Задаволены

• Крок
• Частка 1 з 3: Імпарт Excel у Access (падрыхтоўка)
• Частка 2 з 3: Імпарт Excel у Access
• Частка 3 з 3: Выкарыстанне майстра для завяршэння імпарту
• Папярэджанні

Access - гэта рэляцыйны менеджэр баз дадзеных, які дазваляе імпартаваць адну або некалькі баз дадзеных Excel, каб можна было параўноўваць агульныя палі. Паколькі адзін файл Access можа ўтрымліваць некалькі электронных табліц Excel, праграма таксама з'яўляецца выдатным спосабам збору або аналізу вялікай колькасці інфармацыі. Па-першае, аднак, вам трэба імпартаваць ліст Excel у Access.

Крок

Частка 1 з 3: Імпарт Excel у Access (падрыхтоўка)

1. Адкрыйце абедзве праграмы на вашым кампутары. Вам трэба будзе набыць і загрузіць пакет Microsoft Office з Excel і Access. Вы можаце зрабіць гэта ў Інтэрнэце на сайце Microsoft.
   • Пасля загрузкі праграм націсніце "Пуск" у Windows і выберыце "Усе праграмы".
   • Націсніце на "Microsoft Office", а затым выбярыце "Доступ" (альбо "Excel") з выпадальнага меню. Магчыма, у вас ужо ёсць электронная табліца Excel, якую вам нехта адправіў альбо вы загрузілі ў іншае месца. Вы можаце адкрыць яго з дапамогай Office на вашым кампутары.
2. Ачысціце ліст Excel перад імпартам у Access. Прасцей будзе зрабіць некалькі простых крокаў перад імпартам ліста Excel у Access. Справа ў тым, што вашы дадзеныя супадаюць паміж імпартаванымі лістамі.
   • Карысна пераканацца, што першы радок на лісце Excel утрымлівае загалоўкі вашых слупкоў (альбо назвы палёў) і што яны вельмі зразумелыя і зразумелыя. Напрыклад, для слупка прозвішчаў людзей вы можаце назваць загаловак / імя поля слупком "Прозвішча". Будзьце выразным і дакладным, бо гэта палегчыць параўнанне загалоўкаў слупкоў у двух лістах Excel.
   • У Access вы можаце звязаць адпаведныя палі паміж двума ці больш лістамі. Дапусцім, у вас ёсць ліст Excel з інфармацыяй аб заробку. Тут утрымліваюцца імёны і прозвішчы людзей, адрасы і заробкі. Напрыклад, выкажам здагадку, што вы хочаце параўнаць гэты ліст з Access з другім лістом Excel, які змяшчае інфармацыю пра фінансавыя ўнёскі ў кампанію. Гэты другі ліст змяшчае імёны, адрасы і ахвяраванні людзей. Што вы можаце зрабіць з Access, гэта параўнаць розныя загалоўкі слупкоў адзін з адным. Вы можаце звязаць загалоўкі імёнаў, каб убачыць, дзе знаходзяцца людзі з аднолькавым імем у абедзвюх базах дадзеных.
   • Праверце працоўныя аркушы Excel, каб пераканацца, што да кожнага тыпу дадзеных аднолькава, і ачысціце іх перад імпартам у Access. Яны павінны быць, як гэта называе Access, "рэляцыйныя". Напрыклад, калі гіпатэтычная табліца заробку ўтрымлівае ў адным слупку імя, прозвішча і сярэдні пачатковы знак, але другая табліца змяшчае толькі імя і прозвішча ў асобных слупках, Access зарэгіструе гэта як несупадзенне. Загалоўкі / палі слупкоў павінны быць аднолькавымі.
3. Разбіць інфармацыю ў слупку ў Excel. Каб вырашыць гэтую праблему, вы можаце падзяліць дадзеныя ў слупку ў Excel, каб у Access не было пазначана як "не супадае".
   • Напрыклад, вы можаце падзяліць першае імя на ўласны слупок, сярэдні ініцыял у сваім слупку і прозвішча ў сваім слупку. Калі гэта робіцца такім жа чынам на другім аркушы, то сувязь паміж, напрыклад, прозвішчам і прозвішчам у Access, павінна генераваць адпаведнасць, калі імёны аднолькавыя.
   • Каб падзяліць слупок у Excel, вылучыце слупок дадзеных, які вы хочаце падзяліць. Націсніце на "Дадзеныя" ў галоўным меню Excel. Націсніце на "Тэкст у слупкі". Увогуле, вы выбіраеце варыянт "Разведзены". Націсніце Далей.
4. Працягвайце дзяліць аб'яднаныя слупкі з дапамогай майстра. Цяпер вы гатовыя завяршыць працэс падзелу аб'яднаных дадзеных у адзін слупок на некалькі слупкоў.
   • Выберыце, як "раздзяляюцца" дадзеныя ў слупку. Гэта азначае, што кожны біт інфармацыі ў калонцы чымсьці аддзяляецца. Самы распаўсюджаны выбар - прабел, коска ці кропка з коскай. Інфармацыя часта падзяляецца толькі прабелам. Як і ў наступным прыкладзе: Імя "Джон А. Лань" адлюстроўваецца ў адным слупку. Першае імя Джон аддзяляецца ад сярэдняга першага А прабелам. Прозвішча Лань ад сярэдняга першага А аддзелена прабелам. Таму выберыце месца ў якасці раздзяляльніка ў майстры.
   • Націсніце Далей. Націсніце на Гатова. Праграма падзяляе Джона, А. і Лань на тры калонкі. Затым вы можаце даць новым слупкам новыя назвы загалоўкаў, каб паказаць, якія дадзеныя яны ўтрымліваюць (прозвішча, імя і г.д.). Перш чым зрабіць гэта, добра стварыць некалькі пустых слупкоў справа ад дадзеных, якія вы падзяляеце, бо яны будуць пераносіць дадзеныя ў новыя пустыя слупкі (замест слупкоў, якія ўжо ўтрымліваюць дадзеныя).

