Задаволены

• Крок
• Частка 1 з 2: Напісанне парадку дня
• Стварыце парадак дня з нуля
• Выкарыстанне шаблона календара
• Частка 2 з 2: Лепшыя практыкі выкарыстання календара
• Парады

Спарадкаванае пасяджэнне патрабуе добра напісанага парадку дня. Хай ваша сустрэча не будзе стомнай і эфектыўнай, як здаецца многім сустрэчам. Прытрымліваючыся падрабязнага, але гнуткага парадку дня, вы можаце падтрымліваць сваю сустрэчу ўпарадкаванай і мэтанакіраванай, каб дамагчыся ўсіх мэтаў сустрэчы ў самыя кароткія тэрміны. Калі вы хочаце напісаць уласны каляндар, выкарыстаць шаблон альбо выкарыстаць каляндар, які ў вас ужо ёсць, глядзіце крок 1 ніжэй, каб пачаць!

Крок

Частка 1 з 2: Напісанне парадку дня

Стварыце парадак дня з нуля

1. Пачніце з таго, каб даць календару назву. Ад найлепшай літаратуры да самай сухі электроннай табліцы, амаль кожны важны дакумент мае патрэбу ў загалоўку, і парадак дня пасяджэнняў не з'яўляецца выключэннем. Ваш загаловак павінен гаварыць чытачу пра дзве рэчы: па-першае, пра тое, што ён ці яна чытае парадак дня, і, па-другое, пра тэму, пра якую ідзе сустрэча. Калі вы вырашылі, змясціце загаловак уверсе пустога дакумента. Загаловак не павінен быць квяцістым альбо складаным - у бізнес-кантэксце звычайна лепш за ўсё простыя і прамыя загалоўкі.
   • Супраціўцеся жаданьню выкарыстоўваць асобныя альбо вялікія шрыфты для загалоўка. У большасці выпадкаў вы хочаце выкарыстоўваць просты, годны шрыфт, напрыклад Times New Roman ці Calibri, і зрабіць загаловак такім жа памерам, як і астатнія літары ў дакуменце (альбо проста крыху большы). Памятайце, што мэта вашага загалоўка - паведаміць чытачам, што яны глядзяць, неабавязкова забаўляць ці адцягваць іх.
2. Дадаць "Сусветная арганізацыя па ахове здароўя?’, ’праўда?"і"калі?"дадзеныя ў загаловак. Пасля загалоўка парадак дня пасяджэнняў звычайна мае загаловак, які можа вар'іравацца ў дэталях у залежнасці ад таго, наколькі афіцыйным з'яўляецца ваша працоўнае месца. Гэты загаловак звычайна займае радок пад загалоўкам. Звычайна ў шапцы вы коратка пералічваеце фактычную інфармацыю пра сустрэчу, якая не мае нічога агульнага з тэмай, якая абмяркоўваецца. Гэта для таго, каб людзі, якія не прысутнічалі, ведалі, калі і дзе гэта адбылося, і хто прысутнічаў. Ніжэй ёсць некалькі рэчаў, якія вы можаце дадаць; незалежна ад выбраных дадзеных, пераканайцеся, што вы дакладна ідэнтыфікуеце кожную інфармацыю (робячы тэкст этыкеткі тлустым тут добра працуе):
   • Дата і час. Яны могуць быць згрупаваны альбо ў асобных раздзелах.
   • Размяшчэнне. Калі ў вашай кампаніі некалькі месцаў, вы можаце запісаць адрас, але калі ёсць толькі адно месца, вы можаце назваць пакой, у якой вы збіраецеся (напрыклад, пакой для пасяджэнняў № 3).
   • Прысутныя. Пасады, як правіла, неабавязковыя, але не абавязковыя.
   • Асаблівыя асобы, якія наведваюць. Гэта могуць быць спецыяльныя госці, выступоўцы альбо кіраўнікі канферэнцый.
3. Напішыце кароткую заяву з мэтамі. Сустрэчы, якія не маюць дакладна вызначанай мэты, рызыкуюць страціць каштоўны час, бо ўдзельнікі вырашаюць, пра што гаварыць. Прапусціце радок пасля загалоўка і выкарыстоўвайце паўтлусты ці падкрэслены тэкст, каб пазначыць раздзел вашых мэтаў загалоўкам, напрыклад "Мэта" ці "Мэта", пасля якой ставіцца двукроп'е альбо новы радок. Затым некалькімі кароткімі і рэзкімі прапановамі вы апісваеце моманты, якія будуць абмяркоўвацца на сустрэчы. Пастаўце сваёй мэтай напісаць тут каля 1-4 прапаноў.
