Задаволены

• Крокі
• Парада
• Папярэджанне

Вам трэба напісаць прафесійны і ветлівы працоўны ліст? Большасць працоўных паведамленняў прыходзіць у адфарматаваным выглядзе і лёгка капіруецца, вам проста трэба змяніць змест паведамлення. Службовая пошта заўсёды павінна ўтрымліваць дату, інфармацыю пра адпраўніка, атрымальніка і некаторыя абзацы ў целе паведамлення. Вы хочаце напісаць малюнак, выканайце наступныя дзеянні і адкарэктуйце неабходныя пункты ў адпаведнасці са стандартамі вашай кампаніі.

Крокі

Частка 1 з 4: Уступнае паведамленне

1. 

   Зразумець фармат. Незалежна ад таго, пра што ідзе гаворка ў вашым лісце, ёсць некаторыя стандарты знешняга выгляду ліста, якіх вам трэба прытрымлівацца. Дзелавыя лісты трэба набіраць і пісаць такім папулярным шрыфтам, як Arial альбо Times New Roman. Вам трэба вылучыць абзацы ў паведамленнях уручную. Гэта азначае, што вы пачынаеце новы абзац, увёўшы двойчы клавішу "return". Не выкарыстоўвайце каманду водступу для вылучэння абзацаў.
   • Пакіньце запас каля 2 см па ўсіх краях.
   • Электронная пошта таксама павінна быць напісана папулярнымі шрыфтамі. Не выкарыстоўвайце шрыфты, якія імітуюць почырк ці маляўнічыя, за выключэннем чорна-белага колеру ў працоўнай пошце.

2. 

   
   
   Выберыце правільны тып паперы. Рабочы ліст павінен быць надрукаваны на памеры 22 см х 28 см ("памер літары"). Калі вы знаходзіцеся не ў ЗША, вы можаце выкарыстоўваць паперу фармату А4. Некаторыя доўгія кантракты можна надрукаваць на паперы 22 см х 36 см ("законнага памеру").
   • Калі вы раздрукоўваеце для рассылкі, вы павінны надрукаваць яго на фірменным бланку. Гэта надае лісту больш прафесійны выгляд, а таксама лагатып і кантактную інфармацыю вашай кампаніі.

3. 

   
   
   Падайце інфармацыю аб вашай кампаніі. Укажыце назву і адрас кампаніі, у якіх кожная частка адраса напісана ў іншым радку. Калі вы з'яўляецеся ўладальнікам або самазанятасцю, заменіце назву кампаніі на ўласнае імя альбо напішыце сваё імя над ім.
   • Калі ў вашай кампаніі ёсць загадзя распрацаваны бланк, вы можаце выкарыстоўваць яго замест таго, каб уводзіць назву і адрас кампаніі.
   • Калі вы ўводзіце адрас самастойна, вы павінны выраўноўваць па правым краі альбо выраўноўваць па левым краі ўверсе старонкі, у залежнасці ад вас і пераваг вашай кампаніі.
   • Калі вы адпраўляеце пошту на міжнародным узроўні, увядзіце назву краіны вялікімі літарамі.

4. 

   
   
   Дадайце дату. Поўнае спатканне - найбольш прафесійны выбар. Напрыклад, вы можаце напісаць "1 красавіка 2012 года" або "1 красавіка 2012 года". Дата павінна быць апраўдана, некалькі радкоў ніжэй адраса адпраўшчыка.
   • Калі ваш ліст напісаны на працягу некалькіх дзён, дайце дату, калі вы скончыце ліст.

5. 

