Аўтар:
Laura McKinney
Дата Стварэння:
2 Красавік 2021
Дата Абнаўлення:
1 Ліпень 2024
Задаволены
У вас праблемы з банкам, страхавой кампаніяй, дзяржаўным агенцтвам, працадаўцам ці школай? Вам трэба адправіць ім ліст, які пераконвае іх у чым-небудзь альбо пераконвае іх дапамагчы вам вырашыць праблему, але вы не ведаеце, з чаго пачаць гэта рабіць? Наступны артыкул дапаможа напісаць эфектыўны пераканаўчы ліст.
Крокі
Частка 1 з 4: Падрыхтоўка
Да ідэй. Перш чым пачаць пісаць ліст, падумайце, што вы хочаце перадаць праз ліст, чаму вы пішаце гэты ліст, а таксама пярэчанні, якія атрымальнік можа прапанаваць пасля вас. прачытаны ліст. Маючы на ўвазе ідэю, вы зможаце дакладна вызначыць асноўны змест ліста, а таксама зразумець тэму, з якой ліст сутыкаецца.
- Адкрыццё ліста ўзорам прапаноў: я хачу пераканаць "чытача" ў "мэты". Заменіце "чытача" чалавекам, якому вы адпраўляеце ліст, і "мэту" тым, у чым вы спрабуеце пераканаць.
- Пасля таго, як вы выканалі вышэйапісаны этап, спытаеце сябе: Чаму? Падкрэсліце прычыны, па якіх вы хочаце, каб чытач пагадзіўся з вашымі пажаданнямі.
- Пералічыўшы прычыны гэтага, упарадкуйце іх па важнасці. Змясціце ўсе важныя прычыны ў адну калонку і прычыны, якія менш важныя, чым у іншую калонку. Гэты крок дапамагае абагульніць інфармацыю, каб вылучыць важную і актуальную інфармацыю.
Ведайце сваё прызначэнне. Пераканайцеся, што вы дакладна ведаеце, якія вашы мэты. Што трэба зрабіць, і што вы хочаце зрабіць ад чытачоў.- У той жа час падумайце самі пра шляхі вырашэння праблем, пра якія думаеце.
Зразумець мэтавы ліст. Аналіз і разуменне прадмета дапаможа вам сфармаваць кампазіцыю вашага ліста. Калі магчыма, вызначце, ці згодныя з вамі чытачы ці не згодныя з вамі, альбо яны будуць на нейтральнай баку. Гэты крок дапаможа вам зразумець, куды прыкласці большую ўвагу.- Паспрабуйце вызначыць сапраўдную асобу чалавека, якому вы адпраўляеце ліст. Хто яны і што прымушае вас верыць, што яны сапраўды павінны вам дапамагчы? Ці будзе ваш ліст проста праігнараваны альбо як з ім будзе апрацавана? Атрымальнік знаходзіцца ў высокім становішчы ці той, хто мае функцыю для вырашэння гэтай праблемы? У залежнасці ад пазіцыі атрымальніка, фармулёўкі будуць розныя.
- Паспрабуйце высветліць, якія меркаванні чытача і спосабы разважанняў на тэму, якая абмяркоўваецца. Ці могуць узнікнуць супярэчлівыя погляды паміж вамі і вашымі чытачамі? Як вы можаце афіцыйна прадставіць такія погляды?
- Даведайцеся, што можа цікавіць вашага чытача да вашай тэмы. Ці здольныя яны мець справу? Ці ўплывае гэтая тэма на іх непасрэдна? Колькі часу ім трэба выдаткаваць на іх агляд?
- Падумайце пра тыпы доказаў, якія вы павінны прадставіць у сваім эсэ, каб пераканаць чытача.
Даследаванне тэмы. Вельмі пераканаўчая мова павінна ўключаць фактычныя дадзеныя і адпаведную інфармацыю. Пераканайцеся, што вы бачыце з іншага пункту гледжання. Не проста вывучыце праблему з вашага пункту гледжання, але згадайце супрацьлеглыя погляды і іх факты.- Выкарыстоўвайце фактычныя факты, лагічныя аргументы, статыстыку і адпаведныя доказы ў падтрымку сваёй прэтэнзіі.
- Замест таго, каб проста настойваць на памылковай пазіцыі супрацьлеглага боку, растлумачце, чаму ваша пазіцыя правільная і заслугоўвае разгляду.
Частка 2 з 4: Фарматаванне ліста
Выкарыстоўвайце фармат блока. Дзелавыя лісты маюць унікальны фармат. Чытаючы ліст, напісаны ў правільным фармаце, чытач не будзе адцягвацца тым ці іншым чынам. І наадварот, калі вы няправільна ўладкоўваецеся, ліст пакіне дрэннае ўражанне пра вас у вачах чытачоў, і яны могуць кінуць ваш ліст у бок.