   • Напрыклад, калі мы хочам напісаць заяву пра мэты для бюджэтнай нарады, мы можам выкарыстаць наступныя: "Мэта: Пералічыце асноўныя бюджэтныя паказчыкі на 2014-2015 фінансавы год і абмяркуйце доўгатэрміновыя меры эканоміі. Акрамя таго, дырэктар па даследаваннях і распрацоўках Маркус Фельдман прадставіць вынікі нядаўняга апытання па спаборніцтвах ".
   • Калі вы калі-небудзь пісалі ў навуковым кантэксце, падумайце пра пастаноўку мэтаў як пра рэзюмэ сустрэчы. У асноўным вы кажаце, што трэба абмеркаваць на сустрэчы, не ўдаючыся ў падрабязнасці.
4. Напішыце графік асноўных момантаў сустрэчы. Графікі дапамагаюць змагацца з тэндэнцыяй працягвацца дзелавыя сустрэчы занадта доўга. Прапусціце радок пасля заявы пра мэты, дайце раскладу тоўсты ці падкрэслены загаловак і пачніце ствараць час (у адпаведнасці з ключавымі пунктамі абмеркавання) у сваім раскладзе. Каб яго было зручна чытаць, давайце кожны перыяд часу свой радок.
   • Пазначце кожны перыяд часу з альбо запланаваны час пачатку і заканчэння, альбо колькасць часу, якое вы хочаце заняць кожнай частцы. Выбірайце тую ці іншую сістэму і будзьце паслядоўныя - змешваць рэчы выглядае непрафесійна.
   • Іншымі словамі, вы хочаце адзначыць кожны перыяд часу альбо часам пачатку і канца для гэтай тэмы, альбо проста запісаць, як доўга вы хочаце, каб яна працягвалася. Напрыклад, прыклад радка можа быць "14:00 - 14:05: Уводзіны і прэзентацыя " альбо ’5 мін: Уводзіны і прысутнасць ". Аднак варта пазбягаць пераключэння паміж дзвюма сістэмамі.
5. Вылучыце час у графіку для спецыяльных гасцей. Калі госці прыходзяць на вашу сустрэчу для абмеркавання важных тэм, вы хочаце вылучыць час на сустрэчы для гэтых людзей. Дайце кожнаму госцю свой часовы інтэрвал, нават калі ў іх ёсць некалькі тэм для размоў. Такім чынам, кожны можа арганізаваць свае ўласныя тэмы па жаданні.
   • Каб пазбегнуць няёмкіх пытанняў планавання, загадзя звяжыцеся з гасцямі, каб даведацца, колькі часу спатрэбіцца кожнаму з іх на тэму размовы.
6. Пакіньце дадатковы час у канцы сустрэчы на ​​любыя іншыя справы. У гэты час людзі могуць прасіць тлумачэнні наконт заблытаных тэм размоў, выказваць уласнае меркаванне, прапаноўваць тэмы для будучых сустрэч і рабіць іншыя каментарыі. Вы можаце зрабіць гэта апытанне відавочным, уключыўшы яго як апошні пункт у свой графік, альбо вы можаце падняць яго самастойна пасля апошняга пункта сустрэчы.
   • Калі вы дайшлі да канца сустрэчы, і ні ў кога не ўзнікае дадатковых пытанняў і каментарыяў, вы заўсёды можаце скончыць сустрэчу датэрмінова. Напэўна, многія з вашых удзельнікаў будуць вам удзячныя за гэта!
7. Вы таксама можаце даць агляд тэм размовы. Звычайна графік займае ільвіную долю ў парадку дня сустрэчы - тую частку, на якую людзі імкнуцца весці дыскусію. Аднак, хоць і не вельмі важна прыкладаць гэтыя дадатковыя намаганні, прадастаўленне дадатковага агляду ключавых момантаў можа быць вельмі карысным для адцягненых удзельнікаў. Схема нагадвае прысутным аб размяшчэнні ідэй, прадстаўленых на сустрэчы, і дапамагае тым, хто з цяжкасцю паспявае за кожнай згаданай тэмай. Ніжэй прыведзены прыклад тыпу рэзюмэ, які вы, верагодна, хочаце выкарыстаць:

   • I. Прыярытэтныя артыкулы бюджэту

     • А. Бюджэт камандзіровачных работнікаў

       Б. стаўкі дылераў

       • я. Вядзенне перамоў пра лепшую здзелку?

