Задаволены

• крокі
• Метад 1 з 3: Падрыхтоўка да сустрэчы
• Метад 2 з 3: Падчас сустрэчы
• Метад 3 з 3: Пасля сустрэчы
• парады
• папярэджання
• Што вам спатрэбіцца

Будучы карпаратыўным сакратаром або сакратаром праўлення, а можа быць, уладальнікам малога бізнэсу, не выключана верагоднасць таго, што вы сутыкнецеся з неабходнасцю весці пратаколы карпаратыўных сустрэч. Гэтая задача вельмі важная, бо гэта не толькі патрабаванне заканадаўства, асабліва для некамерцыйных арганізацый: гэтыя пратаколы - частка афіцыйных запісаў кампаніі, яе гісторыя. Пратаколы могуць быць досыць лёгка аформленыя, калі прытрымлівацца пэўных правілах і фармату.

крокі

Метад 1 з 3: Падрыхтоўка да сустрэчы

1. 1 Загадзя (за некалькі тыдняў) адпраўце апавяшчэнне аб сустрэчы з указаннем даты, часу, месца і яе мэты ўсім, хто меркавана прыме ў ёй удзел.
2. 2 Для кожнага члена праўлення прыгатуйце спецыяльны пакет, які ўключае ў сябе: апавяшчэнне аб сустрэчы, пратакол папярэдняга пасяджэння, спіс як кантактнай інфармацыяй, так і той, якая будзе прадстаўлена на пасяджэнні (напрыклад, аналізы і бюджэтныя справаздачы). Калі інфармацыя канфідэнцыйная, то перадайце яе толькі ў тым выпадку, калі пра яе зойдзе размова, пасля таго як супрацоўнікі (у некаторых выпадках) і госці пакінуць памяшканне.
3. 3 Пераканайцеся, што ў вас пад рукой маюцца прыналежнасці для запісу матэрыялу, з якімі вам найбольш зручна працаваць, як напрыклад: нататнік, папка, ноўтбук або дыктафон.
4. 4 У дзень сустрэчы пераканайцеся, што ва ўсіх удзельнікаў ёсць пісьмовыя прыналежнасці, бэйджы (пры неабходнасці) і ахаладжальныя напоі.

Метад 2 з 3: Падчас сустрэчы

1. 1 Запішыце наступную інфармацыю:
   • Назва арганізацыі і тып пасяджэння.
   • Ці было выслана апавяшчэнне аб сустрэчы, і калі гэта так, то калі менавіта.
   • Дата пасяджэння і месца, дзе яно праходзіла.
   • Час, калі пачалося паседжанне.
2. 2 Запішыце прычыну правядзення пасяджэння, напрыклад: штоквартальную пасяджэнне членаў праўлення або штогадовыя выбары службовых асоб.
3. 3 Павінны быць пералічаныя:
   • Прысутныя на пасяджэнні члены праўлення, службовыя асобы і супрацоўнікі, а таксама іх абавязкі.
   • Тыя, хто адсутнічае.
   • Прысутныя госці, кім яны былі запрошаныя і прычыны, па якіх яны наведалі гэтае мерапрыемства.
   • Імя і пасаду старшыні сходу.
   • Твар, якое вядзе пратакол пасяджэння.
4. 4 Пакажыце колькасць удзельнікаў, неабходнае для кворуму, а таксама ці было гэта лік дасягнута.
5. 5 Запішыце вынікі галасавання аб прыняцці, пераглядзе або адмове ад пратаколу мінулага пасяджэння.
6. 6 Пры неабходнасці унясіце змены ў папярэднія пратаколы.
7. 7 Агучце актуальныя пытанні з папярэдняга пратаколу і зарэгіструйце ход іх абмеркавання, вынікі галасавання або агульны зыход.
8. 8 Адзначце ў пратакол любыя іншыя галасавання, выбары службовых асоб напрыклад, а таксама колькасць галасоў «за», «супраць» або «ўстрымаўся». За выключэннем тых, хто ўстрымаўся, не абавязкова запісваць імёны людзей і як яны прагаласавалі. Пазначце прычыну любога адмовы ад удзелу ў галасаванні, а таксама пакідаў ці хто-небудзь залу падчас гэтага галасавання.
9. 9 Складзіце спіс з пунктаў парадку дня і пакіньце паміж імі вольнае месца для напісання нататак.
10. 10 Зрабіце нататкі пра абмеркаванне пытанняў парадку дня, а таксама што і кім было сказана падчас яго.
11. 11 Пералічыце ўсе актуальныя пытанні, якія абмяркоўваліся падчас пасяджэння, а таксама людзей, якія павінны будуць выступіць на наступнай сустрэчы.
12. 12 Адзначце любыя абмеркавання пытанняў, якія не стаялі на парадку дня, і хто іх задаў, а таксама вынікі дадзеных абмеркаванняў.
13. 13 Пакажыце вынікі тых рашэнняў, якія былі прапанаваны да паўторнага разгляду, абнаўленню або галасавання. Само афіцыйнае рашэнне будзе прадстаўлена ў выглядзе асобнага дакумента.
14. 14 Пакажыце дату і час наступнай сустрэчы.
15. 15 Адзначце, што паседжанне было абвешчана скончаным па рашэнні большасці ці па адзінагалосным рашэнні. Пакажыце час канчатак пасяджэння.