- Пачніце з разрываў радкоў і асобных абзацаў.
- Выраўняйце кожны абзац. Іншымі словамі, не рабіце водступ у абзац, як у пісанні прозы альбо эсэ.
- Адзін радок паміж абзацамі.
- Выкарыстоўвайце стандартны шрыфт, звычайна Times New Roman або Arial з памерам шрыфта 12.
Адрас змяшчаецца асобна ў пачатку ліста. Пачніце з таго, што ўвядзіце свой адрас у левым верхнім куце ліста. Не ўказвайце сваё імя, а толькі адрас вуліцы, горад, правінцыю (з выкарыстаннем "штата" для краін з такімі штатамі, як ЗША ...) і код горада. Вы таксама можаце ўвесці нумар тэлефона і адрас электроннай пошты ў асобныя радкі ніжэй. Калі вы жывяце ў Вялікабрытаніі, адрас павінен быць з правага боку. Потым адзін радок.
- Увядзіце дату. Месяцы пішуцца ў літарным выглядзе, пасля чаго дату і год адпаведна. Заўвага: Гэты метад выкарыстоўваецца ў англамоўных краінах. У В'етнаме, выкарыстоўваючы загад "Дзень ... месяц ... год ..."). Адзін радок.
- 4 чэрвеня 2013 г.
- Увядзіце імя і адрас атрымальніка. Паспрабуйце пазначыць асобу атрымальніка. Адзін радок.
Адкрыйце ліст з прывітаннем. "Паважаны" з імем атрымальніка - гэта агульнапрынятая форма ўвядзення. Пераканайцеся, што імя атрымальніка ўведзена правільна, каб імя ў прывітанні адпавядала імені атрымальніка ў шапцы паведамлення.
- Выкарыстоўвайце загалоўкі, такія як містэр (містэр), місіс (міс), прафесар (доктар) у спалучэнні з імем атрымальніка пры звароце да прозвішча. Калі вы не ведаеце, якім імем называць жанчыну, скарыстайцеся "Місіс (спадарыня)"
- Заўсёды выкарыстоўвайце двукроп'е пасля загалоўка.
- Пакіньце радок паміж прывітаннем і першым абзацам
- Паважаны прафесар Браўн:
Закрыйце ліст заключэннем. Перш чым напісаць заключны сказ, падумайце пра тон ліста. "Дзякуй" - адзін з асноўных тыпаў заключных прапаноў, у той час як прапановы накшталт "З найлепшымі пажаданнямі" больш дружалюбныя. Падумайце, ці адпавядае ваш ліст паважлівым альбо сяброўскім канчаткам. Незалежна ад таго, якую выснову вы абралі, трэба прытрымлівацца правіла, паводле якога першае слова трэба пісаць з вялікай літары, а наступнае - з малой. Пасля заканчэння сказа ставіцца коска.- Выберыце "З павагай" (з павагай) для фармальнага фармату пошты. "З павагай", "З павагай", "Дзякуй, (Дзякуй,)" альбо "З павагай, (З павагай)" закрываюць формы. стандарт для дзелавой электроннай пошты. "З найлепшымі пажаданнямі" ("З найлепшымі пажаданнямі"), "З найлепшымі пажаданнямі" альбо "Прыемнага дня" - гэта інтымныя выразы. і менш аддаленае пачуццё.
- Зрабіце чатыры радкі для вашага подпісу, перш чым уводзіць сваё імя.
- Дзякуй,
Частка 3 з 4: Напісанне лістоў
Кароткая і кароткая. Пераканаўчыя лісты павінны быць кароткімі і ветлівымі. Прадпрымальнікі рэдка чытаюць ліст даўжынёй больш за старонку альбо ліст з прыкрым тонам. Не валтузіцца, распаўсюджвацца. Паспрабуйце выкарыстоўваць выразныя, звязныя сказы. Пазбягайце неадпаведнасці тэме і выдавайце непатрэбную, састарэлую альбо залішнюю інфармацыю.- Пазбягайце выкарыстання занадта шматслоўных прапаноў. Трэба выкарыстоўваць вельмі пераканаўчыя тлумачальныя сказы. Прапановы павінны быць кароткімі, зразумелымі і лёгкімі для чытання.