       C. Выдаткі на лабіраванне

     II. Меры па паляпшэнні тавараабароту

     • А. Дамовы аб альтэрнатыўнай службе

       • я. Прадстаўце параметры кліентам

         ii. Атрымайце водгук

       B. Рэінвеставанне ў мабільныя тэхналогіі

     ...і гэтак далей.

8. Перад раздачай праверце каляндар на наяўнасць памылак. Паколькі некаторыя ўдзельнікі могуць у значнай ступені разлічваць на парадак дня сустрэчы, вельмі добра праверыць яго на наяўнасць памылак, перш чым раздаць яго. Рабіць гэта не проста ласка для тых, хто прысутнічае - гэта таксама станоўча адлюстроўваецца на вашай увазе да дэталяў і значэнні вашай пазіцыі.
   • Больш за тое, праверка таго, што ў вашым дзённіку няма памылак, можа вам дапамагчы час і выратаваць вас твар Марнаванне часу на тлумачэнне парадку дня, поўнага памылак, можа збянтэжыць вашу сустрэчу і прывесці вас у няёмкае становішча, асабліва калі прысутнічаюць важныя людзі.

Выкарыстанне шаблона календара

1. Выкарыстоўвайце шаблон, які ўваходзіць у склад тэкставага працэсара. У многіх праграмах апрацоўкі тэкстаў, такіх як Microsoft Office, Pages для Mac і гэтак далей, ёсць стандартныя шаблоны для ўсіх відаў асабістых і прафесійных дакументаў, уключаючы парадак дня сустрэч. З дапамогай гэтых шаблонаў вы можаце на дзіва хутка і лёгка стварыць прафесійны дакумент. Звычайна гэтыя тыпы шаблонаў размяшчаюцца ў лагічныя раздзелы з эстэтычна прывабным макетам - проста набярыце адпаведныя дадзеныя ў адпаведныя прамежкі, і ўсё гатова!
   • Хоць кожны тэкставы працэсар некалькі адрозніваецца, большасць з опцыі шаблона дазволіць вам перайсці да шаблонаў з радка меню ў верхняй частцы акна праграмы.
   • Калі ваш тэкставы працэсар можа выкарыстоўваць шаблоны, але не мае адпаведных шаблонаў парадку дня сустрэчы, вы можаце загрузіць адзін з сайта вытворцы праграмы. Напрыклад, шаблоны для Microsoft Word даступныя на сайце office.microsoft.com, у той час як шаблоны для старонак для Mac можна знайсці ў краме Apple App.
2. Вы таксама можаце загрузіць шаблон з знешняй крыніцы. Калі ваш тэкставы працэсар не пастаўляецца з шаблонамі календароў па змаўчанні, і вы не можаце атрымаць іх на афіцыйным сайце, не хвалюйцеся - у Інтэрнэце шмат бясплатных шаблонаў. Просты пошук у патрэбнай пошукавай сістэме, скажам, "шаблону парадку дня сустрэчы", дасць вам дзясяткі адпаведных вынікаў. Аднак, паколькі не ўсе гэтыя вынікі паходзяць з афіцыйных крыніц, якія заслугоўваюць даверу, важна вызначыць, якія шаблоны выкарыстоўваць. Ніжэй прыведзены некалькі знешніх сайтаў, якія вы можаце наведаць:
   • Захаваць шаблоны Word - Гэты прафесійны сайт прапануе мноства якасных шаблонаў для Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Яшчэ адзін выдатны рэсурс для шаблонаў Word. Аднак гэтая старонка прапануе толькі некалькі варыянтаў выбару.
   • iWorkCommunity - добры шаблон календара для старонак. Аднак гэты шаблон прызначаны для старых версій старонак (да 2009 г.).
   • У App Store таксама ёсць мноства шаблонаў для старонак. На жаль, не ўсе яны даступныя бясплатна.
3. Запоўніце палі ў вашым шаблоне. Пасля таго, як вы знайшлі падыходны шаблон у вашым тэкставым працэсары альбо загрузілі ўпадабаны, усё, што вам трэба зрабіць, гэта запоўніць шаблон неабходнай інфармацыяй. Большасць шаблонаў будуць мець дакладна пазначаныя вобласці для ўводу імёнаў, часу, тэм размовы, загалоўкаў раздзелаў і гэтак далей. Запоўніце ўсе адпаведныя палі, каб запоўніць парадак дня, і пасля праверце працу на наяўнасць памылак. Наколькі карыснымі могуць быць шаблоны календара, яны не абараняюць вас ад арфаграфічных, граматычных і фактычных памылак.
   • Не пакідайце ніводнага поля пустым. Нішто не выглядае так самадзейна, як, напрыклад, радок у раскладзе, дзе напісана толькі "Набярыце тут". Калі па нейкіх прычынах ёсць часткі шаблона, якія вы не хочаце запаўняць, выдаліце ​​іх, а не пакідайце пустымі.
4. Унясіце нязначныя змены, каб адаптаваць свой каляндар пад свае патрэбы. Шаблоны парадку дня сустрэчы могуць быць вельмі карыснымі, але няма прычын, па якіх вы павінны дакладна прытрымлівацца стандартнага стылю календара і макета. Не саромейцеся ўносіць змены ў стыль шаблона, як вам падабаецца, каб пераканацца, што ваш каляндар адпавядае стандартам, устаноўленым вашай кампаніяй і якія вы задалі для сустрэчы.
   • Напрыклад, калі вы лічыце, што пэўны шаблон выглядае вельмі добра, але яго загаловак настолькі доўгі, што адцягвае ўвагу, не саромейцеся выдаляць любыя непатрэбныя раздзелы загалоўка, як лічыце патрэбным, пакуль вы робіце гэта такім чынам, каб макет дакумента не сапсаваны, альбо парадак дня выглядае непрыгожа.

