Аўтар:
Lewis Jackson
Дата Стварэння:
5 Травень 2021
Дата Абнаўлення:
1 Ліпень 2024
Задаволены
Арганізацыя мерапрыемстваў можа падацца вельмі складанай задачай, і ўсё ўскладняецца, калі вы не плануеце і думаеце загадзя. Таму старайцеся пазбягаць гэтага - рыхтуючыся за месяц да гэтага і захоўваючы спакой падчас мерапрыемства.
Крокі
Спосаб 1 з 4: Сплануйце месяцы да мерапрыемства
Вызначце мэту мерапрыемства. Вызначэнне мэты вашай арганізацыі дапаможа захаваць ваша мерапрыемства ў патрэбным рэжыме. Ці плануеце вы мерапрыемства для навучання грамадства? Пераканаць патэнцыйных спонсараў? Хваліць пэўнага чалавека ці групу? Падрабязна раскажыце пра гэтую мэту. Незалежна ад таго, што вы робіце (выхоўвайце, пераконвайце, хваліце і г.д.), чаму вы робіце гэта зноў
- Успрымайце гэта як сваю заяву пра місію альбо перадумову свайго поспеху. Як толькі вы дакладна ведаеце, чаго хочаце, вам стане нашмат прасцей!
Пастаўце мэты.Менавіта так Чаго вы хочаце дасягнуць? Не колькасць людзей, якія з'явіліся на мерапрыемстве, і не факт, што гэта адбылося - як вы хочаце, каб мерапрыемства было? 5 новых членаў вашай арганізацыі? Сабралі 20 мільёнаў донгаў? Змяніць мысленне іншых людзей? Зрабіць усіх узбуджанымі?- Падумайце пра 3 вынікі, якіх вы хочаце атрымаць больш за ўсё ад падзеі, і сканцэнтруйцеся на тым, каб яны адбыліся. Вы можаце ўзважыць адну фінансавую мэту, адну сацыяльную і адну асабістую - усё залежыць ад вас!
Збярыце валанцёраў. Вам патрэбныя добрыя і добрыя сябры ў розных сферах дзейнасці аргкамітэта. Яны могуць дапамагчы вам у чым заўгодна, пачынаючы ад планавання, складаючы бюджэт і рассылаючы запрашэнні, распрацоўваючы плакаты, прымаючы гасцей і прыбіраючы пасля мерапрыемства. Іншымі словамі, яны дапамогуць вам зрабіць працу. Па магчымасці знайдзіце валанцёраў, якім можна давяраць!- Пераканайцеся, што арганізатары, а таксама менеджэры мерапрыемстваў працуюць у адпаведнасці з графікам, які вы выклалі ў плане. Супрацоўніцтва паміж бакамі палегчыць вашу працу. Звяртаючыся да каго-небудзь аб дапамозе, з самага пачатку выразна раскажыце аб сваіх чаканнях ад іх і аб ступені іх удзелу ў мерапрыемстве.
- Калі вы не можаце знайсці валанцёра, найміце каманду для мерапрыемства! Гэта цалкам залежыць ад тыпу мерапрыемства, якое вы праводзіце. Вы можаце арандаваць месца правядзення мерапрыемства разам з камандай мерапрыемства, альбо наняць у трэцяга боку.
Разліковы бюджэт. Усе выдаткі, даходы, гранты і іншыя надзвычайныя выдаткі павінны быць уключаны ў бюджэт. Калі вы не плануеце бюджэт, вы скончыце мерапрыемства тоўстымі купюрамі і пустым кашальком, не разумеючы, што вы толькі што выдаткавалі. Будзьце рэалістычнымі з першага дня, каб потым не здзіўляцца!- Знайдзіце спосабы знізіць выдаткі. Ці можаце вы наняць валанцёраў для працы бясплатна? Разгледзьце месцы, якія танней арандаваць (напрыклад, чыйсьці дом)? Памятаеце, што невялікая, простая, але паспяховая сустрэча значна лепш, чым раскошная вечарына, якая не атрымаецца.
Вызначце час і месца падзеі. Гэта фактар самае галоўнае мерапрыемства. Якім павінен быць час і месца вашага мерапрыемства, каб людзі маглі сказаць: "Так, я буду там!"? Вы хочаце правесці мерапрыемства ў той час, калі ўсе вольныя і ў адным зручным месцы, дзе вам хапае арэнды!
