Задаволены

• Крок
• Частка 1 з 3: Планаванне справаздачы аб рабоце
• Частка 2 з 3: Складанне справаздачы аб рабоце
• Частка 3 з 3: Стварэнне эфектыўнасці справаздачы
• Парады
• Папярэджанні

Напісанне справаздачы аб працы можа ўразіць, хаця гэта можа быць прасцей, чым вы думаеце. Працоўныя справаздачы звычайна выкарыстоўваюцца для тлумачэння ходу працоўнага праекта альбо для высноў і рэкамендацый па пытаннях працоўнага месца. Каб лёгка напісаць эфектыўны справаздачу аб працы, пачніце з разгляду вашай мэты, вашай аўдыторыі, даследавання і паведамлення. Затым падрыхтуйце справаздачу, выкарыстоўваючы стандартны фармат бізнес-справаздачы. Нарэшце, вы можаце змяніць справаздачу, каб зрабіць яе эфектыўнай.

Крок

Частка 1 з 3: Планаванне справаздачы аб рабоце

1. Вызначце мэту і прадмет даклада. Магчыма, нехта папрасіў у вас справаздачу. Мэта ці тэма, верагодна, будуць уключаны ў запыт. Калі вы не ўпэўненыя, у чым мэта або тэма, падумайце, што вы даносіце да сваёй аўдыторыі. Вы таксама можаце папрасіць тлумачэнняў у свайго начальніка ці кіраўніка.
   • Напрыклад, мэтай можа быць аналіз бізнес-праблемы, тлумачэнне вынікаў праекта, над якім вы працавалі, альбо прадастаўленне кіраўніку агляду ходу вашай працы.
2. Вызначце тон і мову, якія адпавядаюць мэтавай аўдыторыі. Улічыце, што мэтавая аўдыторыя ўжо ведае, а таксама жаргон, які яны зразумеюць. Пры напісанні справаздачы аб працы часта можна выкарыстоўваць больш прафесійную мову і жаргон, чым пры напісанні для шырокай публікі.
   • Хто будзе чытаць даклад? Уключыце ў сваю аўдыторыю тых, хто можа разумна скарыстацца справаздачай.
   • Калі вы пішаце для чытачоў розных тыпаў, уключыце ўсю неабходную інфармацыю, каб нават самы мала інфармаваны чытач мог лёгка яе зразумець. Аднак выкарыстоўвайце загалоўкі для кожнага раздзела, каб інфармаваныя чытачы маглі прапускаць непатрэбную ім інфармацыю. Вы таксама можаце ўключыць раздзелы для кожнай аўдыторыі, каб задаволіць іх індывідуальныя патрэбы.
3. Збярыце даследчыя і дапаможныя матэрыялы, калі гэта дастасавальна. Уключыце матэрыялы, па якіх вы рабілі высновы альбо распрацоўвалі рэкамендацыі. Вы будзеце спасылацца на гэта падчас падрыхтоўкі справаздачы, і, магчыма, вам спатрэбіцца ўключыць яго ў дадаткі да справаздачы. Пры падрыхтоўцы справаздачы трэба ўключыць наступныя рэчы:
   • Фінансавыя дэталі
   • Табліцы
   • Графікі
   • Статыстыка
   • Апытанні
   • Анкеты
   • Размовы з экспертамі, калегамі, кліентамі і г.д.
4. Праглядайце свой прагрэс, калі пішаце справаздачу аб прагрэсе. Добры справаздачу аб ходзе дае хуткі агляд вашай працы, што вы будзеце рабіць і ці ідзе праект да канца. Лепш думаць пра гэта як пра адказ людзей на пытанні, якія тычацца вашага праекта. Вось што трэба ўключыць у справаздачу:
   • Ці змяніўся тэрмін праекта?
   • Якія задачы вы рабілі з апошняга справаздачы аб ходзе?
   • Якія задачы вы будзеце рабіць далей?
   • Ці паспяваеце вы своечасова завяршыць праект? Калі не, то чаму?
   • З якімі вузкімі месцамі вы сутыкаліся і як збіраецеся іх вырашаць?
   • Вы даведаліся што-небудзь у гэтым месяцы?
5. Зрабіце контур з інфармацыяй для ўключэння ў справаздачу. Запішыце свае ідэі ў схеме і выкарыстоўвайце іх у якасці дапаможніка для пісьма. Робячы гэта, распрацуйце загалоўкі дакладу, каб дапамагчы арганізаваць, што сказаць. Агляд не павінен быць акуратным альбо добра распрацаваным, бо ён прызначаны толькі для ўласнага выкарыстання.
   • У большасці выпадкаў вы павінны пачаць справаздачу з тлумачэння вынікаў і высноў альбо рэкамендацый. Тады растлумачце, як вы дайшлі да гэтага моманту, і свае развагі, калі гэта дастасавальна.
   • Калі вы збіраецеся зрабіць спрэчную выснову альбо рэкамендацыю, спачатку растлумачце працэс і развагі, каб ваша мэтавая аўдыторыя змагла зразумець, чаму вы прыдумалі гэтую ідэю.