Частка 2 з 2: Лепшыя практыкі выкарыстання календара

1. Спачатку абярыце найбольш важныя тэмы. Пры планаванні сустрэч звычайна добрая палітыка ставіць найбольш важную тэму ў пярэдняй частцы графіка. Гэтым вы дасягаеце дзвюх рэчаў. Па-першае, гэта дазваляе кожнаму абмяркоўваць гэтыя важныя тэмы, калі яны знаходзяцца на сваім краю і яшчэ не стомлены ў пачатку сустрэчы. Па-другое, у выпадку, калі сустрэча заканчваецца датэрмінова альбо пэўныя ўдзельнікі павінны сысці да канца, гэта гарантуе, што важныя тэмы ўжо былі абмеркаваны.
   • Сустрэчы не заўсёды праходзяць так, як планавалася. Калі невялікія, няважныя тэмы будуць выкінуты ў канцы сустрэчы, магчыма, вы зможаце вырашыць іх самастойна альбо запланаваць іншую сустрэчу пазней. Аднак калі вы не можаце ахапіць асноўныя тэмы размовы, ваша сустрэча не змагла дасягнуць часткі мэты, якая можа вас расчараваць і збянтэжыць. Размяшчэнне найбольш важных тэм у верхняй частцы графіка прадухіляе у асноўным гэтая праблема.
2. Прытрымвайцеся календара, але будзьце гнуткія. Пры планаванні і правядзенні сустрэчы адна з самых вялікіх небяспек заключаецца ў тым, што яна займае больш часу, чым планавалася. Супрацоўнікі звычайна маюць аднаго нелюбоў сустрэчы, якія з'яўляюцца занадта доўгімі, і гэта правільна, бо яны могуць быць неверагодна сумнымі і перашкаджаць людзям займацца рэальнай працай. Каб ваша сустрэча выконвалася па раскладзе, сочыце за гадзінамі, і калі ў вас ёсць магчымасць, ветліва скажыце нешта накшталт: "Нам сапраўды трэба перайсці да наступнай тэмы, калі мы хочам своечасова выйсці адсюль. "
   • Аднак сустрэчы часта ідуць не па плане, таму вы павінны быць гатовыя да кампенсацыі, калі якая-небудзь частка сустрэчы зойме больш часу, чым вам хацелася б. Будзьце гнуткія ў дыскусіях, наколькі гэта магчыма, у абмежаваны час для сустрэчы. Напрыклад, калі частка вашай сустрэчы запозненая, вы можаце абрэзаць дыскусію на іншыя яе часткі альбо наогул апусціць адносна няважныя часткі сустрэчы, каб пераканацца, што яна скончыцца своечасова.
3. Пачніце пісаць свой парадак дня задоўга да сустрэчы. Хоць календары не так важныя, як іншыя тыпы дзелавых дакументаў (напрыклад, справаздачы, электронныя табліцы дадзеных, слайды прэзентацый і г.д.), вы ўсё роўна хочаце, каб ваш каляндар выглядаў прафесійна і гладка, асабліва калі вы дзеліцеся ім з калегамі падчас сустрэча. Каб у вас было дастаткова часу, каб падрыхтаваць якасны дакумент, пачніце пісаць свой дзённік як мага раней.
   • Ранні пачатак таксама дае вам перавагу атрымліваць водгукі аб парадку дня вашай сустрэчы. Абагульванне папярэдняй версіі календара з калегамі ці кіраўнікамі і просьба ўнесці ў іх інфармацыю можа дапамагчы вам выправіць недахопы і дадаць адсутнічаюць дэталі, якіх раней не было. Калі вы дачакаецеся апошняй секунды, каб напісаць свой каляндар, магчыма, у вас не будзе часу папрасіць гэтую зваротную сувязь.
   • Хоць вы можаце пазбегнуць напісання парадку дня звычайнай паўсядзённай сустрэчы за дзень да сустрэчы, падрыхтоўка да важнай сустрэчы можа заняць некалькі тыдняў.
4. Падзяліцеся парадкам дня з удзельнікамі сустрэчы. Каб усе прыйшлі на сустрэчу з поўным веданнем тэмы, якая будзе абмяркоўвацца, загадзя неабходна падзяліцца парадкам дня з усімі. У залежнасці ад карпаратыўнай культуры, у якой вы працуеце, гэта можа азначаць раздрукоўку некалькіх асобнікаў і іх асабістую раздачу альбо проста адпраўку календара ў якасці дадатку. Аднак вы распаўсюджваеце свой каляндар, перш чым адпраўляць яго, пераканайцеся, што ў ім няма тэхнічных памылак.
   • У залежнасці ад важнасці сустрэчы, напэўна, вы хочаце даць удзельнікам парадак дня як мінімум за гадзіну-дзве да сустрэчы. Для вялікіх важных сустрэч можа спатрэбіцца накіроўваць парадак дня за дзень і больш.
   • Паколькі людзі часта занятыя альбо непамятлівыя, разумная ідэя - прынесці на сустрэчу некалькі дадатковых копій парадку дня, на выпадак, калі хтосьці забудзе іх.