- Праверце расклад суполкі, у якой вы жывяце, і ўлічыце, хто ўдзельнічае ў мерапрыемстве. Калі вы арыентуецеся на хатніх гаспадынь, лепшы варыянт - арганізацыя дзённых і навакольных мерапрыемстваў (вы можаце аказаць дадатковыя паслугі няні). У выпадку студэнцкага ўдзелу правядзіце мерапрыемства ў цэнтры горада адзін вечар на працягу тыдня. Па магчымасці варта пайсці да іх Асамблея.
- Зразумела, будзе шмат месцаў для правядзення мерапрыемстваў, якія вам трэба замовіць загадзя. Звяжыцеся, каб арандаваць гэтыя месцы як мага хутчэй. Яны могуць быць даражэйшымі, чым вы думаеце!
Разгледзім лагістыку. Пра лагістыку трэба думаць ва ўсіх адносінах. Як будзе паркоўка? Здольнасць людзей з абмежаванымі магчымасцямі ўдзельнічаць? Што вы можаце зрабіць з прасторай для падзей? Якое абсталяванне вам трэба? Вам спатрэбіцца што-небудзь дадатковае за асобную плату (напрыклад, напоі для дынамікаў, значкі, публікацыі)? Колькі людзей спатрэбіцца, каб мерапрыемства прайшло гладка?
- Вельмі важна паразважаць і абмеркаваць з членамі арганізатараў разгляд усіх аспектаў мерапрыемства. Ці ёсць якія-небудзь перашкоды, якія вы можаце прадбачыць і пазбегнуць? Ці трэба гасцям месца для пражывання? Якія выключэнні патрабуюцца?
Падумайце пра маркетынг і рэкламу. Рыхтуючыся да мерапрыемства, пабудуйце чарнавік плаката. Плакат павінен утрымліваць інфармацыю пра дату, час, месцазнаходжанне, галоўных гасцей, назву падзеі і тэму падзелу альбо слоган. Паколькі час на падрыхтоўку занадта ранні, вы можаце выдаткаваць шмат часу на тое, каб уважліва разгледзець гэты змест, - але вы павінны скласці першапачатковы праект, каб убачыць, якія раздзелы ўсе разам!
- Падумайце пра іншыя спосабы прасоўвання мерапрыемства. Адпраўляць паведамленні электроннай пошты? Пошта? Прадастаўленне інфармацыі ў Facebook, Twitter ці серыі інтэрнэт-сайтаў (больш падрабязна пра гэта пазней)? Што табе патрэбна раней падзеі, каб прыцягнуць людзей і тое, што вам трэба у падзеі, каб стрымаць іх?
Пераставіць працу. Можа быць, вы зараз вельмі разгубленыя. Зрабіце глыбокі ўдых і адкрыйце праграму Excel. Падрыхтуйце праект графіка мерапрыемстваў на мерапрыемстве. Выкарыстоўвайце некалькі табліц Excel, каб упарадкаваць свае думкі. На гэты момант гэта можа падацца непатрэбнай паперай, але на працягу наступных двух месяцаў вы будзеце ўдзячныя сабе за клопат пра сябе.
- Распрацуйце графік працы (з указаннем тэрміну) для кожнага віду дзейнасці. Запішыце ўсіх членаў арганізатараў, калі і дзе яны вам патрэбныя. Такім чынам, вы можаце запланаваць працу і пазбегнуць пытанняў пазней.
Спосаб 2 з 4: заплануйце працу за 2 тыдні да мерапрыемства
Пераканайцеся, што ўсё гатова. Вызначце час, месцазнаходжанне, ключавых гасцей, арганізатара мерапрыемства, назву і слоган. Ці будзе што-небудзь Ці можам мы збіцца? Ці могуць адбыцца змены ў апошнюю хвіліну? На гэты момант усё павінна быць ясна, як на чорна-белай паперы.
Сустрэча з членамі арганізатараў. Запытаць адабрэнне бюджэту, графіка і г.д. ад арганізатараў, а таксама ад кіраўнікоў мерапрыемстваў. Цяпер самы час заняцца пытаннямі. Усе ўжо зразумелі свае абавязацельствы? Ці камфортна ім усё?