   Падайце інфармацыю пра атрымальніка. Напішыце поўнае імя, загаловак (калі ёсць) атрымальніка, назву кампаніі і паштовы адрас і падзеліце гэтую інфармацыю на асобныя радкі. Пры неабходнасці дадайце даведачны нумар. Інфармацыя пра атрымальніка павінна быць апраўдана на некалькі радкоў ніжэй даты.
   • Лепш за ўсё адправіць ліст вызначанаму чалавеку. Такім чынам чалавек, якому вы адпраўляеце паведамленне, можа адказаць на ваша паведамленне. Калі вы не ведаеце імя чалавека, якому трэба адправіць пошту, зрабіце невялікую праверку. Вы можаце патэлефанаваць у іх кампанію і спытаць дакладнае імя і званне чалавека.

6. 

   Выберыце прывітанне. Прывітанне - гэта пункт павагі да атрымальніка ліста, і якое віншаванне выкарыстоўваецца, залежыць ад таго, ці ведаеце вы чалавека, якому вы адпраўляеце паведамленне, наколькі вы яго ведаеце і наколькі ўрачысты ліст. . Вы можаце разгледзець наступныя варыянты:
   • "Каго гэта можа турбаваць" (для тых, хто ўдзельнічае) толькі калі Вы не ведаеце, каму, асабліва каму вы хочаце адправіць паведамленне.
   • Калі вы не ведаеце атрымальніка вашай пошты, пачынаючы з "Dear Sir / Madam" - бяспечны варыянт.
   • Вы таксама можаце выкарыстоўваць назву і імя атрымальніка, напрыклад "Шаноўны доктар Сміт" (Шаноўны прафесар Сміт).
   • Калі вы добра ведаеце атрымальніка пошты і маеце з ім блізкія адносіны, вы можаце назваць іх па імені, напрыклад, "Дарагая Сьюзан".
   • Калі вы не ведаеце падлогі атрымальніка паведамлення, проста ўвядзіце поўнае імя, напрыклад, "Дарагая Крыс Сміт" (Hello Kris Smith).
   • Не забудзьцеся ўвесці коску пасля прывітання альбо двукроп'е пасля "Каму гэта можа быць непакойна".
   рэклама

Частка 2 з 4: Складанне зместу паведамленняў

1. 

   Прама з праблемай. Час - гэта грошы, як кажа максіма, большасць прадпрымальнікаў ненавідзяць марнаванне часу. Такім чынам, змест ліста павінен быць прадстаўлены коратка і прафесійна. Напішыце ліст, дзе атрымальнік зможа хутка яго прачытаць, перайшоўшы адразу да сутнасці і абагульніўшы сваё меркаванне ў першым абзацы. Напрыклад, вы заўсёды можаце пачаць з "Я пішу вам адносна ..." (я пішу яму пра ...) і пачаць адтуль.
   • Не выкарыстоўвайце тэкстураваную мову, вялікія ўколы альбо доўгія круглыя ​​прапановы - вы павінны паведамляць тое, што вам трэба сказаць, як мага карацей і зразумела.
   • Выкажыце гэта пераканаўча. Здаецца, большасць мэтаў напісання ліста - пераканаць чытача нешта зрабіць: перадумаць, выправіць памылку, адправіць грошы альбо прыняць нейкія меры. Паспрабуйце пераканаць атрымальніка паведамлення зрабіць тое, што вы хочаце.

2. 

   Ужывайце займеннік асобы. У ідэале вы павінны выкарыстоўваць у сваім лісце займеннікі "я" (я), "мы" (мы) і "вы" (вы). Апішыце гэта як "я" (я) і назавіце чытача на "ты" (сябар / дзядуля / бабуля / брат / сястра).
   • Звярніце ўвагу, калі вы пішаце ад імя арганізацыі. Калі вы даяце перспектывы росту вашай кампаніі, вы павінны выкарыстоўваць "мы" (нас), каб паведаміць чытачам, што вы выступаеце ад імя кампаніі. Калі вы пішаце пра сваё асабістае меркаванне, выкарыстоўвайце "Я" (я).

3. 