- Не пішыце занадта доўгія абзацы. Не ўтрымлівайце занадта шмат інфармацыі ў кожным абзацы, бо гэта прымусіць чытача адчуваць дэпрэсію пры чытанні ліста, не адрывацца ад гэтай тэмы і не спрабаваць зрабіць пытанне больш заблытаным. Прытрымвайцеся інфармацыі, цесна звязанай з кожным абзацам, і пераходзьце да іншай, калі вы пачнеце распрацоўваць новую ідэю.
Сфармулюйце асноўную думку ў першых двух сказах. Пачніце з лёгкага і зразумелага ўступнага сказа. Сфармулюйце свае пажаданні (гэта значыць асноўную ідэю) у першых двух сказах.- Першы абзац павінен складацца толькі з двух-чатырох прапаноў.
Другі абзац павінен падкрэсліць мэту ліста. У гэтым параграфе выкладзіце свае думкі, патрабаванні ці мэты. Замест таго, каб прыводзіць канкрэтныя прычыны, інфармацыю ці змест, цалкам растлумачце сваю пазіцыю, свае меркаванні, інтарэсы альбо запыты і растлумачце важнасць праблемы. наколькі ўплывова на вас прымушае дзейнічаць.
- Не забудзьцеся змясціць свой змест разумным, ветлівым чынам з рэалістычнымі прапановамі. Пазбягайце выкарыстання занадта эмацыянальнай мовы, не выкарыстоўвайце вымушаныя словы, не выкарыстоўвайце нечыстых прапаноў з чытачамі (чытачамі тут могуць быць асобы і арганізацыі), а таксама не праяўляе хамства да супрацьстаялага боку.
Зрабіце апорныя пункты ў наступных абзацах. Наступныя некалькі абзацаў абгрунтуюць вашу думку, падаючы суправаджальную інфармацыю і дадатковыя звесткі. Абавязкова ўкажыце лагічныя, фактычныя, разумныя, практычныя і юрыдычныя звесткі. Не прапаноўвайце проста эмацыянальныя меркаванні, перакананні ці проста асабістыя жаданні. Не прымушайце чытача прачытаць доўгую гісторыю; кропкі трэба рабіць хутка і дакладна. Вось некалькі невялікіх тактык, якія дапамогуць вам дасягнуць гэтага:
- Прывядзенне фактычнай статыстыкі і падзей для прыцягнення чытачоў. Пераканайцеся, што прадстаўленыя статыстычныя дадзеныя і факты паходзяць з надзейных, законных крыніц і што вы старанна ўжываеце статыстыку і факты ў іх першапачатковым кантэксце. .
- Прывядзіце экспертаў-даследчыкаў, каб прадэманстраваць, што яны аднолькава да вас адносяцца да гэтага пытання і супрацьстаяць поглядам супрацьлеглага боку. Гэтыя эксперты павінны мець даверную пазіцыю ў галіне, якую яны даследуюць, і быць здольнымі зрабіць кропку па гэтым пытанні.
- Укажыце прычыны, па якіх ваш запыт павінен быць ухвалены. Метад пераканання, тлумачачы камусьці, чаму вы лічыце, што трэба нешта рабіць, каб яны маглі больш эфектыўна перадумаць, чым проста папрасіць іх нешта зрабіць. . Растлумачце бягучую сітуацыю і навошта яе трэба мяняць.
- Дайце свае дадзеныя, характарыстыкі і разуменне праблемы, якая кажа пра патрабаванне. Згадайце мінулыя спробы вырашыць праблемы альбо адсутнасць якіх-небудзь дзеянняў.
- Сведчанні, якія тычацца разгляданай праблемы, павінны суправаджацца прыкладам. Прывядзіце доказы, якія прымусяць чытача ўбачыць значнасць праблемы.
- Не забудзьцеся абмежаваць тое, што вам трэба згадаць у сваім абзацы. Калі ласка, проста і проста выкладзіце свой выпадак і сітуацыю. Не занадта глыбока ўнікае ў дэталі, але таксама трэба даць дастаткова ключавога зместу. Выбірайце толькі найбольш актуальныя статыстычныя дадзеныя, эксперты і водгукі.
Абвергнуць меркаванне супрацьлеглага боку. Ключ да магчымасці эфектыўна пераканаць каго-небудзь - аспрэчванне супрацьлеглых меркаванняў. Калі вы хочаце прагназаваць непажаданыя аргументы альбо пытанні чытачоў, вы можаце згадаць пра іх у лісце. Знайдзіце агульную мову з супрацьлеглым бокам альбо прыдумайце пераканаўчыя погляды, каб падмацаваць сваё меркаванне.