Частка 2 з 3: Складанне справаздачы аб рабоце

1. Выкарыстоўвайце тытульны альбо тытульны ліст. На тытульным лісце павінна быць назва справаздачы, пасля якой - у асобным радку - дата, калі вы яго падалі. На трэцім радку вы называеце імёны ўсіх аўтараў. Затым напішыце назву вашай арганізацыі на чацвёртым радку.
   • У некаторых выпадках вы можаце таксама ўключыць матывацыйны ліст, які тлумачыць, чаму вы напісалі справаздачу, што яна прадугледжвае і што, на вашу думку, трэба рабіць далей. Гэта больш характэрна для справаздач, якія доўга рыхтаваліся альбо патрабавалі дадатковых тлумачэнняў, перш чым чытач прагледзіць сам даклад.
   • У справаздачы аб ходзе вы ўказваеце сваё імя, назву праекта, дату і справаздачны перыяд на тытульным лісце. Змесціце кожны прадмет у асобны радок. Вы можаце пазначыць кожны радок "імем", "назвай праекта", "датай" і "справаздачным перыядам", а можна проста пералічыць інфармацыю.
   • Спытаеце начальніка, ці ёсць якія-небудзь канкрэтныя рэкамендацыі па фарматаванні справаздачы аб працы. Ён ці яна - лепшая крыніца для падрыхтоўкі вашага дакладу.
2. Падайце кароткі змест самай важнай інфармацыі. Уключыце свае высновы, абгрунтаванні і рэкамендацыі. Гэта дазваляе зразумець асноўныя пункты вашай справаздачы без неабходнасці чытаць яе цалкам. Вам не трэба пісаць падрабязныя тлумачэнні, але чытач павінен мець магчымасць зразумець, пра што ідзе справаздача. Рэзюмэ павінна складаць ад адной да пяці старонак.
   • Не трэба падводзіць вынікі поўнага справаздачы. Засяродзьце ўвагу толькі на асноўных ідэях у справаздачы, такіх як асноўныя рэкамендацыі і высновы, якія вы прадстаўляеце.
   • Калі вы пішаце справаздачу аб ходзе, вы можаце прапусціць гэты раздзел.
3. Уключыце змест з тым, што ёсць у справаздачы. Пакажыце загалоўкі раздзелаў у змесце і нумары старонак, дзе гэты раздзел пачынаецца. Гэта дазваляе чытачам лёгка перамяшчацца па справаздачы, каб знайсці неабходную інфармацыю.
   • Выкарыстоўвайце загалоўкі і загалоўкі для кожнага раздзела, каб справаздачу было лёгка чытаць.
   • Пры напісанні справаздачы аб прагрэсе звычайна не трэба ўключаць змест, калі ваш начальнік не аддае перавагу. Аднак дадайце загалоўкі і загалоўкі для кожнага раздзела, каб палегчыць навігацыю па справаздачы.