- Яшчэ раз сустрэньцеся з арганізатарамі, а таксама з валанцёрамі, каб падумаць пра патэнцыйныя праблемы. Гэта таксама ідэальны час для планавання вашых дзеянняў.
- Пераканайцеся, што ў арганізатараў няма ўнутраных праблем. Падтрымлівайце сувязь з усімі кіраўнікамі аддзелаў, арганізатарамі, а таксама валанцёрамі.
Падзяліце працу паміж рознымі людзьмі, і хай чалавек з вопытам каардынуе ўсе дзеянні. Калі гэта асабліва маштабнае мерапрыемства, прызначайце некалькі чалавек для каардынацыі розных мерапрыемстваў пад наглядам аднаго чалавека. Члены арганізатараў павінны давяраць гэтаму лідэру.
- Вы павінны прызначыць аднаго-двух удзельнікаў, каб правесці час, сустракаючы гасцей і размаўляючы перад імпрэзай.Па сутнасці, яны з'яўляюцца прыёмнай, якая адказвае за тое, каб падняць усіх гасцей і даць ім зразумець, што за імі даглядаюць.
Пераканайцеся, што ўсе інтэрнэт-старонкі, звязаныя з падзеямі, абнаўляюцца. Вы, напэўна, ужо ведаеце Facebook і Twitter, але ёсць шмат іншых інтэрнэт-сайтаў, якія вы можаце выкарыстоўваць для прасоўвання, напрыклад, Eventbrite, Evite і Meetup. Калі вы ніколі не чулі пра гэтыя старонкі, шукайце зараз! У выпадку, калі ваша мерапрыемства за мяжой і вы хочаце прадаць білеты праз Інтэрнэт, Ticketbud вельмі карысны.
- І, вядома, абнавіце інтэрнэт-старонку падзеі, блог ці старонку ў Facebook, калі такія маюцца. Вы можаце адпраўляць напамінкі пра падзеі, размяшчаць фатаграфіі і кіраваць адказамі на падзеі. Чым больш вы актыўныя ў Інтэрнэце, тым больш распаўсюджаным становіцца мерапрыемства. Калі вы праводзіце мерапрыемства, звязанае з садоўніцтвам, упрыгожваннем дома ці іншымі творчымі сферамі, вы таксама можаце выкарыстоўваць Pinterest.
Збярыце спонсарскую дапамогу і іншыя крыніцы грошай у гасцей. У бліжэйшыя тыдні ўзнікне шмат тыпаў выдаткаў, і вы не хочаце плаціць за ўсё самі! Патрапіце трохі на стартавыя выдаткі - няхай гэта будзе арэнда месца правядзення мерапрыемстваў, абсталяванне альбо банкетная вечарынка? Магчыма, вам прыйдзецца заплаціць некаторыя з вышэйпералічаных сум, перш чым пачаць рыхтавацца да мерапрыемства.
- Пераканайцеся, што вы стварылі сістэму апрацоўкі дакументаў, сертыфікатаў, рахункаў-фактур і іншых дакументаў. Вам трэба захаваць усе дакументы для даведкі ў будучыні, таму чым раней вы арганізуецеся, тым зручней будзе будучыня, асабліва калі ваш партнёр працуе непрафесійна.
Прасоўванне мерапрыемства. Падрыхтоўка публікацый, публікацыя рэкламы, публікацыя ў прэсе, адпраўка запрашэнняў, тэлефонныя званкі, кантактныя групы па электроннай пошце, сустрэча з патэнцыяльнымі ўдзельнікамі або ахвярадаўцамі. Як людзі будуць ведаць і ўдзельнічаць у вашым мерапрыемстве? Пераканайцеся, што інфармацыя, якую вы даяце, поўная, за выключэннем некаторых пытальных фактараў - дапытлівасць госця таксама трэба стымуляваць!
- Падумайце пра сваю мэтавую аўдыторыю. Калі вы хочаце запрасіць старэйшых, вы не будзеце марнаваць час на адпраўку паведамленняў праз праграмнае забеспячэнне Snapchat. Наведайце месцы, якія яны наведваюць, альбо выкарыстоўвайце інструменты, якія выкарыстоўвае ваша аўдыторыя.