   
   
   Пішыце выразна, коратка і коратка. Дайце чытачам дакладна ведаць, што вы хочаце сказаць. Чытачы хутка адкажуць на ваша паведамленне толькі ў тым выпадку, калі змест паведамлення зразумелы. У прыватнасці, калі вы хочаце, каб чытачы зрабілі высновы альбо прынялі меры ў адказ на ваш ліст, скажыце ім. Растлумачце свой тэзіс найбольш сцісла.

4. 

   
   
   Выкарыстоўвайце актыўныя сказы. Калі апісваеце сітуацыю альбо робіце запыт, выкарыстоўвайце актыўны, а не пасіўны. Пасіўныя сказы могуць зрабіць ваш ліст незразумелым альбо не паказаць датычнага чалавека. Акрамя таго, актыўны сказ абцякальны і больш зразумелы. Напрыклад:
   • Пасіўны сказ: сонцаахоўныя акуляры не распрацаваны і не выраблены з улікам іх трываласці.
   • Папярэджанне: Ваша кампанія распрацоўвае і вырабляе сонцаахоўныя акуляры без уліку іх даўгавечнасці.

5. 

   
   
   Будзьце належным чынам адкрытымі. Лісты пішуцца чалавекам і адрасуюцца людзям, таму пазбягайце жорсткіх літар, калі гэта магчыма. Вы не можаце пабудаваць новыя адносіны з не асабістым лістом і адсутнасцю адкрытасці. Аднак пазбягайце выкарыстання размоўнай мовы ці слэнгу, такіх як фразы "вы ведаеце" (вы ведаеце), "я маю на ўвазе" (я маю на ўвазе) або "хачу" (хачу зрабіць - скараціць "хачу"). вялікі '). Трымайце тон сур'ёзным, але добразычлівым і захопленым.
   • Калі вы добра ведаеце адрасата, вам неабходна неафіцыйна перадаць ім прыемныя пажаданні.
   • Выкарыстоўвайце ўласнае меркаванне, вырашаючы, у якой ступені выказаць сябе. Часам трохі гумару можа дапамагчы вам зрабіць паспяховую здзелку, але будзьце асцярожныя, калі дражніце, гэта можа быць памылкай.

6. 

   Ветлівы і ветлівы. Нават калі вы пішаце ліст, каб скардзіцца альбо выказваць занепакоенасць, вы ўсё роўна можаце быць ветлівымі. Пастаўцеся на месца прымача і прыдумайце любыя ідэі, якія вы прыдумаеце, разумным чынам, каб чытачы ўбачылі, што вы заўсёды захопленыя і гатовыя дапамагчы.
   • Напрыклад, вы можаце зрабіць рэзкую скаргу накшталт наступнай: "Я думаю, што вашы сонечныя акуляры дрэнныя, і я больш ніколі іх не куплю". Аднак вы можаце напісаць больш ветліва: " Я расчараваны прадуктам сонечных акуляраў вашай кампаніі, і ў будучыні я планую купляць акуляры ў іншых месцах.

7. 

   Для дадатковых старонак выкарыстоўвайце шаблон загалоўка «другая старонка». Большасць дзелавых лістоў павінны быць кароткімі на адной старонцы. Але калі праблема, пра якую вы кажаце, даўжэйшая, напрыклад, дамова альбо юрыдычная, вам можа спатрэбіцца яшчэ некалькі старонак. Выкарыстоўвайце шаблон бланка "другая старонка", які звычайна мае скарочаны адрас і такі ж тып паперы, як і бланк першай старонкі.
   • Нумарацыя старонак уверсе старонкі з другой і наступнымі старонкамі. Вы таксама можаце дадаць імёны і даты атрымальнікаў.

8. 

   Змест зместу. У апошнім пункце абагульніце асноўныя моманты і выразна ўкажыце крокі ў вашым плане дзеянняў альбо тое, чаго чакаць ад атрымальніка паведамлення. Звярніце ўвагу, што атрымальнік можа звязацца з вамі, каб спытаць ці пагаварыць, падзякаваць за цікавасць да ліста і вашай праблемы. рэклама

Частка 3 з 4: Заканчэнне лістоў

1. 