Частка 2 з 3: Імпарт Excel у Access

1. Адкрыйце праграму Access на вашым кампутары. Перайдзіце ў меню "Пуск", абярыце Microsoft Office і націсніце Microsoft Access. Вам трэба адкрыць новую пустую базу дадзеных Access, каб імпартаваць у яе ліст Excel.
   • Абярыце "Ачысціць базу дадзеных працоўнага стала", каб стварыць новую базу дадзеных з праграмы Access.
   • Перайменаваць, калі хочаце. Націсніце на "Стварыць".
2. Імпартуйце ліст Excel у Access. На наступным этапе трэба атрымаць ліст Excel (альбо некалькі) у базе дадзеных Access.
   • Націсніце на "Знешнія дадзеныя" на панэлі інструментаў з дыспетчара баз дадзеных Access. Выберыце "Excel" У некаторых версіях Access вы можаце знайсці гэтую функцыю, націснуўшы "Файл" у галоўным меню і "Атрымаць знешнія дадзеныя".
   • Калі адлюструецца "Імя файла", націсніце "Агляд". Гэта дазволіць знайсці ліст Excel на вашым кампутары.
   • Пакіньце сцяжок "Імпартаваць зыходныя дадзеныя ў новую табліцу ў бягучай базе дадзеных". Гэта ўстаноўлена па змаўчанні.
   • Знайшоўшы на сваім кампутары ліст Excel, які вы хочаце імпартаваць, націсніце яго. Націсніце "ОК". Адкрыецца майстар доступу да імпарту Excel.

Частка 3 з 3: Выкарыстанне майстра для завяршэння імпарту

1. Выканайце дзеянні майстра ў Access. Каб скончыць імпарт працоўнага ліста, трэба прайсці этапы майстра.
   • Выберыце ліст у кнізе Excel, які вы хочаце імпартаваць. Часам гэта лёгка, бо ліст Excel - гэта ўсяго адзін ліст. Аднак часам людзі ствараюць некалькі лістоў на адным лісце Excel, якія вы можаце прагледзець, націснуўшы на ўкладкі ўнізе ліста. Калі так, вы павінны паведаміць майстру доступу, якую электронную табліцу выбраць. Націсніце Далей.
   • На наступнай старонцы ёсць поле з пытаннем, ці ёсць у першым радку ліста Excel загалоўкі слупкоў. Гэта радок на працоўным аркушы, які ідэнтыфікуе дадзеныя ў кожным слупку (напрыклад, прозвішча, адрас, заробак і г.д.). Добра спачатку ачысціць ліст Excel, каб пераканацца, што ў першым радку загалоўкаў слупкоў ёсць выразныя загалоўкі слупкоў. Затым адзначце "Так", што першы радок змяшчае загалоўкі слупкоў. Гэта самы просты падыход. Націсніце Далей.
   • Калі першы радок не ўтрымлівае загалоўкаў слупкоў, наступнае акно запытае, ці хочаце вы перайменаваць палі ў Access (гэта загалоўкі слупкоў). Калі перад імпартам вы яшчэ не далі кожнаму палю дакладнае і лёгка ідэнтыфікаванае імя (рэкамендуецца), вы можаце зрабіць гэта тут.
2. Завершыце імпарт. З пункту гледжання імпарту трэба зрабіць яшчэ некалькі крокаў. Наступнае акно майстра спытае, ці хочаце вы паказаць першасны ключ.
   • Вам не трэба гэтага рабіць, але гэта магчыма. Першасны ключ азначае, што Access прызначае кожнаму радку дадзеных унікальны нумар. Гэта можа спатрэбіцца пазней пры сартаванні дадзеных. Націсніце Далей.
   • На апошнім экране майстра ёсць месца для імя па змаўчанні. Вы можаце змяніць назву ліста Excel, які вы хочаце імпартаваць (ён стане "табліцай" у Access у левай частцы старонкі, калі скончыце імпартаваць).
   • Націсніце на "Імпарт". Націсніце на "Зачыніць". Вы ўбачыце свой стол у левай частцы экрана. Цяпер ён імпартаваны ў Access.
   • Калі вы хочаце звязацца з больш чым адной асновай дадзеных, паўторыце гэты працэс з іншым альбо некалькімі лістамі Excel. Цяпер вы гатовыя параўнаць дадзеныя ў працоўных лістах у Access.

Папярэджанні

• Калі файл Excel паходзіць з іншай версіі Office, акрамя Access, вы можаце заўважыць праблемы пры плаўным імпарце файлаў.
• Гэта нельга падкрэсліць дастаткова: перад імпартам вам прыйдзецца ачысціць ліст Excel. Гэта часткова азначае аналіз дадзеных, якія вы маеце, на наяўнасць праблем.
• Заўсёды захоўвайце копію арыгінальных электронных табліц, каб, калі вы заблыталіся, вы маглі паўтарыць працэс.
• Вы не можаце імпартаваць больш за 255 палёў у Access.