Задаволены

• крокі
• Метад 1 з 2: Як напісаць план па кіраванні арганізацыйнымі зменамі
• Метад 2 з 2: Як адсочваць змены ў любым праекце
• рэкамендацыі

Існуе два тыпу планаў па кіраванні зменамі. Адзін з іх ўлічвае ўплыў змяненняў на арганізацыю і накіраваны на падтрымку пераходнага перыяду. Іншы тып плана дазваляе адсочваць ход адзінкавага праекта, фіксаваць адхіленні або змены ў ходзе і маштабе праекта. Мэта і таго, і іншага плану - выразна і ясна сфармуляваць, што менавіта неабходна зрабіць.

крокі

Метад 1 з 2: Як напісаць план па кіраванні арганізацыйнымі зменамі

1. 1 Пакажыце прычыны для змен. Пералічыце тыя фактары, якія паўплывалі на рашэнне ўкараніць змены, напрыклад, нізкі ўзровень прадукцыйнасці працы, новая тэхналогія або змяненне місіі арганізацыі.
   • Адзін з падыходаў - апісаць бягучую сітуацыю ў арганізацыі і тое, да якога стане ў будучыні яе прывядзе намечаны план.
2. 2 Пакажыце тып і маштаб зменаў. Коратка апішыце прыроду чаканых пераменаў у рамках праекта. Сфармулюйце, што менавіта закрануць перамены: службовыя абавязкі, працэсы, палітыку і / або арганізацыйную структуру. Пералічыце падраздзялення, рабочыя групы, сістэмы і іншыя кампаненты арганізацыі, на якія паўплываюць будучыя змены.
3. 3 Пакажыце, хто з зацікаўленых асоб падтрымлівае дадзены праект. Пералічыце ўсіх зацікаўленых асобаў, на якіх паўплывае рэалізацыя дадзенага плана, напрыклад, вышэйшае кіраўніцтва, менеджэр праекта, фундатар праекту, канчатковыя карыстальнікі і / або супрацоўнікі кампаніі. Пакажыце для кожнай катэгорыі, ці падтрымліваюць дадзеныя зацікаўленыя асобы праект па зменах.
   • Паспрабуйце для большай яснасці і нагляднасці адлюстраваць гэтую інфармацыю ў табліцы. Да прыкладу, у якасці зручнага шаблону можна ўзяць такія параметры, як дасведчанасць, узровень падтрымкі і ўплыў, і ацаніць кожную групу зацікаўленых асоб па ўзроўнях высокі / сярэдні / нізкі.
   • Калі ёсць магчымасць, правядзіце асабістыя размовы, каб заручыцца падтрымкай зацікаўленых асоб.
4. 4 Стварыце каманду па кіраванні зменамі. Гэтая каманда нясе адказнасць за тое, каб даносіць інфармацыю да ўсіх зацікаўленых асоб, выслухоўваць іх асцярогі і забяспечваць максімальна бязбольнае ўкараненне зменаў. Выберыце людзей, якія карыстаюцца даверам і аўтарытэтам у арганізацыі, а таксама добрымі камунікатыўнымі навыкамі.
   • Гэта таксама ставіцца да ўзроўню вышэйшага кіраўніцтва. Акцэнтуйце увагу кіраўнікоў на тым, што ад іх спатрэбіцца не толькі ўзгадніць план, але і актыўна прасоўваць змены.
5. 5 Распрацуйце канцэптуальны падыход да кіравання арганізацыяй. Вырашальнае значэнне для паспяховага ўкаранення змяненняў гуляе поўная падтрымка з боку аўтарытэтных людзей у арганізацыі. Дазвольце кожнаму кіраўніку выказаць сваё меркаванне наконт змен і заахвоціла кожнага гуляць актыўную ролю ў правядзенні паспяховых зменаў.