4. Напісаць уступ даць агляд справаздачы. Раскажыце чытачу, чаму вы напісалі гэты справаздачу аб працы. Падагульніце кантэкст справаздачы і растлумачце мэту. Сфармулюйце пытанні, на якія вы адкажаце, альбо праблему, якую будзеце вырашаць. Пазначце тэрмін справаздачы і план мерапрыемстваў з яго зместам.
   • Увядзенне не павінна быць доўгім. Будзьце непасрэдныя і канкрэтныя, каб чытач зразумеў кантэкст і мэту без працяглых тлумачэнняў.
   • Напішыце два-чатыры абзацы для ўступу.
   • У справаздачы аб ходзе ўступленне можа ўтрымліваць не больш за адзін-два абзацы. Ён павінен падсумаваць праект і тое, чаго вы спадзяецеся дасягнуць. Вы таксама можаце паказаць, што вы ўжо выканалі і што будзеце рабіць далей.
5. Растлумачце вынікі ці высновы, якія вы прадстаўляеце. Прадстаўце асноўны агляд праведзеных даследаванняў і ацэнак у дачыненні да гэтага праекта. Затым абмяркуйце і інтэрпрэтуйце свае назіранні і тое, як яны суадносяцца з тэмай даклада.
   • У большасці выпадкаў гэты раздзел змяшчае ўступны абзац і спіс высноў, да якіх вы прыйшлі.
   • Вось так выглядае адна выснова: "1. Наша насельніцтва старэе, што прыводзіць да большага рызыкі для здароўя нашых кліентаў ".
   • Калі вы пішаце справаздачу аб прагрэсе, у вас няма вынікаў і высноў. Замест гэтага пералічыце свае дасягненні або выкананыя задачы ў раздзеле пасля ўступнай працы. Вы таксама можаце напісаць кароткі абзац з 2 да 4 прапаноў у гэтым раздзеле. Аднак звычайна дастаткова спісу. Вы можаце пералічыць: "200 еўра, сабраныя для аплаты фестывальнага намёта", "Узгоднены з планам вечарыны для кіравання планаваннем фестываляў" і "апытаныя 1500 жыхароў для збору грамадскага ўкладу".
6. Дайце вам рэкамендацыі на будучыню. Вашы рэкамендацыі павінны растлумачыць, што адбудзецца ў будучыні. Растлумачце, што дадуць рашэнні і як яны суадносяцца з вашымі высновамі. Напісаўшы сваё тлумачэнне, дайце свае рэкамендацыі ў выглядзе кропак дзеянняў у пранумараваным спісе. Пералічыце свае рэкамендацыі ад самых важных да менш важных.
   • Напрыклад, вы можаце напісаць: "1. Навучыце ўсіх супрацоўнікаў выконваць СЛР ".
   • Калі вы пішаце справаздачу аб прагрэсе, заявіце пра задачы ці задачы, якія вы хочаце дасягнуць у наступны перыяд працы. Напрыклад, вы можаце пералічыць "Знайсці пастаўшчыкоў для фестывалю", "Зацвердзіць дызайн фестывалю" і "Заказаць рэкламныя плакаты".