   Выберыце канчатак сказа. Заключны сказ, як прывітанне, паказвае павагу да атрымальніка ліста і ступень урачыстасці ліста. "З павагай" альбо "З павагай", як правіла, бяспечны выбар; вы можаце разгледзець іншыя варыянты, такія як "Сардэчна", "З павагай" (З павагай), "З павагай" і "З павагай" (З павагай). Вы таксама можаце выбраць крыху менш афіцыйны, але прафесійны фінал, напрыклад, "Усё найлепшае", "Самыя добрыя пажаданні". , "Цёплыя прывітанні" і "Дзякуй" і "Дзякуй". Ужывайце коску пасля сказа.

2. 

   Падпісаць. Пакіньце каля чатырох радкоў пустымі, а потым падпішыцеся. Падпішыце свой подпіс пасля раздрукоўкі ліста альбо, калі вы адправіце яго па электроннай пошце, адскануйце выяву подпісу і ўстаўце ў гэтую частку паведамлення. Для подпісу варта выбраць сіні або чорны чарніла.
   • Калі вы падпісваеце ліст ад імя кагосьці, напішыце перад подпісам "pp:". "Pp" расшыфроўваецца як "per procurationem" (напрыклад, "па агенцтве" або "ад імя").

3. 

   Увядзіце сваё імя і кантактную інфармацыю. Пад подпісам увядзіце поўнае імя, імя, нумар тэлефона, адрас электроннай пошты і любыя магчымыя спосабы кантакту. Кожная інфармацыя запісваецца ў асобны радок.

4. 

   Дадайце абрэвіятуру машыністкі. Калі хтосьці, акрамя вас, напісаў ліст, пад подпісам трэба дадаць ініцыялы гэтага чалавека. Часам уключаліся ініцыялы чалавека, які напісаў ліст. Таму важна адрозніваць чалавека, які напісаў ліст, і таго, хто набраў ліст.
   • Напрыклад, калі вы толькі што дадалі ініцыялы машыністкі, напішыце іх з малой літары: mj
   • Калі вы дадаеце ініцыялы пішучага, пішыце іх вялікімі літарамі, а абрэвіятуру машыністкі - з малой літары: RW: mj. Вы таксама можаце выкарыстоўваць касую рысу паміж двума скарачэннямі: RW / mj.

5. 

   Звярніце ўвагу на прыкладзеныя дакументы. Калі вы прыкладаеце дакумент, каб атрымальнік мог яго ўбачыць, анатаваць яго на некалькі радкоў ніжэй вашай кантактнай інфармацыі, адзначыўшы нумар і тып дакумента. Напрыклад, вы можаце напісаць: "Укладанні (2): рэзюмэ, брашура" ("Укладанне (2): рэзюмэ, брашура").
   • Вы таксама можаце скараціць "Корпусы" як "Корпусы". альбо "Enc.".

6. 

   Дадайце атрымальнікаў. Калі вы адпраўляеце копію ліста іншаму чалавеку, у лісце трэба ўказаць яго імя. Вы можаце зрабіць каментарый, набраўшы "cc:" у радку "Прыкладанні", "cc" азначае "копія ветлівасці" з указаннем імя і назвы чалавека ("cc" для "Карбонная копія" (копія), калі ліст набіраецца на карбонавай паперы).
   • Напрыклад, напішыце: "cc: Мэры Сміт, віцэ-прэзідэнт па маркетынгу" ("Паважаная: Мэры Сміт, намеснік менеджэра па маркетынгу").
   • Калі вы хочаце дадаць іншага атрымальніка, увядзіце імя другога чалавека непасрэдна пад імем першага чалавека і не трэба "cc:".
   рэклама

Частка 4 з 4: Гатова

1. 