Збярыце неабходныя прадметы для мерапрыемства. Гэтыя прадметы могуць уключаць медаль, гульню, сувенір, узнагароду або сертыфікат. Ёсць шмат дробных і дробязных рэчаў, на якія неспрактыкаваныя людзі не могуць звярнуць увагу, але вы павінны ведаць усе найменшыя фактары. Не забудзьцеся пра мэблю, гукавое абсталяванне, сталы, абрусы і іншыя буйныя, важныя прадметы!
- Гэта яшчэ адна рэч, над якой трэба падумаць. Не спыняйцеся, пакуль не знойдзеце 5 прадметаў, якія вы забыліся падрыхтаваць - усё, пачынаючы ад шарыкавых ручак і аптэчак, заканчваючы батарэямі, кубікамі лёду і падаўжальнікамі. Вы захочаце быць гатовымі да любой сітуацыі.
Сартаваць усё. Арганізуйце відэазапіс. Дамоўленасці пра транспарт для гасцей. Дамовіцеся пра ежу для ўборкі. Спіс можна працягваць вечна, але без сартавання вы не зможаце арганізаваць мерапрыемства!
- Прыгатуйце ежу і пітво. Гэта таксама добры час для арганізацыі спецыяльных памяшканняў, такіх як размяшчэнне людзей з абмежаванымі магчымасцямі. Праверце, ці ёсць госці вегетарыянцамі ці ў вас ёсць іншыя спецыфічныя патрэбы. На многіх сайтах па продажы білетаў у Інтэрнэце ёсць раздзел "Самастойна задаваць пытанні", які дапаможа вам ацаніць асаблівыя запыты гасцей.
- Падрыхтуйце парты і крэслы, фоны, мікрафоны, калонкі, камп'ютэры, праектары, подыумы - усё, што патрабуецца на месцы мерапрыемства.
Падрыхтуйце свой спіс кантактаў. Вы павінны мець нумары тэлефонаў, адрасы і адрасы электроннай пошты арганізатараў. Складзіце аналагічны спіс з VIP-асобамі (асабліва важнымі гасцямі) і пастаўшчыкамі тавараў і паслуг. Калі хтосьці не з'яўляецца або спазняецца, вы можаце скарыстацца гэтым спісам.
- Скажам, банкетная каманда спазняецца. Што вы будзеце рабіць? Атрымайце спіс іх кантактаў адразу і патэлефануйце. О, яны думаюць, што ты будзеш да месца, каб атрымаць яго 90 фунтаў здробненай свініны? Што заўгодна. Вы даеце спіс спадару А, ён бярэ грузавік і накіроўваецца па адрасе для збору мяса на паперы. Вы пазбеглі катастрофы. Цяпер вы ведаеце, што вам не варта наймаць гэтую службу або даваць больш зразумелыя ўказанні!
Адпраўляйцеся да месца мерапрыемства разам з арганізатарамі. Назірайце вакол і ацэньвайце стаянку, прыбіральні, пакоі і дзверы. Шукайце побач месцы, дзе можна рабіць ксеракопіі, тэлефанаваць і набываць самае неабходнае. Увогуле, майце на месцы мерапрыемства.
- Пагаворыце з чалавекам, з якім вы звязаліся, каб арандаваць месца. Яны павінны лепш разумець месца правядзення мерапрыемства, чым хто-небудзь іншы. Ці ёсць праблема, пра якую вы павінны ведаць? Абмежаваны час? Ці зачыняюцца дзверы ў пэўны час? Будзем спадзявацца, што гэтага не адбудзецца, але вы таксама павінны даведацца пра графікі праверкі пажарнай сігналізацыі.
Спосаб 3 з 4: Падрыхтуйцеся за 24 гадзіны да мерапрыемства
Захоўвайце спакой. Вы можаце зрабіць гэта. Асабліва важна, каб вы захоўвалі спакой і не разгубіліся і не перажывалі. Вы рыхтаваліся месяцамі! Усё будзе ў парадку. Чым спакайней вы будзеце, тым спакайней будуць вашы таварышы па камандзе, тым больш гладка будзе праходзіць мерапрыемства. Да таго ж усё хутка скончыцца!