7. Абмяркуйце працэс і развагі, якія прывялі да вашых высноў. Растлумачце, як вы звярнуліся да тэмы, праблемы ці праблемы. Праглядзіце свае назіранні, а потым растлумачце, як яны прыводзяць да вашых рэкамендацый. Размяркуйце дыскусію на розныя раздзелы з загалоўкамі, якія паведамляюць чытачу, што ў гэтым раздзеле.
   • Гэта ўключае ў сябе больш доўгае абмеркаванне даследаванняў і ацэнак.
   • Гэты раздзел павінен быць самым доўгім у запісе.
   • Калі вы пішаце справаздачу аб ходзе, вы можаце прапусціць гэты раздзел. Замест гэтага ўключыце раздзел пра перашкоды, з якімі вы сутыкнуліся падчас працы над праектам, і пра тое, як вы іх вырашалі. Вы маглі б напісаць: "Многія жыхары не вярнулі апытанне, бо яно не было паштовай поштай. У будучыні мы будзем уключаць у нашы апытанні прадаплочаную пошту альбо дазволіць жыхарам запоўніць апытанне ў лічбавым выглядзе ".
8. Пералічыце ўсе спасылкі, якія вы выкарыстоўвалі пры падрыхтоўцы справаздачы. Спасылкі могуць уключаць артыкулы часопісаў, артыкулы навін, інтэрв'ю, апытанні, анкеты, статыстыку і іншую інфармацыю, звязаную з гэтым. Прывядзіце гэтыя спасылкі ў канцы справаздачы і пазначце старонку як "Спасылкі".
   • Калі не пазначана іншае, выкарыстоўвайце фармат APA для справаздач аб бізнэсе.
   • Вы можаце прапусціць гэты раздзел, калі рыхтуеце справаздачу аб ходзе.
9. Падайце дадаткі да такіх матэрыялаў, як апытанні, анкеты альбо электронныя лісты. Не кожнаму справаздачы аб працы патрэбны дадаткі. Аднак вы можаце ўключыць іх, калі хочаце даць чытачам матэрыялы, на якія вы спасылаліся, альбо калі вы хочаце даць дадатковую інфармацыю, якая дапаможа ім лепш зразумець тэму ці вашыя назіранні. Пазначце кожнае ўкладанне асобным лістом.
   • Напрыклад: "Дадатак A", "Дадатак B" і "Дадатак C."
   • Калі вы пішаце справаздачу аб ходзе, вам не трэба ўключаць гэты раздзел.
10. Завяршыце кароткую выснову разам з кароткім апісаннем вашых назіранняў або прагрэсу. Магчыма, вам не трэба будзе рабіць выснову, але напісанне гэтага можа быць добрым рэзюмэ вашых намаганняў. Заключыце выснову ў трох-чатырох прапановах, якія абагульняюць інфармацыю, прадстаўленую ў справаздачы.
    • Вы можаце напісаць: "Праект планавання фестывалю мастацтваў ідзе і будзе завершаны па графіку. Мы завяршылі 90% мерапрыемстваў па папярэдняй планіроўцы і зараз пераключымся на набыццё неабходнага абсталявання. У праекта няма відавочных перашкод, але мы будзем паступова вырашаць усе будучыя перашкоды ".

