Задаволены

• Крок
• Парады

Напісанне лістоў - само па сабе мастацтва, якое можа вызначыць, ці будуць вашы словы ўспрымацца сур'ёзна альбо ігнаравацца. Калі вы пішаце суправаджальны ліст, ліст сябру альбо проста электронны ліст калегу, усё павінна пачынацца з добра напісанага ўступу, які прыцягвае ўвагу чытача і прымушае далейшае чытанне.Навучанне падыходу да адрасата, напісанню прывабнага радка і напісанню цікавага ўступу дапаможа вам напісаць ліст, які варта прачытаць.

Крок

1. Даведайцеся, каму менавіта трэба адправіць ліст. Асабісты прывітанне прыцягне ўвагу чалавека значна хутчэй, чым агульны прывітанне. Акрамя таго, гэта паказвае, што вы можаце знайсці важную асноўную інфармацыю, напрыклад, імя чалавека, якому вы пішаце.
   • Калі вы пішаце суправаджальны ліст альбо іншы тып дзелавога ліста, знайдзіце некалькі хвілін, каб даведацца імя атрымальніка. Звычайна, правёўшы невялікія даследаванні, вы знойдзеце імя кіраўніка чалавечых рэсурсаў, каардынатара людскіх рэсурсаў альбо кіраўніка, з якім вы будзеце праходзіць сумоўе. Калі вы не можаце знайсці інфармацыю ў Інтэрнэце, ветлівы тэлефонны званок часта можа ўдакладніць, каму звярнуцца з вашым лістом.
   • Увогуле, лепш пазбягаць такіх прывітанняў, як "Паважаны сэр / спадарыня". Такі прывітанне зусім не асабісты, таму чытач не будзе ўражаны, а значыць, ваш ліст можа не запомніцца, калі яго наогул прачытаць.
     • Напрыклад, уявіце, што вы наймаеце людзей, і вы атрымліваеце два лісты - адзін з прывітаннем "Паважаны сэр / спадарыня", а другі з вашым канкрэтным імем. Як вы чакаеце, каго з заяўнікаў будзе лепш выконваць сваю працу, і таму яго варта наняць?
2. Калі вы не можаце знайсці дакладнае імя чалавека, якому пішаце, не раздражняйцеся! Часам гэтая інфармацыя наўмысна хаваецца. У гэтых выпадках "Паважаны сэр / спадарыня" прымальны.
   • Напрыклад, калі вы накіроўваеце рэкамендацыйны ліст альбо афіцыйны ліст каму-небудзь з кампаній, імя якога вы не ведаеце, можна выкарыстоўваць агульны прывітанне, напрыклад, "Каму гэта можа датычыцца".
3. Пачніце свой ліст з правільнага прывітання. Калі вы ведаеце, каму пішаце, гэта проста "Паважаны * імя чалавека *". За невялікім выключэннем, заўсёды звяртаюцца да канкрэтнага чалавека.
   • Калі вы пішаце камусьці важнаму, напрыклад, ураду, прафесару ці рэлігійнаму дзеячу, скарыстайцеся канкрэтнай формай звароту для гэтай пасады.
     • Напрыклад, калі вы пішаце Упаўнаважанага рабіна, ваш прывітанне павінна быць "Дарагі равін * Прозвішча *" альбо "Дарагі рабін"; калі вы пішаце прэзідэнту ЗША, ваш прывітанне гучыць "Паважаны спадар прэзідэнт".
     • Большасць назваў бізнесу не патрабуе спецыяльнай формы звароту; "Шаноўны выканаўчы дырэктар Біл Гейтс" - гэта прыклад даволі дрэннай і нязграбнай формы гучання. Юрысты і юрысты - гэта важнае выключэнне.
4. Двойчы праверце напісанне імя атрымальніка. Памылкова напісанае імя вельмі абразлівае і, перш за ўсё, вельмі неахайнае.
   • Не толькі будзьце асцярожныя з іменамі і назвамі працоўных месцаў, якія гучаць з замежнай мовай, але і знаёміцеся з тымі, якія вы можаце лёгка напісаць няправільна, калі вы нядбалі. Нават калі вы не ведаеце розніцы паміж, напрыклад, Джонам Смітам і Джонам Смітам, абедзве сям'і, верагодна, успрымуць такую ​​памылку цалкам сур'ёзна.
   • Будзьце асцярожныя, выкарыстоўваючы назвы пасад у якасці формы звароту. Выкарыстанне няправільнай назвы працы можа лічыцца вельмі абразлівым. Напрыклад, падобная па гучанні назва працы, напрыклад "Памочнік рэгіянальнага мэнэджара" і "Памочнік рэгіянальнага мэнэджара", можа выклікаць збянтэжанасць.
5. Пачніце з прыцягнення ўвагі лініі адкрыцця. Радок, які адкрывае ліст, прыцягвае ўвагу і задае тон астатняй частцы ліста. Параўнайце напісанне ліста з рыбалкай і ўдумайцеся ў прынаду ў пачатковым сказе. Вы хочаце, каб заахвоціць чытача, каб потым злавіць яго з дапамогай гэтага радка адкрыцця.
   • Калі вы пішаце суправаджальны ліст, вы хочаце, каб ваш ліст вылучаўся сярод усіх незлічоных суправаджальных лістоў, з якімі вы канкуруеце. Напрыклад, вылучыўшы свае самыя унікальныя і цікавыя дасягненні ў пачатку вашага ліста, вы гарантуеце, што вас абавязкова заўважаць і, спадзяюся, пераканаеце чытача, каб ён ці яна хацелі даведацца пра вас больш.
   • Пазбягайце выкарыстання дзелавых ці нязграбных фраз у дзелавых лістах. Частка мастацтва напісання лістоў - выкарыстанне патрэбных слоў. Памятаеце, што атрымальнік, напэўна, ужо прачытаў шмат лістоў, падобных на ваш. Паспрабуйце вылучыцца!
   • Пазбягайце такіх фраз, як "Прывітанне. Мяне завуць ... "," Я пішу гэты ліст, таму што ... ", альбо" Я думаў напісаць ... ". Яны распаўсюджаныя, але непатрэбныя - ваша імя ўжо згадваецца ў лісце, прычына, па якой вы пішаце, павінна быць зразумелай, і ніхто не чытае вашых думак - яны чытаюць тое, што вы пішаце.
6. Дакажыце сябе ў першым абзацы. Першы абзац з'яўляецца працягам вашага выдатнага адкрыцця. Часам для сканчэння першага абзаца патрэбен адзін сказ.
   • Паспрабуйце выклікаць цікавасць праз першы абзац. Ваш першы абзац - гэта свайго роду пробная версія астатняй часткі вашага ліста - калі чытачу ваш першы абзац не спадабаецца, ён ці яна можа не чытаць астатнюю частку вашага ліста. Пачні магутна! Напрыклад, калі вы пішаце суправаджальны ліст і хочаце пералічыць свае дасягненні на працы, не пачынайце з найменш важных дасягненняў - магчыма, чытач перастаў чытаць перад тым, як прачытаць самыя важныя вашы дасягненні!
   • У дзелавых лістах і суправаджальных лістах у першым абзацы вельмі дакладна раскажыце, што вы можаце зрабіць для атрымальніка і чаму пішаце.
     • Калі вы напішаце вядучае прапанову, напрыклад, "Я вельмі дасведчаны прадавец камп'ютэрных крам і шмат чаго ведаю пра кампутары", гэта падасца чытачу бессэнсоўным і не цікавіць чытача. Частка накшталт "На працягу шматгадовага досведу я магу паспрыяць поспеху вашай крамы камп'ютэраў. Я магу выкарыстоўваць свой вопыт, каб даць індывідуальную параду любому тыпу кліента ". Гэта ўжо нашмат больш канкрэтна і гучыць як тое, што патрэбна чытачу, і што прымушае яго захапляць і чытаць далей.
7. Усталюйце сувязь у першым абзацы. Гэта асабліва важна для дзелавых лістоў, дзе чытач мае абмежаваны час, таму ваш ліст можа быць нават не прачытаны. У вашым першым абзацы павінна быць указана, хто вы ёсць, і мэта вашага ліста. Калі гэта дастасавальна, вы можаце згадаць папярэднюю размову альбо кантакт, каб асвяжыць памяць чытача, каб было ясна, хто вы зноў. Вы можаце сказаць, хто вас накіраваў. Відавочна, вам трэба даць зразумець, наколькі вы выдатныя, але будзьце асцярожныя, каб вас не тлумачылі як выхвалянне.
   • Напрыклад, у заяве тыпу "Я пішу ў адказ на нашу размову 20 чэрвеня адносна здзелкі праз мост" вельмі канкрэтна гаворыцца пра прадмет ліста. Такія выказванні вельмі карысныя для чытачоў - яны ўключаюць падрабязнасці папярэдняга кантакту і ласкава памятаюць, пра што быў гэты кантакт, робячы ваш ліст працягам папярэдняй размовы, а не раптоўным і, магчыма, недарэчным перапыненнем.
   • Парэзаць. Ніхто не хоча чытаць занадта зацятыя тэксты - і навошта абцяжарваць чытанне, пішучы ліст таму, ад каго нешта трэба?
   • Паспрабуйце зрабіць свой першы абзац лаканічным і лёгкім для чытання, а таксама цікавым. Калі гэта гучыць складана, ну ... цяпер вы ведаеце, чаму напісанне лістоў - само па сабе мастацтва!