   Адрэдагуйце паведамленне. Знешні выгляд - гэта ключавы элемент прафесійнага пісьменьніка. Напэўна, чытач лёгка ўбачыць, што вы кампетэнтныя і адказныя, выправіўшы найменшыя недахопы ў лісце. Вы можаце запусціць каманду арфаграфіі, каб праверыць напісанне на слове, але вы таксама можаце праверыць, уважліва прачытаўшы ліст перад адпраўкай.
   • Цікава, ці быў ліст зразумелым і лаканічным. Ці ёсць абзац даўжынёй больш трох-чатырох прапаноў? Калі так, вы можаце выдаліць непатрэбныя абзацы.
   • Калі ліст сапраўды важны, вы можаце папрасіць сябра ці калегу праверыць яго хутка. Часам узяцце некалькіх секунд для чытання можа дапамагчы вам заўважыць памылкі альбо няўмелае выкарыстанне слоў, якіх вы, магчыма, не бачылі.

2. 

   Не падшывайце пошту. Калі паведамленне мае шмат старонак, пазбягайце зшывання паведамлення. Калі вы хочаце пераканацца, што старонкі выбудаваныя правільна, скарыстайцеся сашчэпкай уверсе злева.

3. 

   Рассылка. Калі вы адпраўляеце пошту, выкарыстоўвайце дзелавы канверт. Калі ёсць канверт з лагатыпам вашай кампаніі, скарыстайцеся ім. Выразна надрукуйце зваротны адрас і адрас атрымальніка. Складзіце ліст на тры часткі, каб, калі атрымальнік адкрые паведамленне, першая частка паведамлення склалася ўверсе, а потым адкрылася ў ніжнюю. Пераканайцеся, што ў вас дастаткова штэмпеляў, а потым адпраўце яго.
   • Калі вы адчуваеце, што рукапісны адрас размазаны і не адпавядае вашаму прафесійнаму стылю, увядзіце адрас словам, пакладзеце канверт у прынтэр і надрукуйце адрас на канверце.
   • Калі ліст надзвычай важны і / або тэрміновы, адпраўце яго праз кур'ера.
   • Калі вы хочаце адправіць паведамленне па электроннай пошце, пераўтварыце яго ў фармат HTML альбо захавайце паведамленне ў фармаце PDF, каб захаваць фармат. Аднак паштовая рассылка лепш.
   рэклама

Парада

• З дапамогай добрай ручкі падпісвайце літары.
• Хутка. Калі вы не можаце адказаць на запыт адпраўніка на працягу тыдня, скажыце яму пра гэта і паведаміце ім, калі яны змогуць атрымаць ад вас адказ.
• Засяродзьцеся на пазітыве. Размаўляйце пра тое, што вы можаце рабіць, а не пра тое, што нельга. Напрыклад, калі ў вас няма элемента на складзе, не паведамляйце кліенту, што вы не можаце выканаць іх заказ, замест гэтага скажыце, што прадукт папулярны, таму вашага боку няма на складзе. . Тады скажыце ім, калі вы можаце прапанаваць ім тавар.
• Калі вы пішаце ліст з вялікай колькасцю зместу, вам варта спачатку пералічыць гэтыя рэчы.
  • Пералічыце ўсе рэчы, якія вы хочаце ахапіць. Не турбуйцеся аб замове.
  • Для кожнага зместу пералічыце ключавыя словы, прыклады, аргументы і факты.
  • Праглядзіце змест у сваім плане, каб ён адпавядаў вашай мэты і вашай аўдыторыі.
  • Выражыце любыя непадобныя праблемы.
  • Размясціце інфармацыю ў найбольш зручным для чытача парадку.

Папярэджанне

• Не пішыце лістоў ліслівымі сказамі. Сапраўдны камплімент прымальны, але калі вы зробіце яго з лішкам, чытач адчуе, што вы працуеце лісліва, а не сваімі магчымасцямі.
• Не выкарыстоўвайце занадта грубы і імпазантны тон. Памятаеце, вы спрабуеце ўмацаваць альбо пачаць прафесійныя адносіны дзелавым лістом.