6. 6 Складзіце план для кожнай групы зацікаўленых асоб. Ацэніце рызыкі і асцярогі кожнай групы зацікаўленых асоб, у тым ліку тых, хто падтрымлівае змены. Падзяліце паміж удзельнікамі каманды па кіраванні зменамі задачы па прапрацоўцы гэтых пытанняў.
7. 7 Складзіце план камунікацый. Камунікацыі - гэта самы важны кампанент кіравання зменамі. Як мага часцей кантактуйце з усімі ўцягнутымі ў працэс зменаў людзьмі. Нястомна падкрэслівайце прычыны для правядзення змяненняў і карысць, якую яны прынясуць.
   • Зацікаўленыя асобы павінны мець магчымасць мець зносіны асабіста, што забяспечыць двухбаковую сувязь. Асабістыя сустрэчы маюць важнае значэнне.
   • У якасці крыніцы інфармацыі павінны выступаць спонсар з вышэйшага кіраўніцтва, непасрэдны кіраўнік кожнага супрацоўніка і любы дадатковы прадстаўнік команіей, які карыстаецца даверам зацікаўленых асоб. Усе інфармаванне павінна праводзіцца ў адзіным ключы.
8. 8 Адсочвайце супраціў. Змены заўсёды ўспрымаюцца ў штыкі. Гэта адбываецца на індывідуальным узроўні, таму кантактуйце з зацікаўленымі асобамі асабіста, каб выявіць прычыну супраціву. Адсочвайце незадаволенасці і скаргі, каб каманда па кіраванні зменамі магла своечасова вырашаць ўзніклі праблемы. Найбольш распаўсюджаныя праблемы такога характару ўключаюць у сябе:
   • Адсутнасць матывацыі да зменаў або адсутнасць адчування таго, што меры з'яўляюцца неадкладнымі.
   • Адсутнасць разумення агульнай карціны або прычын, па якім неабходныя змены.
   • Недахоп ўводных дадзеных для працэсу.
   • Няўпэўненасць у заўтрашнім дні, будучых абавязках або патрабаваннях да будучых абавязкаў.
   • Няздольнасць кіраўніцтва адпавядаць чаканням адносна ўкаранення змяненняў або інфармавання.
9. 9 Ухіляйце перашкоды. Рэакцыяй на большасць нездаволенасцяў павінна быць дадатковае інфармаванне або змены ў камунікацыйнай стратэгіі адносна канкрэтных пытанняў. У іншых выпадках могуць спатрэбіцца дадатковыя меры, якія варта ўключыць у свой план ці пакінуць камандзе па кіраванні зменамі для ўкаранення па неабходнасці. Разгледзьце, што з ніжэйпералічаных можа быць актуальна для вашай арганізацыі:
   • У выпадку змянення ў службовых абавязках або рабочых працэсах неабходна зрабіць асноўны акцэнт на навучанні персаналу.
   • Калі вы чакаеце зніжэння маральнага духу ў калектыве ці занадта стрэсавага пераходу да новых умоў, разраджай абстаноўку карпаратыўным мерапрыемствам або узнагародай для супрацоўнікаў.
   • Калі зацікаўленыя асобы не матываваныя на змены, распрацуйце сістэму стымуляцыі.
   • Калі зацікаўленыя асобы лічаць, што засталіся за бортам, правядзіце сход, каб атрымаць ад іх заўвагі і скарэктаваць свой план адпаведна.