Парады

• Прапусціце прывітанне ("Дарагія і так") для звычайнай і неафіцыйнай перапіскі. Прыклады ўключаюць лісты, адпраўленыя кампаніяй, альбо асабістыя паведамленні электроннай пошты, мемарандумы і афіцыйныя справаздачы.
  • Ліст адрозніваецца ад мемарандума, аб'явы альбо адкрытага ліста, бо адрасаваны аднаму чалавеку. Напрыклад, калі вы пішаце просьбу, адрасаваную вялікай колькасці розных людзей, якія вы хочаце ад іх зрабіць, альбо паведамленне пра тое, што нешта адбылося альбо павінна адбыцца, падумайце аб змене фармату паведамлення.
• Калі вы дасылаеце важны ліст, зрабіце копію. Па любой прычыне вы хочаце мець копію для сябе, як толькі ваш ліст будзе адпраўлены, яго не будзе, таму можа быць разумным зрабіць копію.
• Нефармальнасць мае два бакі - гэта можа палепшыць альбо сапсаваць ваш ліст. Неафіцыйны тон можа вылучыць ваш ліст і дапамагчы зразумець вашу думку, але ён можа стаць непрафесійным і легкадумным. Гэта залежыць толькі ад вашага атрымальніка. Калі вы незнаёмыя з атрымальнікам, ведайце, што нефармальнасць можа быць рызыкоўнай.
• Вельмі карысна, калі вы можаце выказаць важныя рэчы некалькімі словамі, асабліва ў бізнес-кантэксце. Для заяўнікаў уменне добра і коратка размаўляць у матывацыйным лісце - ваша першае выпрабаванне. Для гэтых лістоў знайдзіце дадатковы час, каб пераканацца ў тым, што вы цалкам засвоіце асновы, напрыклад, правільны прывітанне.