- Калі сур'ёзна, вы можаце гэта зрабіць. Вы зрабілі ўсё, што маглі, думаючы пра ўсе магчымыя праблемы - калі нешта пойдзе не так, вы ведаеце, як вырашыць праблему. І памятайце: ніхто не можа вас папракнуць. Шумны госць, ежа не вельмі добрая - людзі зразумеюць, што нельга ўсё гэта кантраляваць. Паслабцеся. З табой усё будзе ў парадку.
Апошняя праверка з членамі арганізатараў. Абавязкова паразмаўляйце з усімі пра спосабы дабрацца да месца правядзення мерапрыемства і пра час прыбыцця. Больш за ўсё вам не хочацца, калі ў дзень мерапрыемства вам тэлефануюць цэлыя арганізатары, бо вы не ведаеце, дзе знаходзіцца задні ўваход.
- Нават калі ніхто нічога не кажа і не задае вам пытанне, зрабіце ўсё магчымае, каб ацаніць стаўленне іншых. Ці ўсе яны задаволены сваёй працай? Ці ладзяць яны паміж сабой? Калі няма, пагаварыце з усімі і паспрабуйце выдаліць вузел. Магчыма, хтосьці ўпішацца ў іншы аддзел альбо будзе працаваць з іншымі.
Праверце ўсе запрашэнні і адказы. Пералічыце гасцей у электроннай табліцы Excel і падлічыце колькасць людзей. Для большасці мерапрыемстваў колькасць пацверджаных удзельнікаў будзе не з'яўляюцца паказвае колькасць людзей, якія рэальна ўдзельнічаюць у мерапрыемстве. Вы можаце мець 50 валідатараў, але ў рэшце рэшт іх засталося толькі 5 альбо удзельнічае да 500 чалавек. Хоць вы павінны ведаць колькасць валідатараў, будзьце гатовыя вырашыць сітуацыю, калі ўдзельнікаў занадта мала ці занадта шмат!
- Нагадайце VIP-гасцям пра падзею. Вы будзеце здзіўлены колькасцю людзей, якія кажуць: "О, так. Заўтра, ці не так?" З дапамогай простага званка ці тэкставага паведамлення гэтага можна пазбегнуць.
Перайдзіце да месца правядзення мерапрыемства і праверце, ці ўсё гатова. Пакой прыбраны і гатовы? Ці ўсталяваны і працуюць электронныя прылады? Ці можаце вы папярэдне ўсталяваць любую прыладу, калі гэта неабходна? Ці цалкам падрыхтаваны персанал да мерапрыемства?
- Праверце, ці дастаткова ў прыхільнікаў мерапрыемства. Натуральна, лепш, калі ў вас будзе больш прыхільнікаў, чым вам трэба. Магчыма, вам прыйдзецца папрасіць каго-небудзь аб надзвычайнай сітуацыі, каб хто-небудзь звярнуў увагу на госця альбо вырашыў праблему, якую вы не можаце прадбачыць. Ці, ведаеце, вам можа спатрэбіцца хтосьці наліць вам больш кавы.
Падрыхтуйце камплекты для ўдзельнікаў мерапрыемства. Гэты камплект можа ўключаць у сябе бутэльку з вадой, цукерку, налепку, шарыкавую ручку, брашуру і любую іншую неабходную інфармацыю. Таксама добрая ідэя, калі вы хочаце дадаць невялікія сувеніры.Гэта выдатны акцэнт, які паказвае, што мерапрыемства было добра арганізавана і ў той жа час прымушае гасцей адчуваць сябе высока цэненымі.
- Гэты камплект можа быць як для гасцей, так і для арганізатараў, альбо для абодвух! Каму не падабаюцца гранола і шарыкавая ручка?
Заплануйце інфармацыю пра падзею (бягучы аркуш альбо бягучы аркуш). Вось спіс усёй неабходнай інфармацыі, падзелены на час і / або аддзел. Падрыхтуйце праграму заданняў за лічаныя хвіліны з важнымі дзеяннямі. Шаблон бягучага ліста будзе вырашаць вам цалкам. Проста паспрабуйце звесці інфармацыю да мінімуму для зручнага чытання.