Метад 3 з 3: Пасля сустрэчы

1. 1 Запоўніце пратакол настолькі поўна, наколькі гэта магчыма, і зрабіце гэта як мага раней.
2. 2 Вылучыце тлустым шрыфтам любыя вынікі галасаванняў, пункты парадку дня і прынятыя рашэнне.
3. 3 Як мага раней раздайце копіі пратаколу на разгляд ўсім удзельнікам пасяджэння, каб атрымаць ад іх водгукі пра яго змест. Калі не было прапанавана ніякіх зменаў, аформіце пратакол афіцыйна, а затым змесціце яго ў адмысловую тэчку для карпаратыўных сустрэч. Раздайце копіі фінальнай версіі пратаколу ўсім удзельнікам пасяджэння і тым, хто на ім адсутнічаў.

парады

• Калі вам нешта незразумела, адразу ж задайце адпаведныя пытанні, каб ход абмеркавання быў запісаны карэктна. Для таго, каб папрасіць якіх-небудзь тлумачэнняў, не трэба чакаць да таго часу, пакуль вы цалкам накідалі чарнавік пратаколу.
• Прынятыя рашэнні і вынікі галасаванняў павінны быць паказаны ў пратаколе, аднак іх копіі таксама павінны захоўваецца ў асобнай тэчцы ў месцы, абароненым ад агню вады і іншых фактараў. Электронныя копіі таксама павінны захоўваецца разам з гэтай папкай.
• Не спрабуйце запісваць кожнае слова ў ходзе пасяджэння: напішыце ў агульных рысах пра тое, што было сказана. Вы можаце больш поўна раскрыць ход абмеркавання пасля таго, як скончыце запаўняць пратакол.
• Правілы вашай кампаніі могуць забараняць выкарыстанне электронных сродкаў сувязі. Зараз такое сустракаецца даволі рэдка - усё залежыць ад часу, калі былі напісаныя правілы, і ці былі яны перагледжаны за мінулыя гады. Таму, перш чым такім чынам мець зносіны з удзельнікамі пасяджэння, пераканайцеся, што вы нічога не парушаеце. Вы таксама можаце прапанаваць ўнесці папраўкі ў такога роду правілы, калі яны безнадзейна састарэлі.

папярэджання

• Будзьце асцярожныя, калі падаеце чарнавік пратаколу ўдзельнікаў сустрэчы для яго разгляду і праверкі, бо гэта дае ім магчымасць змяніць усё тое, што яны сказалі. Калі пратакол цалкам скончаны, пераканайцеся, што кожнаму вядома аб любым унесеным у яго змене: ткі чынам інфармацыя будзе вытлумачана правільна, і ніхто не будзе ўведзены ў зман.

Што вам спатрэбіцца

• тэчкі
• Прыналежнасці для запісу матэрыялу (нататнікі, аловак або ручка, ноўтбук або дыктафон)
• Бэйджы, калі яны неабходныя
• Пакеты, якія змяшчаюць усю неабходную для сустрэчы інфармацыю
• Нататнікі і ручкі / алоўкі для ўдзельнікаў пасяджэння
• ахаладжальныя напоі