацца па пятніцах у паўсядзённае адзенне і як гэта адаб'ецца на карпаратыўнай этыцы.
3. 3 Выкарыстоўвайце сігнальныя фразы. Калі вы збіраецеся прывесці доказы альбо спаслацца на крыніцу, не забудзьцеся выкарыстоўваць адпаведныя фразы.
   • Напрыклад: «Па нашых дадзеных, ...» або «Праведзеныя даследаванні сведчаць, што ...».
4. 4 Абярыце неабходны шрыфт і яго памер. Службовая запіска павінна быць лёгка чытэльнай, таму пазбягайце выкарыстання празмерна дробнага шрыфта; 11 або 12 - гэта стандартны памер шрыфта.
   • Вы таксама павінны выбраць просты стыль шрыфта, такі як Times New Roman. Не пішыце запіску смешным ці вычварным шрыфтам, напрыклад, Comic Sans (над вамі пасмяюцца, калі вы зробіце гэта!).
5. 5 Выкарыстоўвайце стандартныя поля. 2,5 см поля - гэта стандарт для службовых запісак, хоць некаторыя тэкставыя рэдактары могуць ўключаць шаблоны службовых запісак з вялікімі палямі (напрыклад, 3 см).
6. 6 Службовыя запіскі пішуцца з адзінарным міжрадковым інтэрвалам. Паміж абзацамі і часткамі пакідайце пусты радок.
   • У абзацах рабіць водступ ня варта.

Частка 2 з 3: Падрыхтоўка да напісання службовай запіскі

1. 1 Калі вам трэба паведаміць некалькім людзям пра чымсьці важным (па працы), то адпраўце ім службовую запіску. Вы нават можаце адправіць яе аднаму чалавеку, калі факт перадачы вамі інфармацыі павінен быць задакументаваны.
   • Тым не менш, у некаторых выпадках лепш проста пагаварыць з патрэбнымі вам людзьмі.
   • Акрамя таго, некаторую інфармацыю нельга перадаваць у пісьмовым выглядзе.
2. 2 У залежнасці ад інфармацыі, якая перадаецца змест і фармат запіскі могуць мяняцца. У большасці службовых запісак змяшчаецца наступная інфармацыя:
   • Новая ідэя або рашэнне праблемы.Напрыклад, калі вы ведаеце, як вырашыць праблему з планаваннем выдаткаў на аплату звышурочных, напішыце пра гэта ў службовай запісцы і адпраўце яе вашаму начальніку.
   • Распараджэння. Напрыклад, адпраўка службовай запіскі - гэта эфектыўны спосаб размеркаваць абавязкі на маючай адбыцца канферэнцыі, якая праводзіцца вашым дэпартаментам.
   • Справаздачу. Вы таксама можаце адправіць запіску, каб праінфармаваць калег аб нядаўна адбыўся падзеі, або паведаміць ім новую інфармацыю аб праекце, або прадставіць справаздачу аб выніках даследавання.
3. 3 Магчыма, вы працуеце над мноствам праектаў і хочаце расказаць пра іх у службовай запісцы. Не варта гэтага рабіць. Службовыя запіскі ўтрымліваюць інфармацыю па адным канкрэтным пытанні (тэме, праекце і так далей).
   • Службовая запіска павінна быць кароткай, інфарматыўнай і лёгка чытацца. Такім чынам, засяродзіўшыся толькі на адной тэме, вы гарантуеце, што інфармацыя прачытана і прынята да ведама.
4. 4 Змест і стыль запіскі залежаць ад мэтавай аўдыторыі, таму падумайце аб тым, хто будзе чытаць вашу запіску.
   • Напрыклад, стыль цыдулкі для вашых калегаў пра планаванне святкавання нейкі важнай даты і стыль цыдулкі для вашага начальніка са справаздачай аб праведзенай рабоце будуць моцна адрознівацца.

Частка 3 з 3: Напісанне службовай запіскі

1. 1 Назавіце запіску. Агульнапрынятая практыка ў дзелавой перапісцы - озаглавливать дакументы.
   • Напрыклад, у верхняй частцы старонкі напішыце «Запіска» або «Службовая запіска».
   • Назва можна змясціць па цэнтры або прыціснуць яго да левага краю старонкі. Лепш за ўсё паглядзець службовыя запіскі, атрыманыя вамі раней, і скапіяваць іх фармат.