- Калі вам вельмі цяжка, пабудуйце іх віды можа спатрэбіцца іншы хадавы ліст. Выступоўцы часцей хочуць даведацца спіс іншых гасцей, якія будуць дзе і калі. Арганізатары захочуць спіс абсталявання, тэрміны і планы ўборкі. Калі ў вас будзе дастаткова часу для стварэння бягучага ліста, вы знойдзеце гэта вельмі карысным.
Складзіце спіс прадметаў, якія трэба данесці да месца правядзення мерапрыемства. Як дрэнна будзе, калі вы патрапіце на мерапрыемства, усё гатова, усім Вы ўсе там, і разумееце, што забыліся дома 12 000 кубкаў? Гэта дрэнна. Вы ўсё гэта сапсавалі. Такім чынам, складзіце спіс, яшчэ раз праверце і вазьміце з сабой усе інгрэдыенты для падрыхтоўкі!
- Калі прадметы раскіданы ў розных месцах, даручыце канкрэтнае заданне кожнаму чалавеку. Пры гэтым вам не прыйдзецца марнаваць 8 гадзін бегаючы і збіраючы гэтыя прадметы ў паніцы. "Адно дрэва не робіць маладое, тры дрэвы збіраюцца разам, таму гара высокая", - казалі старажытныя людзі.
Спосаб 4 з 4: Кантроль даты падзеі
Рана прыбыйце да месца мерапрыемства разам з арганізатарамі і валанцёрамі. Пераканайцеся, што ўсе прысутнічаюць, а электроніка працуе належным чынам. Ёсць пытанні ў апошнюю хвіліну? Калі ёсць час, давайце піць безалкагольныя напоі, дзяліцца, заахвочваць усіх і адпачываць! Вы можаце зрабіць гэта. Вы гатовыя.
- Пераканайцеся, што арганізатар носіць спецыяльны значок альбо мае на руках некаторыя пазнавальныя рэчы, каб удзельнікі мерапрыемства маглі звярнуцца па дапамогу пры неабходнасці. Часам касцюмаў хакі недастаткова.
Усялякія рэчы, унутры і звонку. Вам патрэбныя паветраныя шары на паштовай скрыні? Плакаты ў куце пакоя? А як наконт дзвярэй і ўздоўж калідора? Калі вашым гасцям давядзецца прайсці праз хаатычны лабірынт, каб дабрацца да месца правядзення мерапрыемства, вам варта паставіць мноства знакаў, якія будуць накіроўваць вас.
- Прывітальныя банеры і іншыя інфармацыйныя таблічкі перад будынкам будуць асабліва карысныя. Вы хочаце, каб людзі маглі пазнаваць месца правядзення мерапрыемства проста з вуліцы. З гэтым здзіўляцца няма чаго!
- На мерапрыемстве ёсць стойка рэгістрацыі і зарэгістраваныя госці. Калі госці ўваходзяць у дзверы, яны павінны дакладна ўбачыць, што ім трэба зрабіць. У адваротным выпадку яны будуць лунаць вакол у стане няўпэўненасці і дыскамфорту. Вы памятаеце раздзел прыёму, згаданы вышэй? Калі ласка, прызначайце кагосьці, каб ён стаяў каля дзвярэй, каб вітаць і адказваць на ўсе пытанні госця.
- Плывучая музыка! Музыка сатрэ сарамлівую атмасферу на мерапрыемстве.
Пераканайцеся, што ўдзельнікі мерапрыемства ведаюць, што адбываецца. Калі дынамік спазняецца, вам трэба будзе паведаміць пра затрымку падзеі. Калі ежа займае больш часу, чым чакалася, госці мерапрыемства павінны ведаць пра любыя змены ў раскладзе. Вельмі рэдка бывае, каб мерапрыемствы ішлі так, як планавалася - таму, калі графікі не выконваюцца ўважліва, пераканайцеся, што бакі працягваюць размову.
Фатаграфуйце! Магчыма, вам захочацца зрабіць гэта нататкай. У той жа час людзі будуць рады бачыць, як хтосьці трымае камеру, каб зафіксаваць моманты падзеі. Сфатаграфуйце банэр спонсара, банэр, прывітальную браму, зону прыёму і г.д. Вы таксама можаце выкарыстоўваць гэтыя фотаздымкі на наступны год!