Метад 2 з 2: Як адсочваць змены ў любым праекце

1. 1 Вызначыце ролі ў кіраванні зменамі. Пералічыце ўсе ролі, якія неабходныя ў рамках гэтага праекта. Апішыце абавязкі і неабходныя навыкі для кожнай з роляў. Як мінімум, уключыце мэнэджэра праекта, які павінен ўкараняць змены на штодзённай аснове, і спонсара праекта, які павінен адсочваць агульны прагрэс і прымаць рашэнні адносна кіравання зменамі на кіруючым узроўні.
   • Для больш буйных праектаў у вялікай арганізацыі вам спатрэбіцца падзяліць ролю кіравання праектам паміж некалькімі людзьмі, якія маюць розную спецыялізацыю.
2. 2 Выкарыстоўвайце панэль кантролю за зменамі. Праекты ў праграмным забеспячэнні, як правіла, абсталяваныя панэллю кантролю за зменамі, доступ да якой ёсць у прадстаўнікоў кожнай з груп зацікаўленых асоб. Падобнае праграмнае забеспячэнне дазваляе аўтаматычна ўзгадняць запыты на змены, пазбаўляючы ад гэтага абавязку мэнэджэра праекта, а таксама інфармаваць аб рашэннях зацікаўленых асоб. Такі падыход добра працуе ў праектах з вялікай колькасцю зацікаўленых асобаў, а таксама ў тых праектах, якія патрабуюць рэгулярнага перагляду маштабу і мэтаў праекта.
3. 3 Распрацуйце працэс ўкаранення запытаў на змены. Неабходна прадумаць, якім чынам ідэя ажыццяўляецца, калі хто-небудзь з удзельнікаў каманды выяўляе неабходны наступны крок. Апішыце гэты працэс і ўзгадніце яго папярэдне з усёй камандай. Тут прыводзіцца прыклад:
   • Удзельнік каманды запаўняе форму запыту на змены і накіроўвае гэты запыт мэнэджэра праекту.
   • Менеджэр праекта рэгіструе дадзены запыт у агульным спісе запытаў і адзначае статус запыту, калі прымаецца рашэнне ўкараніць ідэю або адмовіцца ад яе.
   • Менеджэр выдае задачу ўдзельніка каманды на складанне больш канкрэтнага плана з улікам патрабаваных рэсурсаў.
   • Менеджэр праекта накіроўвае план на ўзгадненне спонсару праекту.
   • Змена ўкараняецца. Зацікаўленыя асобы рэгулярна атрымліваюць інфармацыю аб бягучай сітуацыі.
4. 4 Стварыце форму запыту на змяненне. Кожны запыт на змяненне павінен быць зарэгістраваны ў агульным спісе запытаў і ўключаць у сябе наступныя:
   • дата запыту на змяненне;
   • нумар запыту на змяненне, прысвойваны мэнэджэрам праекта;
   • найменне і апісанне;
   • імя аўтара запыту, адрас электроннай пошты і нумар тэлефона;
   • прыярытэт (высокі, сярэдні, нізкі). Тэрміновыя планы па кіраванні зменамі патрабуюць вызначэння дакладных тэрмінаў;
   • нумар прадукту і версіі (для праектаў па распрацоўцы ПА).
5. 5 Занясіце дадатковую інфармацыю ў часопіс рэгістрацыі запытаў. Часопіс рэгістрацыі запытаў павінен таксама адлюстроўваць актуальныя рашэнне і меры па ўкараненню. Акрамя інфармацыі, названай у форме запыту, тут павінны таксама змяшчацца наступныя дадзеныя:
   • адзнака аб выніках ўзгаднення (зацверджана або адменена);
   • подпіс чалавека, ўзгадніць гэты запыт;
   • тэрмін ўкаранення змены;
   • дата завяршэння праекта па змяненні.
6. 6 Адсочвайце асноўныя змены. У дадатак да штодзённага адсочванню статусу праекта, будзе карысна фіксаваць усе асноўныя рашэнні па гэтым праекце. Падобныя запісу палягчаюць задачу адсочвання доўгатэрміновых праектаў або праектаў, у працэсе якіх адбываюцца змены ў складзе кіраўніцтва. Дадзеная інфармацыя таксама выкарыстоўваецца ў інфармаванні кліентаў і вышэйшага кіраўніцтва. Пры любых зменах у тэрмінах, маштабах або патрабаваннях праекта, прыярытэтах або стратэгіі, адзначайце наступную інфармацыю:
   • Хто прыняў рашэнне.
   • Калі рашэнне было прынята.
   • Кароткае апісанне прычын, па якіх было прынята гэта рашэнне, і працэсу яго ўкаранення. Прыкладвайце усе дакументы, якія маюць дачыненне да гэтага працэсу.

рэкамендацыі

• Ўмацоўвайце давер і прыхільнасць як сярод сваіх супрацоўнікаў, так і сярод кліентаў. Змены выклікаюць у людзей, як правіла, пачуццё дыскамфорту. Дэманструючы людзям, што вы імкнецеся дзейнічаць у іх інтарэсах, вы зможаце заручыцца іх падтрымкай.