Парады

• Калі хтосьці не можа прысутнічаць на сустрэчы, падумайце над стварэннем раздзела "Абвешчаны адсутнічае" уверсе парадку дня альбо пакіньце месца для гэтага і проста абвясціце пра гэта падчас сустрэчы.
• Выдатны рэсурс для аднаго прадуктыўны сустрэча выкарыстоўвае "DARV": мэты, парадак дня, ролі і абавязкі. Перш за ўсё, ваша сустрэча павінна мець такую аб'ектыўны мець. Калі вы проста праводзіце сустрэчу для прадастаўлення інфармацыі, не марнуйце час людзей на сустрэчу. Дашліце ім бюлетэнь. Мэта павінна мець актыўны кампанент і, па магчымасці, прадукт для адлюстравання: "Устанавіць квартальныя мэты для каманды". Парадак дня - спіс тэм, якія вы будзеце вырашаць для дасягнення гэтай мэты, з абмежаваннем па часе, каб вы не адставалі ад шляху. Напрыклад, "1. Праверце стан галоў мінулага квартала (15 хвілін), 2. Любыя іншыя дзелавыя прапановы па мэтах (20 хвілін), 3. Выберыце 5 галоўных галоў (10 хвілін) і г.д." У дачыненні да роляў і абавязкаў вы вызначаеце, хто вядзе сустрэчу, хто робіць нататкі і хто прызначае дзеянні, якія вынікаюць з сустрэчы.
• Калі ў вашай кампаніі ёсць спецыяльная форма для календароў, выкарыстоўвайце гэтую форму як шаблон. У некаторых месцах неабходна прытрымлівацца формулы.
• У залежнасці ад таго, што аддаюць перавагу вашыя калегі, можа быць карысна, калі людзі будуць прапаноўваць ідэі для парадку дня. Указвайце дату і час закрыцця і прытрымвайцеся яго. Пакіньце месца для дапаўненняў там, дзе яны паляпшаюць каляндар альбо калі падзеі замяняюць ваш першапачатковы каляндар.