- Па магчымасці дазвольце сябру або прафесійнаму фатографу зрабіць гэтую працу. У вас дастаткова працы! Вам трэба пабалбатаць і паесці з гасцямі, таму нехта іншы павінен паклапаціцца пра фотасесію.
Здача дакументаў пасля мерапрыемства. Вы, напэўна, уклалі нейкую ідэю ва ўспрыманне гасцей, і хочаце, каб яны пакінулі мерапрыемства з пэўнымі думкамі, роздумам ці рашучасцю дзейнічаць. Таму падрыхтуйце брашуру альбо любы прадмет, які яны могуць прынесці з сабой пасля падзея.
- Вы можаце разгледзець пытанне пра нядаўняе мерапрыемства гэтага раздзела. Забяспечце ім магчымасць выказаць сваё меркаванне, што палепшыць і чаго яны хочуць на наступным мерапрыемстве. І вядома, як яны могуць уцягнуцца!
Прыбярыце месцы правядзення мерапрыемстваў! Праверце лічыльнік сілкавання, выдаліце банеры, пачысціце мэблю і многае іншае. Вы хочаце, каб сайт вярнуўся ў зыходны стан, асабліва калі вы плаціце за арэнду і хочаце вярнуцца назад. Вы таксама можаце пазбегнуць дадатковых збораў, якія спаганяе ваш правайдэр. Размяркуйце працу раўнамерна, каб працэс ачысткі быў як мага больш хуткім і лёгкім.
- Праверце, каб не засталося каштоўных рэчаў. Калі так, падрыхтуйце форму заявы аб страце прадмета.
- Калі вы што-небудзь пашкодзіце, калі ласка, паведаміце чалавеку, з якім вы звязаліся, каб зняць месца. Сумленнасць і шчырасць - гэта заўсёды лепшае стаўленне.
- Прыбярыце як мага больш смецця. Пасля гэтага возьме на сябе аддзел тэхнічнага абслугоўвання.
Паклапаціцеся пра ўсе місіі пасля падзеі. У залежнасці ад тыпу мерапрыемства, якое вы арганізуеце, пасля падзеі вам можа быць няма чаго рабіць, альбо будзе доўгі спіс людзей, якім трэба падзякаваць, а таксама чэкі, якія чакаюць. Вось некалькі ідэй для пачатку:
- Дзякуй усім членам аргкамітэта, асабліва спонсарам і валанцёрам. Без іх нельга арганізаваць мерапрыемства!
- Дапаўняйце і вырашайце грашовыя справы. Зрабіць гэта трэба як мага хутчэй, чым менш недахопаў, тым лепш.
- Правядзіце вечарыну падзякі тым, хто вам дапамог. Вы хочаце, каб вашы таварышы па камандзе адчувалі ўдзячнасць і адначасова хацелі, каб вашы спонсары бачылі, што яны прынеслі перамены і добрую справу.
- Раздайце зацікаўленым асобам сувеніры ці іншыя выданні.
- Перадайце рахункі спонсарам і іншым.
- Размясціце фотаздымкі на інтэрнэт-старонцы мерапрыемства.
Правядзіце сустрэчу, каб павучыцца на досведзе і зрабіць лепш наступным разам. Пасля таго, як усё скончыцца, што б вы хацелі зрабіць інакш? Што працуе, а што не? Вы хацелі б правесці падобнае мерапрыемства? Што вы даведаліся?
- Калі вы атрымаеце адказ ад усіх, прачытайце ўсіх. Нават калі вы не атрымаеце ніякага адказу ад гасцей, спытайцеся ў арганізатараў мерапрыемства! Як яны думаюць? Ці спадабаўся ім той час? Магчыма, толькі таму, што батончык з гранолай і ручка былі бясплатныя, так?