2. 2 Напішыце загаловак вашай запіскі. Ён павінен ўключаць наступную інфармацыю:
   • КАМУ: напішыце імёны і пасады людзей, якім вы адпраўляеце запіску.
   • АД: напішыце ваша імя і пасаду.
   • ДАТА: напішыце дакладную дату, уключаючы год.
   • ТЭМА: прывядзеце кароткае, але дакладнае апісанне таго, пра што пойдзе гаворка ў запісцы.
   • Звярніце ўвагу, што замест «Тэма» вы можаце напісаць "Адносна».
3. 3 У спісе атрымальнікаў запіскі абавязкова пакажыце ўсіх людзей, якім вы збіраецеся яе адправіць. Абмяжуйце кола атрымальнікаў запіскі людзьмі, якіх тычыцца выкладзеная ў ёй інфармацыя.
   • Ня адпраўляйце запіску ўсім супрацоўнікам вашага дэпартамента або кампаніі, калі пытанне, выкладзены ў ёй, тычыцца толькі некалькіх чалавек.
   • Калі адпраўляць запіскі адразу ўсім супрацоўнікам кампаніі, то яны будуць засыпаны цыдулкамі і альбо будуць чытаць іх няўважліва, альбо ўвогуле не будуць чытаць.
4. 4 У спісе атрымальнікаў запіскі указвайце поўныя імёны і пасады. Нават калі вы на кароткай назе з вашым начальнікам, у дзелавой перапісцы лепш прытрымлівацца фармальнага тоны. Напрыклад, вы можаце назваць яго «Уладзімір», калі заходзьце да яго ў кабінет, але ў службовай запісцы звяртайцеся да яго як «спадар Дзмітрыеў» або «Уладзімір Мікалаевіч».
   • Майце гэта на ўвазе, калі складаеце спіс атрымальнікаў запіскі - указвайце поўнае імя і пасаду.
5. 5 Калі вы адпраўляеце запіску чалавеку з іншай кампаніі, вельмі важна вызначыць правільную форму звароту да яго. Выдаткуйце час, каб знайсці інфармацыю пра гэтага чалавека; хутчэй за ўсё, гэта можна зрабіць на сайце яго кампаніі.
   • Напрыклад, калі чалавек мае доктарскую ступень, абавязкова пакажыце гэта.
   • Таксама абавязкова знайдзіце пасаду, якую ён займае, гэтым чалавекам, і пакажыце яе ў вашай запісцы.
6. 6 Прадумайце тэму вашай запіскі. Яна павінна быць кароткай і зразумелай.
   • Напрыклад, «Новыя кліенты» - гэта даволі расплывістая тэма, і калі хтосьці захоча знайсці вашу запіску праз некалькі дзён ці тыдняў, то ён або яна зробіць гэта з цяжкасцю.
   • Лепшай тэмай з'яўляецца: «Справаздача з нагоды пашырэння кліенцкай базы».
7. 7 У службовых запісках, як правіла, прывітання не пішуцца. Але, калі хочаце, можаце пачаць тэкст запіскі з «Паважаны спадар Дзмітрыеў» або «Паважаныя калегі».
   • Запіска павінна быць кароткай і інфарматыўнай, таму прывітанне можна апусціць.
8. 8 Напішыце ўводны раздзел запіскі. У ім выразна выкладзіце мэты напісання і адпраўкі службовай запіскі.
   • Напрыклад, «Я пішу, каб ...». Уступная частка запіскі павінна ўтрымліваць кароткі агляд выкладанай ў ёй інфармацыі.
9. 9 Ўводны раздзел павінен быць кароткім. Няма неабходнасці выкладаць у ім дэталі і іншыя падрабязнасці.
   • Ўводны раздзел складзіце з некалькіх кароткіх прапаноў (кароткага абзаца).
10. 10 Вызначыцеся са стылем выкладу асноўнай інфармацыі. Яна павінна быць складзена ў 2-4 абзацах. Стыль разважання будзе залежаць ад самой інфармацыі.
    • Напрыклад, вы можаце падаваць інфармацыю ў парадку яе значнасці або згодна з працэсам, на якія пабіты ваш праект.
11. 11 Службовую запіску неабходна падзяліць на часткі (параграфы), каб яе чытачы маглі з лёгкасцю засвойваць інфармацыю; акрамя таго, раздзелы дапамогуць ім вызначыць важныя моманты ў запісцы.