- Пераканайцеся, што вы адкрыта прызнаеце розніцу паміж вашым пунктам гледжання і іншым бокам. Спроба схаваць іх толькі аслабіць ваш аргумент. Замест гэтага падкрэсліце каштоўнасці, досвед і праблемы, якія ў вас агульныя з супрацьлеглым бокам.
- Пазбягайце выкарыстання асуджальных выразаў. Укладанне занадта шмат эмоцый у словы памяншае справядлівасць вашых аргументаў. Ліст з занадта вялікай колькасцю негатыву і меркаванняў можа перашкодзіць згодзе чытачоў на ваша меркаванне.
Закрыйце ліст, паўтарыўшы запыт. Паўтарыце свой запыт ці меркаванне ў канцы паведамлення. У гэтым параграфе вы можаце прапанаваць рашэнне альбо прыняць меры для вырашэння праблемы. Згадайце ў лісце, што вы будзеце сачыць за гэтым лістом па тэлефоне, электроннай пошце альбо самаправеркай.
- Скончэнне дакладна сфармуляваным прапановай дапаможа пераканаць чытача схіліцца да вас ці хаця б дапамагчы зразумець праблему больш выразна з вашага пункту гледжання.
- Прынясіце ўласныя рашэнні альбо метады. Пагадзіцеся на кампраміс, або абодва бакі зробяць крок назад. Пакажыце чытачу, што вы зрабілі і што рыхтуецеся вырашыць сітуацыю.
Частка 4 з 4: Заключныя этапы
Праверце наяўнасць памылак. Арфаграфічныя памылкі і дрэнныя граматычныя структуры - гэта першае, што стварае ў чытачоў дрэннае ўражанне пра вас. Толькі калі ў артыкуле няма памылак, чытач можа засяродзіцца на змесце і ідэі, якую хоча перадаць артыкул. Перачытайце ліст некалькі разоў, перш чым націснуць кнопку адпраўкі. Прачытайце ліст услых, каб пачуць, ці добра яно ідзе.
- У выпадку неабходнасці папытаеце кагосьці праверыць арфаграфічныя памылкі ў вашым лісце (альбо вы можаце скарыстацца праграмай для праверкі арфаграфіі).
Падпішыцеся сапраўдным подпісам. Падпішыце ліст непасрэдна, калі вы дасылаеце яго замест электроннай пошты. Гэта дапамагае персаналізаваць ліст і пераканацца, што ліст напісаны вамі.
Капіруйце іншых важных людзей. Калі іншым людзям кампаніі альбо іншай арганізацыі неабходна прачытаць ваш ліст, адпраўце ім копію. Гэта азначае раздрукоўку эквівалентнай колькасці людзей для адпраўкі, сапраўднае падпісанне копій і адпраўку.
Адпраўшчыкі павінны захаваць копію. Заўсёды рабіце нататку з запісам з інфармацыяй пра тое, калі яна была адпраўлена, і інфармацыяй атрымальніка. Запішыце, што вам трэба зрабіць далей, каб вырашыць праблему, пакуль праблема не будзе вырашана. рэклама
Парада
- Павінен пісаць у афіцыйнай форме. Атрымальнік ліста не давярае вам, калі вы карыстаецеся звычайнай ці нефармальнай размоўнай мовай.Выкарыстанне афіцыйнай мовы таксама дапамагае зрабіць ліст больш ветлівым, чым выкарыстанне бессэнсоўнага слэнгу!
- Карыстайцеся пяшчотнай мовай. Людзі, як правіла, дапамагаюць тым, хто да іх добразычлівы.
- Не па тэме. Будзьце асцярожныя, каб не дадаваць лішняй інфармацыі, якая не адпавядае тэме, пра якую вы кажаце. Замест гэтага прытрымвайцеся адпаведнага зместу і не ўскладняйце справы. Выкарыстоўвайце рэальныя факты, каб вылучыць іх.
- Выкарыстоўвайце толькі маркеры ў сярэднім абзацы, калі некаторыя крокі, дзеянні ці прапановы павінны быць выразна паказаны.
- Для напісання лістоў выкарыстоўвайце стандартную англійскую мову (для англамоўных краін). Гэта не тэкст і не сацыяльныя сеткі; Гэта афіцыйны ліст. Скарачэнні, слэнг і смайлікі могуць перанесці ваша паведамленне.
- Адрэгулюйце кропкі фокусу ў адпаведнасці з уяўленнямі кампаній або агентаў. Некамерцыйная арганізацыя і буйная карпарацыя могуць думаць інакш.
- Не стаўцеся да сваіх чытачоў так, быццам яны вам нешта абавязаны і нешта просяць у вас. Замест гэтага пераканайце іх добразычлівай і прафесійнай мовай.