Парада
- Спіс дакументаў для падрыхтоўкі:
- Часовы бюджэт
- Расклад мерапрыемстваў (час кожнай праграмы ў мерапрыемстве)
- Запрашэнне
- Спіс гасцей
- План дзеянняў
- Графік працы (графік завяршэння)
- Дакументацыя для прэс-рэлізаў
- Гаворка
- Спіс удзельнікаў
- Выступленні бакоў (прыкласці рэзюмэ дакладчыка)
- Праграма працы
- Расклад падзелены на хвіліны
- Спіс кантактных сетак (нумар тэлефона арганізатара)
- Спіс прадметаў, якія трэба ўзяць з сабой
- Спіс задач, якія трэба выканаць
- Справаздачы пра падзеі (для прэсы і іншыя)
- Перад мерапрыемствам прызначце асоб / аддзелы, якія будуць адказваць за наступныя напрамкі:
- Ахвярадаўцы
- Прысутныя
- Важны госць, прамоўца
- Дызайн, друк, збор артыкулаў і ацэнка гэтых прадуктаў
- Узнагароды, сувеніры, падарункі, транспаранты, сертыфікаты
- Транспартныя сродкі, грамадскае харчаванне, размяшчэнне мерапрыемстваў, афармленне, фоны, паркоўка
- Медыя, PR (знешнія сувязі), маркетынг
- Фактары, якія трэба ўлічваць пры выбары месца і ўзгадненні цэн:
- Ёмістасць сайта (колькасць удзельнікаў, за выключэннем тых, хто афіцыйна не наведваецца)
- Наяўнасць ежы (у тым выпадку, калі ежа ўключана ў месца правядзення)
- Час (час пачатку і заканчэння мерапрыемства)
- Асвятленне (у выпадку, калі мерапрыемства адбываецца ноччу)
- Ёсць кандыцыянер ці не
- Забяспечана неабходнае абсталяванне (мікрафон, калонкі і г.д.)
- Мэбля (мэбля, настольныя рушнікі і г.д.)
- Ці можна праводзіць музычныя і забаўляльныя мерапрыемствы на месцы (з менш афіцыйнымі шоў)
- Генератар
- Лёгкі доступ да месца правядзення мерапрыемства - знаходзіцца ён у цэнтры горада ці не (ці могуць дэлегаты прысутнічаць без якіх-небудзь цяжкасцей)
- Спецыяльны пакой для арганізатараў, распранальні і г.д.
- Агульны кошт
- У дзень мерапрыемства ўскладзіце на чалавека / аддзел адказнасць за наступнае:
- Агульная каардынацыя
- Туалет
- Ежа
- Працуе на полі
- Вядучы (MC)
- Кампутары, праектары
- Фатограф
- Прыёмная
- Кантроль натоўпу і піяр з натоўпам
- Паркоўка
- Абараніць
- Раздайце дакументы і матэрыялы (падарункі і сертыфікаты канкрэтным асобам, а таксама ўсім удзельнікам мерапрыемства)
- Фактары, якія трэба ўлічваць пры вызначэнні даты падзеі:
- Ці будуць даступныя галоўны госць і іншыя VIP-госці на працягу дня
- Які дзень лепш для вашай мэтавай аўдыторыі?
- Вы заўсёды можаце не перадаваць сваю працу і абавязкі іншаму чалавеку.
- Праца адказная.
- Своечасова. Калі вы затрымліваецеся, цалкам і неадкладна паведаміце пра працу чалавеку, пра які вам трэба паведаміць.
- Калі ўзнікаюць праблемы, не вінаваціце іншых, не думайце занадта шмат і выклікайце большы стрэс, знайдзіце спосабы вырашыць праблему.
- Пераканайцеся, што ў вас ёсць план эвакуацыі для надзвычайных сітуацый. Калі ваша мерапрыемства маштабнае, пераканайцеся, што міліцыя і ўрачы дзяжураць.
Папярэджанне
- Не панікуйце і не напружвайцеся. Спакойная пастава прывядзе да лепшых вынікаў.
- Будзьце гатовыя да любой сітуацыі. Часам рэчы будуць па-за вашым кантролем. Калі вы з'яўляецеся членам арганізатараў, не злуйцеся, калі хтосьці на вас крычыць, гэты чалавек можа быць проста напружаны. Калі вы каардынатар, не напружвайцеся і не панікуйце. Калі ласка, спакойна рабіце ўсё. Паспрабуйце паразважаць пра магчымыя сітуацыі і пра тое, што вы маглі б зрабіць у гэтых сітуацыях.