Частка 3 з 3: Стварэнне эфектыўнасці справаздачы

1. Выкарыстоўвайце выразныя загалоўкі, каб дапамагчы вашай аўдыторыі арыентавацца ў справаздачы. Стварайце прамыя загалоўкі і пераходзіце адразу да сутнасці. Чытач павінен дакладна ведаць, што ўтрымлівае справаздача.
   • Загалоўкі маглі ўключаць увядзенне, выкананыя задачы, мэты на наступны квартал, перашкоды і рашэнні і высновы.
   • Супастаўце загалоўкі з інфармацыяй у справаздачы.
   • У справаздачы аб ходзе працы чытачы могуць стаць вашым кіраўніком, камандай або кліентамі.
2. Карыстайцеся простай і непасрэднай мовай для перадачы сваіх ідэй. Справаздача аб працы не павінна ўтрымліваць складаныя словы і творчыя сказы. Вам проста трэба данесці сваю думку да чытача. Выкажыце свае ідэі максімальна простымі словамі і дакладна.
   • Вы можаце напісаць: "Даходы выраслі на 50% за чацвёрты квартал", замест "Даходы выраслі на 50%, каб прынесці вялікія даходы за чацвёрты квартал".
3. Напішыце коратка, каб справаздача была як мага больш кароткай. Лішняе пісанне марнуе як ваш час, так і час чытачоў. Не праяўляйце павярхоўнасці і прыступайце адразу да справы.
   • Майце на ўвазе, што некаторыя справаздачы аб працы могуць быць даволі доўгімі, бо могуць утрымліваць шмат інфармацыі. Аднак ваша напісанне павінна быць лаканічным.
   • Нічога страшнага, калі напісаць: «Продажы павялічыліся ў апошнім квартале пасля таго, як гандлёвая сіла ўжыла халодныя званкі», замест: «У мінулым квартале мы назіралі экспаненцыяльны рост даходаў, бо нашы таленавітыя і адданыя прадаўцы былі патэнцыяльнымі кліентамі тэлефануе, каб папрасіць іх купіць больш прадуктаў. "
4. Выказвайце свае ідэі аб'ектыўнай і неэмацыянальнай мовай. Прытрымвайцеся фактаў і дазвольце чытачу зрабіць уласныя высновы на аснове аб'ектыўнага погляду на прадмет. Хоць вы можаце рэкамендаваць праблему, не спрабуйце выклікаць эмоцыі чытачоў, каб пераканаць іх. Няхай чытач фарміруе ўласныя ўяўленні і меркаванні на аснове аб'ектыўнага погляду на факты.
   • Замест таго, каб пісаць: "Супрацоўнікі, якія не працуюць, маюць нізкі дух, што робіць офіс бяздушнай машынай", вы можаце напісаць: "Супрацоўнікі, рэйтынг прадукцыйнасці якіх ніжэй за іншых, паведамляюць, што яны не ўдзельнічаюць".
5. Пазбягайце выкарыстання слэнгу, а таксама слова "Я" ў большасці справаздач. Можа быць мэтазгодна выкарыстоўваць "мяне" ў справаздачы аб ходзе, калі вы пішаце пра праект, над якім працуеце ў адзіночку. Калі няма, не выкарыстоўвайце ў справаздачы пра працу слова "Я" ці іншы слэнг. Аднак правільна выкарыстоўваць "ты", накіроўваючы сказ на патрэбнага чытача.
   • Падтрымлівайце сваё майстэрства на працягу ўсяго справаздачы.
6. Праверце справаздачу, каб пераканацца, што ў ёй няма памылак. Граматычныя і арфаграфічныя памылкі падрываюць прафесіяналізм вашай справаздачы аб працы. Вельмі важна, каб вы прагледзелі справаздачу, каб пераканацца, што вы не выкарыстоўвалі памылкі друку, няправільныя фармулёўкі ці няправільна выкарыстаныя словы. Лепш за ўсё праверыць справаздачу мінімум два разы.
   • Калі магчыма, хай хтосьці яшчэ праверыць справаздачу, бо цяжка выявіць уласныя памылкі.
   • Калі дазваляе час, перад праверкай вы павінны пакінуць справаздачу як мінімум на 24 гадзіны.

Парады

• Пасля таго, як вы напішаце свой першы справаздачу аб рабоце, вы можаце выкарыстоўваць яго як шаблон для будучых справаздач.
• Магчыма, у вас ужо ёсць шаблон для справаздач аб працы на вашым працоўным месцы. Звяжыцеся са сваім кіраўніком, каб даведацца, ці можна выкарыстоўваць шаблон для справаздачы.
• Па магчымасці заснавайце фармат справаздачы на ​​аснове існуючага справаздачы аб працы вашай кампаніі ці арганізацыі. Праверце файлы ў вашым офісе або папытаеце ў калегі або кіраўніка копію існуючага справаздачы.

Папярэджанні

• Калі вы выкарыстоўваеце існуючы справаздачу ў якасці прыкладу, не капіюйце фармулёўкі ў ім. Гэта плагіят і, магчыма, прывядзе да прафесійных наступстваў.