Задаволены

• крокі
• парады
• папярэджання

Для правільнай арганізацыі працы ў офісе вельмі важна мець эфектыўную сістэму ўліку і захоўвання дакументаў. Незалежна ад колькасці людзей, якія маюць доступ да дакументаў, сістэма павінна быць арганізавана такім чынам, каб кожны мог знайсці неабходны дакумент. Калі сістэма ўліку і захоўвання дакументаў будзе складанай ў выкарыстанні, то вы пачнеце пакідаць усе дакументы пад рукой у страху страціць іх у картатэцы, у выніку чаго ваш стол будзе завалены стосамі папер.

крокі

1. 1 Выберыце сістэму захоўвання дакументаў. Якой бы яна не была, перш за ўсё, яна павінна быць лагічнай, каб вы ведалі дакладнае месцазнаходжанне кожнага дакумента. Магчымыя варыянты вырашэння:
   • Алфавітная. Такая сістэма падыдзе лепш за ўсё, калі большая частка вашых дакументаў змяшчае імёны кліентаў, пацыентаў або заказчыкаў.
   • Тэматыка або катэгорыі: Большасць сістэм арганізаваны па тэматыках або катэгорыям, яны выдатна працуюць пры правільнай арганізацыі, але моцна зьбіваюць з панталыку пры няправільнай.
   • Нумарная / храналагічная. Такая сістэма лепш за ўсё падыходзіць для пранумараваных або датаваных дакументаў накшталт заказаў на куплю або рэцэптаў.
2. 2 Выкарыстоўвайце ў картотечные скрынях падвесныя тэчкі. Падвесныя тэчкі з'яўляюцца няздымнымі, яны выступаюць у ролі трымальнікаў для канвертаў, якія вы будзеце даставаць з скрынь.
3. 3 Пасартуйце дакументы у чаркі па катэгорыях. Калі вышыня чаркі перавышае 5 см, падзеліце яе на падкатэгорыі. Калі чарка занадта нізкая, аб'яднаеце яе з другога чаркай і пераназавіце. Назвы чарак павінны дазваляць з лёгкасцю вызначаць, у якую з іх трэба адправіць канкрэтны дакумент.
4. 4 Ўкладвайце кожную чарку ў папяровы канверт і давайце дакладнае абазначэнне. Лепш за ўсё выкарыстоўваць тэчкі з укладкамі па цэнтры, а не ў шахматным парадку, каб вашы дакументы мелі больш ахайны выгляд.
5. 5 Складайце канверты ў падвесныя тэчкі. Для большасці дакументаў падыдуць звычайныя падвесныя тэчкі, але для тоўстых або падзеленых на падкатэгорыі дакументаў выкарыстоўвайце тэчкі з плоскім дном. Вы можаце размяшчаць тэчкі ў любым парадку, але звычайна для гэтага выкарыстоўваюць алфавітным сістэму.
6. 6 Пазначце падвесныя тэчкі тымі ж імёнамі, што і канверты. Размесціце ўсе пластыкавыя укладкі ў левай частцы тэчкі, калі вы не выкарыстоўваеце вертыкальную картатэку. У апошнім выпадку, калі тэчкі размешчаны злева направа ў адкрытым скрыні, а не ад асабовага боку да задняй сценкі, размяшчайце ўкладкі справа.
7. 7 Запасныя тэчкі і канверты варта скласці каля картатэкі, каб вы заўсёды маглі хутка дадаць тэчку, калі ў вас у руках апынецца дакумент, які не адносіцца да ўжо існуючым тэчках. Не выкарыстоўвайце занадта тоўстыя ці тонкія тэчкі. Пры перагрупоўцы дакументаў не забывайце змяніць назвы тэчак.
8. 8 У канцы года дастаньце ўсе тэчкі, пазначце новыя папяровыя тэчкі тымі ж назвамі катэгорый і змесціце іх у шафы. Прайдзіцеся па старых тэчках, каб перанесці частку патрэбных дакументаў у бягучыя тэчкі, а астатняе адпраўце ў архіў.

парады

• Вы можаце захацець пазначыць папкі каляровай кадоўкай, надрукаваўшы на кампутары каляровыя біркі, каб картатэка выглядала больш эфектна. Але калі вам трэба будзе ўнесці змены, напрыклад, дадаць адну тэчку, вы можаце знервавацца, калі выявіце, што ў вас скончыліся тэчкі падыходнага колеру і прыйдзецца падпісаць тэчку ўручную. Прастата надзейней за ўсё.

папярэджання

• Ніколі не стварайце стос пад назвай «Рознае», інакш вы так ніколі і не размяркуеце гэтыя дакументы па катэгорыях.
• Арганізаваўшы сістэму захоўвання дакументаў, сочыце за парадкам у картатэцы. Кожны дзень выкройваць час на тое, каб разабраць і прыбраць дакументы з вашага стала. Не паддавайцеся спакусе паставіць зверху картатэкі глыбокую кошык для дакументаў, інакш вы напоўніце яе і ў вас атрымаецца склад неўпарадкаваных дакументаў.