12. 12 Назавіце кожны раздзел; назву параграфа павінна выразна паказваць на змяшчаецца ў ім інфармацыю.
    • Напрыклад, вы маглі б разбіць запіску аб які мае быць пераездзе офіса на наступныя раздзелы: «Новае месцазнаходжанне офіса», «Указанні для ўпакоўкі абсталявання і дакументаў», «Графік пераезду».
13. 13 Першы сказ кожнага раздзела павінна распавядаць чытачам, пра што пойдзе гаворка ў дадзеным параграфе.
    • Асобныя абзацы або раздзелы вашай запіскі павінны быць сфакусаваныя на нейкім пэўным моманце разгляданай тэмы.
14. 14 Для вылучэння важных момантаў стварыце іх пералік ці спіс. Гэта дапаможа чытачам засяродзіцца на ключавых момантах і хутчэй прачытаць і засвоіць інфармацыю.
15. 15 Памер службовай запіскі не павінен перавышаць 1-2 старонак.
    • Гэта стандартны памер службовай запіскі з адзінарным міжрадковым інтэрвалам і пустым радком паміж абзацамі.
16. 16 Падумайце пра ўключэнне абзаца, рэзюмуе выкладзеную інфармацыю. У большасці выпадкаў гэтага рабіць не трэба, асабліва калі вы напісалі кароткую запіску.
    • Але калі прэзентуемых інфармацыя вельмі складаная ці калі памер службовай запіскі больш стандартнага, то лепш ўключыць невялікі абзац, рэзюмуе выкладзеную інфармацыю (а менавіта ключавыя моманты).
17. 17 Абавязкова ўключыце абзац-заключэнне, нават калі вам здаецца, што ён не патрэбны. Падумайце аб наступным:
    • Якія мэты перасьледуе службовая запіска? Заахвоціць чытачоў нешта зрабіць? Ці павінны супрацоўнікі даць справаздачу ў пэўны тэрмін? Калі так, выразна пазначце гэта ў заключным абзацы.
    • Калі ніякіх далейшых дзеянняў не патрабуецца, напішыце наступнае заключэнне: «Я буду рады абмеркаваць гэтае пытанне» або «Калі ў вас ёсць пытанні ці заўвагі па гэтай тэме, я з задавальненнем адкажу на іх».
18. 18 Калі хочаце, у канцы запіскі пастаўце ваша імя або подпіс (але рабіць гэта не абавязкова). У гэтым выпадку паглядзіце на службовыя запіскі, атрыманыя вамі ад іншых супрацоўнікаў.
    • Калі яны падпісваюць запіскі (напрыклад, «З павагай, Іваноў А.А.), зрабіце так жа.
    • Калі вы не хочаце падпісваць запіску, вы можаце паставіць вашыя ініцыялы ў канцы дакумента.
19. 19 Зрабіце напамін пра якія-небудзь прыкладаннях, калі да запісцы прыкладаюцца табліцы, графікі або справаздачы. Для гэтага ў канцы дакумента напішыце, напрыклад, «Дадатак: Табліца 1».
    • Прыкладання абавязкова павінны быць згаданыя ў асноўным тэксце запіскі.
    • Напрыклад, калі вы пішаце аб які мае быць пераездзе ў новы офіс, вы можаце напісаць нешта накшталт: «Мы маем намер завяршыць пераезд да канца квартала. Глядзіце прыкладзеную табліцу 1 з падрабязным графікам пераезду ».
20. 20 Перад адпраўкай запіскі не забудзьцеся праверыць яе. Пераканайцеся, што прапановы складзеныя граматычна правільна, што ў запісцы няма арфаграфічных або сінтаксічных памылак і што выказаныя інфармацыя мае сэнс.
    • Ня адпраўляйце запіску пасля яе першай праверкі (калі, вядома, гэта не тэрміновая запіска). Адкладзеце дакумент і яшчэ раз праверце яго праз гадзіну. Магчыма, вы знойдзеце новыя памылкі і недакладнасці, якія вы прапусцілі раней.
    • Калі нататка змяшчае канфідэнцыйную інфармацыю, праверце палітыку вашай кампаніі адносна абмену канфідэнцыйнай інфармацыяй і даведайцеся імя супрацоўніка, які прагледзіць вашу запіску і дасць сваё заключэнне аб яе адпаведнасці устаноўленым правілах.